Das Rekrutieren von qualifizierten Fach- und Führungskräften im Immobilien- und Bausektor hat sich weiter erschwert, da es kaum noch Kandidaten auf dem Markt gibt. Eine Kooperation mit spezialisierten Personaldienstleistern kann für Immobilienprofis sinnvoll sein.

Nicht nur Manager der obersten Führungsebene, auch Fachkräfte aus der Bauleitung, Projektsteuerung und Projektentwicklung sowie sehr gute Nachwuchskräfte müssen heute intensiv umworben werden, wenn Immobilienfirmen sie für sich gewinnen und sie
auch langfristig halten wollen.

„Post and Pray“ funktioniert nicht mehr

Das so genannte „Post and Pray“ – das Schalten einer Stellenanzeige und das Hoffen auf Bewerbungen – funktioniert nicht mehr. In den meisten Fällen müssen Firmen tief in die Tasche greifen und kommen ohne die Hilfe erfahrener Headhunter nicht mehr aus, wenn sie eine vakante Stelle zu besetzen haben.

"Im Vergleich zum vergangenen Jahr ist der Kandidatenmarkt noch enger geworden", sagt Stefanie Greve von der Hamburger Personalberatung Engagingtalents GmbH: "Der Aufwand für die Rekrutierung von geeignetem Personal nimmt zu. Die Anforderungen der Kandidaten sind gestiegen. Auch die Suche nach Young Professionals wird inzwischen verstärkt über Headhunter abgebildet".

Kandidatenmarkt noch enger geworden

Die Personalberaterin beobachtet, dass dieses Jahr die Bereitschaft der Unternehmen, auf die Wünsche der Kandidaten zu reagieren, weiter zugenommen hat: "Gehaltsforderungen der Kandidaten und sonstige Benefits werden von den Unternehmen schneller erfüllt. Die Firmen
werden sich immer mehr bewusst, dass sie sich bei den Kandidaten bewerben".

Auch Frank Groß, der die Personalberatung Immopersonal Consulting Frank Gross leitet, beobachtet ein Umdenken bei den Immobilienunternehmen – es müsse aber noch mehr passieren, um Kandidaten gewinnen zu können. "Employer-Branding-Maßnahmen gewinnen an Relevanz. Unternehmen müssen sich zunehmend als attraktive und glaubwürdige Arbeitgeber präsentieren", sagt er. Onboarding werde ebenfalls immer wichtiger: Arbeitgeber müssten einen professionellen Umgang mit Bewerbern fest institutionalisieren. Denn gewonnen heißt noch lange nicht gebunden.

Wird der neue, teuer eingekaufte Mitarbeiter nicht richtig empfangen und ins Team integriert, werden seine Erwartungen enttäuscht und die Versprechen nicht eingehalten, ist er erfahrungsgemäß schnell wieder auf dem Absprung. "Immobilienunternehmen sollten die Personaldienstleister sowohl über positive als auch über negative Aspekte in ihrem Unternehmen ins Bild setzen", sagt Groß.

Ehrliche Kommunikation beim Recruiting notwendig

Auch Bushra Nadeem, Executive Director des zum dritten Mal in Folge als "Top-Personaldienstleister" ausgezeichneten Beratungsunternehmens Cobalt Recruitment, betont die Notwendigkeit der ehrlichen Kommunikation und der begleitenden Beratung neben dem Headhunting. Besonders enttäuschend findet sie es, wenn sich herausstellt, dass Kunden oder Kandidaten lügen. "Es ist immer sehr unangenehm, damit umzugehen."

Sehr schwierig gestaltet sich die kurzfristige Suche nach Immobilienexperten, denn je nach Position brauchen selbst die erfahrensten Headhunter drei bis vier Monate Zeit, in einigen Fällen sogar bis zu einem Dreivierteljahr. Kündigungsfristen der Kandidaten müssen schließlich berücksichtigt werden.

