13.08.2012 | Top-Thema Der DW-Zukunftspreis

Preis für die LEG NRW GmbH: Mehr Leistung und Qualität bei gleichem Einkaufsbudget

Kapitel
v.l.: Thomas Hegel, Holger Hentschel und Axel Gedaschko
Bild: Aareon AG

Die LEG NRW GmbH präsentierte beim DW-Zukunftspreis der Immobilienwirtschaft 2012 ihre Einkaufsstrategie und überzeugte die Jury. Das Unternehmen erhielt den Preis in der Kategorie Beschaffungsprozesse. In diesem Bereich steigerte der Konzern, der mehr als 90.000 Wohnungen bewirtschaftet, deutlich seine Effizienz.

Thomas Hegel, Sprecher der Geschäftsführung (CEO) der LEG NRW GmbH, freut sich sehr über den DW-Zukunftspreis: „Im Rahmen des Umbaus und der Weiterentwicklung der LEG-Gruppe hat der zentrale Einkauf/Technik eine wesentliche Bedeutung – natürlich auch zur Ergebnissteigerung.“

Das Investitionsvolumen
Rund 100 Mio. € gibt die LEG als Konzernholding jährlich aus, den größten Teil davon für die Instandhaltung und Modernisierung ihrer Wohnanlagen, die sich ganz überwiegend in Nordrhein-Westfalen befinden. Die LEG NRW gehört zu den größten Immobilienkonzernen in Deutschland. Die Konzeption und Einführung der LEG-Einkaufsstrategie geschah mit Unterstützung der Managementberatung Radtke & Associates, die als Branchenkenner die LEG im gesamten LEG-Professionalisierungsprozess mit begleitet hat. Dietmar Amels, Bereichsleiter Zentraler Einkauf und Technik (ZET) bei der LEG, erläutert die strategische und organisatorische Neuausrichtung: „Die Situation des Einkaufs der LEG-Gruppe im Jahr 2010 war unbefriedigend. Die Organisation des ZET musste im Hinblick auf Termintreue, Kosten und Qualität verbessert werden, denn ein modernes Immobilienunternehmen wie der LEG-Konzern braucht eine ‚State of the Art’-Einkaufsstrategie und eine organisatorische Neuausrichtung.“

Langfristige Strategie
Die neue Einkaufsstrategie ist Kernbestandteil einer umfassenden Unternehmensstrategie. In der Einreichung der LEG NRW GmbH wird als Ziel einer Mittel- bis Langfristplanung 2018+ das Ziel anvisiert, „sich als Wohnen-Spezialist in Nordrhein-Westfalen, mit einem Top-Preis-Leistungs-Verhältnis und garantierten Services an den besten Standorten in NRW zu positionieren”.

Was ist neu?
Eine grundlegende Neuerung der Beschaffungsprozesse ist die Umstellung des Ausschreibungsverfahrens. Während bisher sämtliche Modernisierungen und Großinstandhaltungsmaßnahmen einzeln ausgeschrieben wurden, setzt der LEG-Konzern nun auch hier auf eine stufenweise Einführung von Rahmenverträgen (in der SAP-Fachsprache „Kontrakte“). Gewerkespezifisch werden Leistungsverzeichnisse standardisiert und mit fest definierten Einheitspreisen in einem Rahmenvertrag zusammengeführt. Rahmenvertragspartner sind dann nur noch wenige, regional agierende Handwerksunternehmen. Sowohl der LEG-Konzern als auch die ausführenden Unternehmer profitieren von der schnelleren Gesamtabwicklung. Die wichtigsten Win-win-Effekte sieht die LEG darin, dass sie durch die Volumenbündelung einen positiven Effekt auf die Preise erzielt, Planungssicherheit im Hinblick auf die Investitionsmaßnahmen erhält und Nachträge damit nahezu ausgeschlossen sind, die Handwerksunternehmen hingegen durch die „Exklusivverträge“ Planungs- und Umsatzsicherheit gewinnen.

