13.08.2012 | Top-Thema Der DW-Zukunftspreis

Preis für die HOWOGE: „E-billing“ spart Zeit, schont Ressourcen und reduziert Fehlerquellen

Kapitel
Crispin Hartmann, Abteilungsleiter Kundenbetreuung bei der BSR, und HOWOGE-Geschäftsführerin Sophia Eltrop freuen sich über ihren DW-Zukunftspreis.
Bild: Haufe Online Redaktion

Die HOWOGE Wohnungsbaugesellschaft mbH (HOWOGE) bewarb sich gemeinsam mit den Berliner Stadtreinigungsbetrieben (BSR) erfolgreich um den DW-Zukunftspreis. Der von beiden Unternehmen gemeinsam entwickelte elektronische Rechnungsaustausch erhielt im Wettbewerb einen ersten Preis in der Kategorie Bewirtschaftungsprozesse.

Die Wohnungsbaugesellschaft HOWOGE wurde 1990 in ihrer aktuellen Gesellschaftsform gegründet und ist eine von sechs städtischen Gesellschaften des Landes Berlin. Sie betreut ca. 60.000 Mieteinheiten und zählt damit zu den größten Wohnungsunternehmen in Berlin. Michael Wagner, Prokurist der HOWOGE, zeigt sich sehr erfreut über den Preis und berichtet, wie es zum jetzt gewürdigten Projekt kam: „Der Impuls ging schon 2008 von drei großen Berliner Unternehmen aus: von den BSR, von der Vattenfall Europe AG und der GASAG Berliner Gaswerke Aktiengesellschaft. Gemeinsam mit der Aareon AG haben wir nach Wegen gesucht, wie wir die nötigen Schnittstellen in unsere wohnungswirtschaftliche EDV einbinden können.“

2.000 Rechnungen pro Jahr
Jedes Jahr erstellen und versenden die Berliner Stadtreinigungsbetriebe ca. 2.000 Rechnungen an die HOWOGE für die Abrechnung der Entsorgungs- und Reinigungsleistungen der verschiedenen Mietobjekte. Allein 1.600 entfallen dabei auf den Monat Januar mit Zahlungsziel Mitte Februar. Innerhalb kürzester Zeit müssen somit die Rechnungen empfangen, ausgepackt, sortiert und verteilt, erfasst, geprüft, gebucht, abgelegt und zur Zahlung angewiesen werden. Ein zyklisch wiederkehrender Prozess, der ressourcenintensiv und nicht wertschöpfend ist. Hinzu kommt: Die vielen manuellen Einzelschritte bergen das größte Fehlerpotenzial. Insbesondere der korrekten Zuordnung der Kosten zu den jeweiligen Wirtschaftseinheiten und Kostenträgern kommt bei der Erfassung der Rechnungsdaten eine besondere Bedeutung zu.

Pilotprojekt mit vielen Vorteilen
Die Wohnungsbaugesellschaft HOWOGE startete Anfang 2010 als Pilotkunde der Aareon AG das Projekt auf Basis der wohnungswirtschaftlichen ERP-Software GES. Das GES-System der HOWOGE wurde erfolgreich an die Rechnungsaustauschplattformen angeschlossen. Damit ist gewährleistet, dass die HOWOGE die Rechnungen der BSR und weiterer Ver- und Entsorger sowie Dienstleister über nur eine Schnittstelle empfangen kann. Daraus ergeben sich zahlreiche Vorteile: einheitlich aufbereitete Daten, die vollständig in das bestehende ERP-System GES integriert sind. Die digitale Verarbeitung geschieht ohne Medienbrüche, manuelles Empfangen, Auspacken und Erfassen der Rechnung entfällt. Es gibt weniger Fehlerquellen, die Qualität der Daten steigt und die Automatisierung senkt die Prozesskosten.

Der zeitliche Ablauf
Im September 2010 wurden die fachlichen Tests – also die Überprüfung der Rechnungsdaten, deren korrekte Weiterverarbeitung im GES-System sowie die fehlerfreie Ablage des Rechnungsdokumentes und der Signatur im Archivsystem der HOWOGE – erfolgreich abgeschlossen. In Vorbereitung des Produktivstarts mussten im November und Dezember 2010 rund 1.600 Kundenreferenzangaben und ebenso viele Bankverbindungen zwischen den Systemen abgeglichen und einmalig gepflegt werden. Im Januar 2011 wurde schließlich das gesamte Rechnungsaufkommen für das Jahr 2011 erstmalig elektronisch zwischen der HOWOGE und den BSR ausgetauscht. Dabei gab es lediglich bei ca. 2 % der Rechnungen einen Klärungsbedarf. Seit Februar 2011 läuft der elektronische Rechnungsaustausch zwischen den Unternehmen fehlerfrei im routinierten Regelbetrieb.

Sicherheit beim Versenden
Die Übertragung einer elektronischen Rechnung ist einfach. Die BSR als Versender übergibt die Rechnung in Form eines PDFs, die zugehörige Signatur als separate Datei sowie die Rechnungsdaten im XML-Format. Die Daten werden von der Eingangsschnittstelle bei der HOWOGE empfangen und verarbeitet. Tritt ein Fehler auf, wird die BSR automatisch darüber informiert und gegebenenfalls zum erneuten Versand der Rechnungsdaten aufgefordert. Die HOWOGE bekommt bei formeller Fehlerfreiheit (Daten sind vollständig und im richtigen Format) eine vorgeprüfte signierte Rechnung übermittelt und erhält zusätzlich das Verifikationsprotokoll für die enthaltene Signatur sowie die elektronischen Rechnungsdaten für die automatisierte Verarbeitung im ERP-System GES. Die Zustellung wird quittiert und der BSR in Form eines Protokolls zurückgesandt. Zusätzlich erhält der Versender auch die Signatur und das Verifikationsprotokoll zu seiner eigenen Rechnung.

Kostenersparnis
Die HOWOGE konnte nachweislich eine Kostenersparnis von bis zu 42 % erreichen. Gleichzeitig wird die Umwelt geschont: Im elektronischen Rechnungsaustausch mit der BSR werden gegenüber der Papierrechnung ca. 90 kg CO2, ca. 1.000 l Wasser, ca. 200 kw Strom sowie ca. 60 kg Holz eingespart. Die HOWOGE beschäftigt im Bereich Betriebskostenabrechnung 15 Mitarbeiter. Prokurist Michael Wagner erläutert: „Wir haben zwei Abrechnungszyklen. Die Abteilung ist ganzjährig gut beschäftigt. Durch den elektronischen Rechnungsaustausch sparen wir eine Menge Zeit. Die nutzen wir vor allem, um unsere Arbeit qualitativ weiter zu verbessern und mehr Zeit für unsere Mieter zu haben.“


Wie geht es weiter?
Das gemeinsame Projekt war der Startschuss der HOWOGE zu einer umfassenden elektronischen Rechnungsabwicklung der Zukunft. Langfristiges Ziel ist die Harmonisierung der Zusammenarbeit mit verschiedenen Vertragspartnern und Kosten­einsparungen durch Automatisierung zeitintensiver manueller Arbeitsabläufe. Michael Wagner ist überzeugt: „Unsere Erfahrungen sind auch für kleinere Unternehmen interessant, gerade wenn in der Betriebskostenabrechnung nur ein oder zwei Mitarbeiter beschäftigt sind. Die manuelle Bearbeitung des Rechnungseingangs bindet unnötig Kapazitäten und vom Aufwand her ist die Automatisierung auch für kleinere Unternehmen leistbar.“

Anke Pieper, freie Journalistin und Historikerin, Hamburg

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