"Es kommt zunehmend zu Mandaten, bei denen zuvor der Versuch, die Position selbst zu besetzen, gescheitert ist. Resultierend daraus gibt es erhöhten Zeitdruck für uns, den richtigen Kandidaten zu finden“, erzählt Dr. Heinz Schannath, der sich auch in Frankfurt am Main mit seiner Personalberatung auf die Suche von Führungskräften spezialisiert hat. Die Schnelligkeit der Stellenbesetzung hänge aber auch sehr von der Geschwindigkeit der Feedbacks des Mandanten ab, erzählt Ralf Haase, der mit seinem Team vor allem mittelständische Immobilien- und Bauunternehmen in Personalfragen berät.

Digitalisierung und Marketing sind ein großes Thema

Aktuell besonders nachgefragt werden neben Projektentwicklern und -managern vor allem Business Developer, Prozessoptimierer und Asset Manager. "Digitalisierung und Marketing innerhalb der Immobilienbranche sind seit Ende 2017 ebenfalls ein sehr großes Thema. Wir haben dieses Jahr in diesem Neugebiet einige interessante Positionen schon besetzt, aber noch viel mehr Unternehmen zu diesem Thema beraten", sagt Nadeem.

Doch auch branchenfremdes Personal kann für Immobilienunternehmen auf ihrem Weg in die digitale Zukunft interessant sein, berichtet Dr. Schannath – so etwa aus Branchen, in denen die Digitalisierung schon wesentlich weiter fortgeschritten ist. Punktuell schalten Personalberater noch Anzeigen, aber 70 Prozent der latent wechselwilligen Fachkräfte sind passiv und müssen gezielt angesprochen und motiviert werden.

Headhunter agieren deshalb nicht nur in den sozialen Netzwerken, sondern sind auf Fachmessen und Fachkongressen umtriebig, sie pflegen langjährige Businesskontakte und kennen meist jemanden, der jemanden kennt.

Drei bis vier Montagsgehälter für die Vermittlung

Ihre Dienstleistungen sind nicht gerade günstig: Drei bis vier Monatsgehälter müssen Immobilienfirmen für die Vermittlung eines Mitarbeiters an die Personalberater üblicherweise bezahlen.

Immobilienfirmen, die es besonders eilig haben, engagieren manchmal sogar mehrere konkurrierende Personalberater gleichzeitig. Doch Vorsicht: Zu viele Köche verderben bekanntlich den Brei. "Vermehrt stellen wir fest, dass mehrere Beratungen parallel angesprochen werden – dies führt nicht selten zu erheblichen Irritationen", erzählt Henning Hoffmann, Geschäftsführender Gesellschafter der Personalberatung Hoffmann Melcher Partner. Auch die besten Personalberater werden beim Recruiting nicht helfen können, wenn Unternehmen die Kandidaten wochenlang auf Rückmeldungen warten lassen, kaum Informationen über ihr Unternehmen preisgeben und die Bewerber als Bittsteller behandeln.

"Das, was sich in den Köpfen und Herzen der Mitarbeiter abspielt, wird in der Zukunft darüber entscheiden, wie wettbewerbsfähig Unternehmen sein werden", sagt Haase.

Interview: Ralf Haase zu den speziellen Anforderungen an Personalberater in der Immobilienwirtschaft

Personalberater Ralf Haase

Warum haben Sie sich mit Ihrer Anfang des Jahres gegründeten Personalberatung auf die Immobilienbranche und die Bauwirtschaft spezialisiert, obwohl es schon jede Menge spezialisierte Personalberatungen in diesem Segment gibt?