Neues Ausschreibungsverfahren
Dieser Wandel vom bisherigen AVA-Verfahren (Ausschreibung-Vergabe-Abrechnung/Einzelausschreibung) hin zum KVA-Verfahren (Kontrakt-Vergabe-Abrechnung) führt damit zu Prozessbeschleunigung bei Bestellungen und Investitionsplanungen und reduziert die Anzahl der Unternehmer auf leistungsstarke regionale Partner. Der Wechsel des Ausschreibungsverfahrens geschieht fließend. Ziel ist es, 75 % des Bauvolumens im Konzern über Kontrakte abrufen zu können. Dietmar Amels erläutert, dass mit der Abwicklung der Baumaßnahmen bisher sehr häufig Generalunternehmer beauftragt wurden, der LEG-Konzern nun jedoch verstärkt auf die Fachunternehmerschiene setzt. Sicherlich bedeutet dies erhöhten Koordinationsaufwand auf der Baustelle, doch die effektiven und positiven Auswirkungen auf den Gesamtkonzern überwiegen dies deutlich, so Amels. An der langfristigen Zusammenarbeit mit in der Region ansässigen Handwerksunternehmen und Dienstleistern will man auch bei diesem Verfahren festhalten. Die Auftragnehmer werden jedoch mit einem neuen Bewertungstool hinsichtlich Preis-Leistungs-Verhältnis, Termintreue etc. kontinuierlich geprüft.

Transparenz in der Entscheidungskette
Neben der Effizienzsteigerung gibt es ein wichtiges zweites Ziel der Neuorganisation, erläutert Holger Hentschel, Mitglied der Geschäftsleitung und Head of Operations: „Im Einkauf geht es um sehr viel Geld, und es werden erhebliche Summen bewegt. Um jederzeit eine hohe Transparenz über die Basis der Zusammenarbeit zu erhalten, können wir mit dem Lieferantenmanagement nach objektiven Kriterien die Qualität, Zuverlässigkeit und Leistungsfähigkeit aller LEG-Lieferanten bewerten. Darüber hinaus werden lückenlos die Entscheidungswege und -gründe für die Vergabe dargestellt. Alle Schritte und Entscheidungen rund um die Vergabe von Bauleistungen sind nachvollziehbar. Somit schaffen wir es, unsere strengen internen Compliance-Anforderungen zu erfüllen.“ Amels und sein Team bündelten die Einkaufsleistungen, implementierten die Rahmenverträge im Bereich Capex, führten Unternehmerbewertungen ein und bauten ein umfassendes Controlling auf. Ziel sei es, den Einfluss des Bereichs Einkauf auf das gesamte Leistungsspektrum (Bauleistungen, Betriebskosten und Standardleistungen) zu erweitern und sukzessive Einsparerfolge zu generieren: „Dadurch haben wir die Kosten und den internen Aufwand reduziert – aber nicht zu Lasten der Qualität.“ Durch die Neuausrichtung des Bereiches Einkauf hin zu einem strategisch agierenden Bereich profitiert der LEG-Konzern von effizienteren Investitionskalkulationen, Prozessoptimierungen und „echten“ monetären Einsparungen. Holger Hentschel: „Wir haben mit den Effizienzgewinnen aus der neuen Einkaufsstrategie nicht etwa unsere Investitionen reduziert, sondern 10 Prozent Mehrleistung aus dem gegebenen Investitionsbudget erreicht. Dies kommt der Qualität unserer Baumaßnahmen zugute, aber vor allem auch unseren Mietern. Das Motto lautet: Mehr Leistung und Qualität bei gleichem Einkaufsbudget. Wir machen den Euro wertvoller.” Bisher wurden rund 2 Mio. Euro eingespart. „Bis 2015 wollen wir nach Umsetzung aller Einzelmaßnahmen der Einkaufsstrategie insgesamt 20 Mio. Euro Mehrleistung generieren – ein wichtiger Beitrag zum Werterhalt und zur Wertsteigerung unseres Wohnungsportfolios und damit der gesamten LEG-Gruppe“, betont CEO Thomas Hegel. Als Nächstes kümmert sich die Abteilung um das Thema Energie, um durch Rahmenverträge und Bündelung von Bedarfen Preisnachlässe durchsetzen zu können. Grundsätzlich eignen sich die Bündelung aller Einkaufsleistungen, standardisierte Kontrakte und ein qualifiziertes Lieferantenmanagement für alle Unternehmen, die Instandsetzungsleistungen einkaufen, so Chefeinkäufer Dietmar Amels, denn jede Immobilie ist in ihrer Struktur und Beschaffenheit immer ähnlich. „Vorausgesetzt, man arbeitet mit einem leistungsfähigen IT-Umfeld, um auch das technische und kaufmännische Controlling komfortabel an den Einkauf anbinden zu können.

Anke Pieper, freie Journalistin und Historikerin, Hamburg

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