Haase: Dass es schon jede Menge spezialisierte Personalberatungen für die Immobilienbranche gibt, sehe ich nur mit Einschränkungen. Klassische Headhunter, die mit einer vertriebsorientierten Unternehmensphilosophie Fach- und Führungskräfte suchen und "vermakeln", gibt es in der Tat einige. Wir verfolgen jedoch die Idee, dass eine gute Unternehmenskultur die Basis des Erfolgs der Unternehmen auf dem Fachkräftemarkt ist und bieten unseren Kunden Beratungsleistungen an, die deren Weg zu einer zukunftsorientierten Personalstrategie unterstützt. Die Branchenfokussierung ist eine Frage der Zielgruppendefinition unseres Unternehmens und des Know-hows, das wir in diesem Marktsegment zu bieten haben.

So ist bei unseren Mitarbeitern viel fachliches Immobilienwissen vorhanden.

Ich selbst habe fast mein ganzes Berufsleben in dieser Branche verbracht, etliche Jahre davon als Führungskraft in der Projektentwicklung. Außerdem bringt eine Spezialisierung viele Synergieeffekte mit sich, da sich etliche Vakanzen ähneln und wir so unseren langfristig begleiteten Kandidaten oft mehrere Optionen anbieten, sowie den suchenden Unternehmen schneller mit einem Kandidatenpool aus vergleichbaren Suchaufträgen zu neuen Mitarbeitern verhelfen können.

Was ist das Besondere an dieser Zielgruppe? Wie werden Sie diesen besonderen Anforderungen gerecht?

Immobilienunternehmen betreiben mit vergleichsweise wenig Personal sehr große Wertschöpfungen.

Darum ist es besonders wichtig, eine motivierende, auf Wertschätzung basierende Führungskultur zu pflegen, die das Kommitment und das intrinsische Engagement der Mitarbeiter fördert.

Davon sind viele Unternehmen der Branche noch weit entfernt – nicht, weil es am Willen fehlt, sondern weil der Wandel in der Arbeitswelt gerade erst in den Köpfen der Unternehmer und Führungskräfte ankommt und sinnvolle Personalpolitik der Gegenwart und Zukunft sich deutlich von dem über Jahrzehnte geltenden Modell der Vergangenheit unterscheidet.

Unser Team ist mit einem auf den Paradigmenwechsel in der Arbeitswelt gerichteten Mindset im Sinne der kundenorientierten Problemlösung beratend tätig.

Darüber hinaus teilen wir untereinander unser immobilienfachliches und beratungsmethodisches Wissen. Wir sind arbeitsteilig organisiert und so darf bei uns jeder an den Aufgaben mitwirken, die ihm am meisten liegen. Dadurch werden die Synergieeffekte nochmals deutlich verstärkt. Wir arbeiten intern nicht mit Wettbewerb, sondern mit gegenseitiger Unterstützung und diskutieren in regelmäßigen Meetings über unsere Erkenntnisse. Wir nennen das unsere "Philosophischen Arbeitskreise", wo Themen, wie Werteorientierte Unternehmenskultur, Reinvented Organizations, der Upstalsboom-Weg oder Intrinsische Motivation eine Rolle spielen. Die konsensualen Ergebnisse dieser Diskussionen bauen wir in die Beratungsarbeit ein und stellen sie unseren Kunden zur Verfügung. Deshalb unterstützen wir auch den Award für innovative Köpfe der Immobilienwirtschaft, weil uns zukunftsorientierte Ideen am Herzen liegen.

Was bieten Sie Neues an, das von bereits lange am Markt aktiven Personalberatungen nicht angeboten wird, und warum sollten sich Immobilienunternehmen gerade für Sie entscheiden?

Wir vereinen das Recruitment mit dem HR-Consulting und Coaching von Führungskräften in unserem Team. Das ist vielleicht fünf Monate nach der Gründung noch nicht so deutlich, aber wir gewinnen fast täglich neue Kapazitäten und Kompetenzen hinzu. Zu den bereits vorhandenen acht Köpfen der Ralf Haase Personalberatung KG kommen noch in diesem Halbjahr vier neue Kollegen mit Erfahrungen aus der Personalwirtschaft hinzu, welche die Prozessabläufe in der Beratung verstärken werden.

Damit können wir unseren Mandanten integrierte Beratungsleistungen anbieten, die in der Immobilienbranche wohl ihresgleichen suchen.

Unser Team nutzt Tools und Techniken aus der Strategieberatung, Kompetenzanalysen und die kybernetische Gesprächsführung, die im Headhunting nahezu unbekannt sind, um weitere objektive Kriterien in der Personalauswahl zu erheben und Spuren zu verfolgen, die erfolgreiche Kandidaten in relevanten Bereichen hinterlassen. Das hilft uns im Sinne der Kunden, jene Menschen zu identifizieren und zu einer Bewerbung zu motivieren, die Leistung nicht nur behaupten, sondern tatsächlich liefern. Darüber hinaus sind wir durch die Anwendung innovativer Methoden in der Lage, nicht nur die guten Fach- und Führungskräfte zu gewinnen, die in sozialen Netzwerken online unterwegs sind und damit von einer großen Zahl von Recruitern angesprochen werden.

Einen Teil der besten Bewerber für unsere Mandanten finden wir offline außerhalb des Internets.

In welchem Bereich benötigen Immobilien- und Bauunternehmen Ihrer Meinung nach besondere Unterstützung durch einen spezialisierten Personalberater?

Die Gesellschaft erlebt momentan einen Wandel in den Anforderungen an Personalstrategien. Das ist nicht nur durch die Veränderung der Auffassungen zu Themen wie Work-Life-Balance von Generation zu Generation geprägt, sondern vor allem bedingt durch den Übergang der Industriegesellschaft hin zur Wissensgesellschaft. Dadurch werden Kommunikationswege vielfältiger und kürzer, Organisationsstrukturen autarker und hierarchische Strukturen immer unbeherrschbarer.

Selbstorganisation ist ein Begriff, der immer mehr in den Erkenntnissen über zukünftige Unternehmensstrukturen Raum greift.

Das erfordert neue Denk- und Herangehensweisen an die Gestaltung von Arbeitsabläufen, Zuständigkeiten und Feedbackwegen. Für die Beratung in diesem Kontext ist es hilfreich, wenn der Consultant versteht, wie eine Branche "tickt", wie die Notwendigkeiten des Immobilien-Lifecycles aussehen und welche Aufgaben von den Mitarbeitern der Unternehmen dieser Branche zu erfüllen sind.

Welche Dienstleistungen sonst werden am häufigsten von den Immobilienfirmen bei Ihnen eingekauft?

Das ist in einem Unternehmen, das noch nicht einmal ein halbes Jahr existiert, schwer mit einer statistisch gesicherten Aussagesicherheit zu analysieren, aber wir rennen "offene Türen ein", wenn wir über die Themen Führungskräfte-Coaching für die Förderung von intrinsischer Motivation der Teams, kompetenzanalyse-basierte Teamentwicklungsmaßnahmen, Installation von feedbackorientierten Personalmanagement-Strukturen, Mitarbeiterbindungsprogramme und Onboarding-Prozesse sprechen.

Viele wachsende Unternehmen der Branche merken, dass mit steigender Mitarbeiterzahl bekannte Führungsstrukturen an ihre Grenzen stoßen.

Da die Immobilienbranche tendenziell mittelständisch aufgebaut ist und viele Unternehmen nur zwischen zehn und 50 Mitarbeiter beschäftigen (die, wie gesagt große Wertschöpfungsprozesse verantworten), ist Wachstum oft eine große Herausforderung. Einerseits ist der Sprung über die Marke von 15 Mitarbeitern für viele Unternehmer ein besonderes Erlebnis, da ab dieser Größenordnung Kommunikationswege schlagartigen Veränderungen unterworfen sind; andererseits verfügen solche Unternehmen oft nicht über in Personalthemen geschulte Mitarbeiter, die den Unternehmer entlasten können. Hier können wir hilfreiche Unterstützung anbieten.

Mit welchen Kosten und welchem Zeitaufwand müssen Immobilienfirmen rechnen, wenn sie mit Ihrer Hilfe eine vakante Stelle besetzen lassen oder andere Dienstleistungen buchen wollen?

Das kann pauschal nur schwer beantwortet werden, da wir immer individuell an die Kalkulation des Aufwands herangehen. Die Besetzung von Vakanzen erfüllen wir einerseits branchenüblich mit einer Honorierung von drei bis vier Monatsgehältern. Aber das kann unterschiedlich ausfallen. Schließlich ist es nicht gerechtfertigt, dass die Besetzung einer CEO-Position deutlich höher dotiert wird als die Suche nach einem für die Performance eines Unternehmens ähnlich wichtigen Projektmanagers.

Besonders schwierige Suchen, bei denen eher niedrige Gehälter gezahlt werden und potenzielle Mitarbeiter besonders rar sind, können mit Stundensätzen vergütet werden.

Das ist fair für beide Seiten und ermöglicht es, auch solche Recruitments zu unterstützen. Laufzeiten von Suchmandaten gehen bei zwei bis drei Monaten zuzüglich eventueller Kündigungsfristen der Kandidaten los und können sich, je nach Schwierigkeitsgrad bis zu einem halben Jahr erstrecken. Das kommt auch auf die Geschwindigkeit der Feedbacks in der Zusammenarbeit mit dem Mandanten an. HR-Consulting- oder Coaching-Aufträge werden bei uns auf Basis von Tagewerksätzen als Pauschalen angeboten und können von einer punktuellen Beratung bis hin zu einer Begleitung über mehrere Monate reichen.

Welche Kandidaten bei den Immobilien- und den Baufirmen besonders gefragt? Welche Berufe genau? Welche Bereiche? Welche Fähigkeiten und Kenntnisse?

Das ändert sich im Laufe der Zeit ständig und ist von der Konjunktur in den einzelnen Sparten und Segmenten der Branche abhängig. Aktuell sind es neben den Projektentwicklern und -managern vor allem Business Developer, Prozessoptimierer oder Asset Manager. Gesucht sind Architekten oder Bauingenieure, aber auch Wirtschaftsingenieure und -juristen sowie Finanzfachleute. Wir sind ausschließlich mit Suchmandaten für Professionals mit mindestens drei, besser fünf und mehr Jahren Berufserfahrung betraut.

Wie läuft das genau ab, wenn Sie mit dem Recruiting beauftragt werden?

Nach Beauftragung ist der erste Schritt ein möglichst ausführliches Briefing des bei uns verantwortlichen Consultants durch den Auftraggeber. Dabei ist es uns wichtig, neben den fachlichen Anforderungen sowohl das Unternehmen, dessen Kultur und Philosophie sowie einen möglichst großen Teil der zukünftigen Kollegen und Vorgesetzten des Kandidaten kennenzulernen. Das ermöglicht es uns, den potenziellen neuen Mitarbeitern das Unternehmen und die Aufgabe kompetent nahezubringen und dem Auftraggeber eine möglichst punktgenaue Kandidatenpräsentation zu bieten, die den größten Teil der Auswahlarbeit bereits bei uns abdeckt und eine zeitsparende Empfehlung für den Mandanten erlaubt.

Wenn jemand erwartet, dass wir Kandidaten "für alle Fälle" in der "Schublade" haben, den muss ich enttäuschen.

Ich halte solche Behauptungen für höchst unseriös, zumal wir es mit einem Arbeitnehmermarkt zu tun haben, bei dem das Prinzip "Assessmentcenter anders herum" vorherrscht, das heißt, gute Kandidaten können aus mehreren Optionen auswählen und Arbeitgeber müssen sich bei ihnen bewerben. Von Aktionismus, nur um möglichst schnell Papier zu produzieren, halten wir hier nichts.

Wie gehen Sie bei der Kandidatensuche vor?

Die Schaltung von Anzeigen setzten wir selektiv und punktuell ein. Als flankierende Maßnahme kann das hilfreich sein. Damit erfasst man aber nur die potenziellen Kandidaten, die aktiv suchen.

70 Prozent der latent wechselwilligen Fachkräfte sind passiv und müssen angesprochen sowie motiviert werden.

Da kommt unsere Kompetenz viel mehr ins Spiel und wir können hier dem Mitarbeiter suchenden Unternehmen die beste Hilfestellung geben. Der erste Schritt bei der Suche ist die Identifikation von Kandidaten im Markt. Dafür wird die Branche beziehungsweise Sparte analysiert und erhoben, wo es latent wechselwillige Mitarbeiter gibt. Niemand wird einen gut geführten Mitarbeiter mit intrinsischer Motivation und Kommitment für seinen Arbeitgeber bewegen können, diesen zu verlassen. Das kann und darf auch nicht Anspruch eines guten Personalberaters sein. Es geht darum, Leistungsträger zum Wechsel vom Arbeitgeber mit schlechter zu Unternehmen mit besserer Unternehmenskultur zu motivieren. Das ist nicht selbstverständlich. Die meisten unzufriedenen Mitarbeiter wagen nicht von alleine den Schritt, sich nach neuen Optionen umzusehen. Wir begleiten sie dabei. Unsere Datenbank ist ein Kommunikationsmittel, kein "Tresor" für wechselwillige Kandidaten. Wir rufen Kandidaten an und erfragen, ob Wechselwille besteht – wir wollen niemanden überreden. Insofern befinden sich auch keine Kandidaten in unserer Datenbank, sondern wie in jedem anderen Unternehmen auch Geschäftsbeziehungen jeglicher Art.

Was sind Ihrer Ansicht nach die häufigsten Fehler, die Personalabteilungen von Immobilienfirmen machen?

Zu Fehlern, die andere machen, will ich mich hier nicht äußern – es ist auch schwer, dazu pauschal ein Urteil abzugeben. Aber es ist für die Gewinnung von Kandidaten nicht hilfreich, sie wochenlang auf Antworten warten zu lassen, sie als Bittsteller zu behandeln oder nur wenige Informationen über das Unternehmen preiszugeben.

Welche Tipps können Sie als auf die Branche spezialisierte Personalberatung Immobilienunternehmen für die Personalsuche und fürs Personalmanagement geben?

Das, was sich in den Köpfen und Herzen der Mitarbeiter abspielt, wird in der Zukunft darüber entscheiden, wie wettbewerbsfähig Unternehmen sein werden. Nicht das Kapital, nicht die Maschinen und auch nicht das Know-how.

Entscheidend werden intrinsische Motivation und Engagement der arbeitenden Menschen sein.

Darum sind eine wertschätzende Unternehmenskultur, eine Sinn gebende Vision und eine achtsame Führung die grundlegenden Bausteine für Unternehmen, die die Zukunft gewinnen. Unternehmen, die das zu bieten haben, werden sich weder über eine hohe Fluktuation, noch über demotivierte Mitarbeiter oder Schwierigkeiten bei der Gewinnung guter Fachkräfte Sorgen machen müssen.

Gibt es noch etwas, das Sie zum Thema "Personalberater im Immobilienbereich" hinzufügen wollen?

Die Immobilienbranche ist stark von inhabergeführten Unternehmen ohne eigene Personalabteilung geprägt. Darum ist ein Personalberater nah am Herzen der Organisation, dem Unternehmer selbst. Das bringt eine hohe Verantwortung mit sich und die Herausforderung für den Consultant, das Unternehmen ganzheitlich zu verstehen und fordert das Bewusstsein, dass die Beratung das Schicksal eines solchen Unternehmens maßgeblich prägen und beeinflussen kann. Sich dem zu stellen, muss Herzensangelegenheit eines Personalberaters in der Immobilienwirtschaft sein.

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Schlagworte zum Thema:  Recruiting, Headhunter, Immobilienwirtschaft