08.07.2014 | Serie Wissensmanagement in der Immobilienverwaltung

Wege des Wissenstransfers im Unternehmen

Serienelemente
"Informeller Austausch und Wissensmanagement-System sind keine Gegensätze."
Bild: Richard Kunze

Wissen ist das wichtigste Kapital eines Verwaltungsunternehmens. Deshalb befasst sich Immobilienverwalter Richard Kunze seit Jahren mit dem Thema Wissensmanagement. Einblick in seine Erkenntnisse gibt er im 3-teiligen Haufe-Interview. Teil 2: Wie lässt sich Wissen innerhalb des Unternehmens transferieren?

Haufe Online Redaktion: In einer aktuellen Studie von Haufe wird der Wissensaustausch in Unternehmen beleuchtet. Die Erkenntnis ist, viele Mitarbeiter teilen am liebsten Wissen immer noch im direkten Gespräch mit den Kollegen. Diese Form des informellen Wissensaustauschs birgt jedoch Risiken. Nicht alle Mitarbeiter erhalten so Zugriff auf Wissen, das sie benötigen. Einer der in der Studie genannten Hinderungsgründe sind mangelhafte technische Gegebenheiten. Welche Möglichkeiten haben Ihre Mitarbeiter Wissen zu teilen, wie stellen Sie sicher, dass das relevante Wissen an allen Arbeitsplätzen in gleicher Qualität verfügbar ist?

Richard Kunze: Das sind natürlich viele Fragen auf einmal.

Haufe Online Redaktion: Vielleicht fangen wir mal an mit dem Thema direktes Gespräch. Ich denke mal, ein gutes Wissensmanagement wird das direkte Gespräch nicht ersetzen?

Richard Kunze: Gutes Wissensmanagement berücksichtigt den Faktor Mensch als soziales Wesen. Das direkte Gespräch muss Bestandteil des Konzepts sein. Im persönlichen Austausch gestaltet sich Arbeitsklima, werden soziale Bedürfnisse der Mitarbeiter befriedigt, die Voraussetzung für Freude an der Arbeit und Zufriedenheit im Unternehmen. Auch werden im persönlichen Gespräch Informationskategorien ausgetauscht, die sich kaum dokumentieren lassen. Beispielsweise, wie man mit einem bestimmten Beiratsvorsitzenden umgehen sollte, um ein gutes Arbeitsergebnis zu erzielen.

Haufe Online Redaktion: Wie integrieren Sie das bei in Ihrem Unternehmen?

Richard Kunze: Indem wir beispielsweise in Teams arbeiten, regelmäßige Mitarbeitermeetings durchführen oder uns in Inhouse-Schulungen austauschen.

Haufe Online Redaktion: Finden die Ergebnisse, die es bei diesen Meetings gibt, Einzug in ein Wissensmanagement?

Richard Kunze: Selbstverständlich, die Ergebnisse werden, soweit sie dauerhaft sind, in das Wissensmanagement-System integriert.

Haufe Online Redaktion:  Jetzt zum zweiten Teil der Frage. Das ist aus meiner Sicht eher eine technische Frage. Wie sieht das System aus, dass die Mitarbeiter alle Zugriff auf das Wissen erhalten?

Richard Kunze: Zunächst haben wir definiert, was wir unter Wissen verstehen wollen und wie wir es managen. Wir haben festgelegt, wo Informationen gespeichert werden und welche Informationen in welchem Zusammenhang zur Verfügung gestellt werden. Das Wissensmanagementsystem ist die Arbeitsbasis aller Mitarbeiter in allen Unternehmen der KUNZE-Gruppe. 

Haufe Online Redaktion: Sie haben mit einem Unternehmen zusammengearbeitet, vielleicht können Sie dazu was sagen?

Richard Kunze: Wir haben unser Wissensmanagementsystem zusammen mit der Firma InRaCon entwickelt. Die Firma InRaCon ist eine Unternehmensberatung aus München, die sich u. a. auf unsere Branche spezialisiert hat. Sie hat für die Kernprozesse der Immobilienverwaltung „Rohlinge“ entwickelt, die wir an unsere Bedürfnisse angepasst haben. Am Ende der Implementierung dieses Systems kann die Zertifizierung eines Verwaltungsunternehmens stehen.

Haufe Online Redaktion:  Kommen wir zur nächsten Frage: Informeller Austausch versus Wissensmanagement-System. Wie bewerten Sie die Risiken bzw. Chancen einer technischen Lösung zur Unterstützung des Wissensmanagements in Ihrem Unternehmen?

Richard Kunze: Informeller Austausch und Wissensmanagement-System sind keine Gegensätze. Der informelle Austausch muss neben der Anwendung des Wissensmanagement-Systems gefordert und gefördert werden.

Haufe Online Redaktion: Gibt es Risiken eines zu ausgeklügelten Wissensmanagement-Systems?

Richard Kunze: Das Risiko besteht darin, jeden Arbeitsvorgang ins Kleinste mit allen Varianten beschreiben und dokumentieren zu wollen. Ein Prozess kann nur 80 bis 90 Prozent seiner Varianten abbilden, wenn er übersichtlich und praktikabel sein soll. Um die davon abweichenden Fälle bearbeiten zu können, wird der mündige Mitarbeiter benötigt, der mitdenkt, um die Aufgabe zu lösen. Das Wissensmanagement-System soll ihn bei den immer wiederkehrenden Routinearbeiten entlastend unterstützen. Es darf ihm nicht das Denken und die eigenverantwortliche Entscheidung abnehmen, die er für die Ausnahmen und die Nicht-Routine-Arbeiten benötigt. Es gilt der Grundsatz "soviel Regeln und Vorgaben wie nötig, soviel Denkfreiheit wie möglich".

Haufe Online Redaktion: Wie wird das Thema Wissensmanagement in der KUNZE-Gruppe gelebt? Ich gehe davon aus, dass bei Ihnen im Unternehmen diese Freiheit des einzelnen Mitarbeiters besteht, diese Entscheidungen zu treffen, die nötig sind.

Richard Kunze: Ja, es besteht die Pflicht zu denken und das Recht, Fehler zu machen. Unsere Mitarbeiter haben täglich eine Fülle von Entscheidungen zu treffen. Dabei sind Fehler unvermeidlich. Ein Erziehungs- und Erfahrungsprozess muss dahin führen, dass Fehler eingestanden und dazu genutzt werden, aus ihnen zu lernen und sie in Zukunft zu vermeiden. Die Fehlerkultur eines Unternehmens muss so aussehen, dass alle Mitarbeiter die Gelegenheit haben, aus Fehlern zu lernen und sie zu vermeiden. Fehler müssen dazu dienen, das Wissensmanagement-System kontinuierlich zu verbessern.

 

Das Interview führte Dirk Labusch, Chefredakteur der Fachzeitschrift "Immobilienwirtschaft".

 

Im 3. und letzten Teil des Interviews mit Richard Kunze lesen Sie mehr darüber, wie Wissensmanagement im Unternehmen etabliert werden kann.

 

Zur Person:

Diplom-Kaufmann Richard Kunze ist seit über 20 Jahren Immobilienverwalter. Als Vorstand der KUNZE Beteiligungen und Verwaltung AG in Worms leitet er die Geschicke der KUNZE-Gruppe mit über 20.000 verwalteten Einheiten. Er beschäftigt sich mit den fachlichen Fragen der Immobilienverwaltung genau so gerne und kompetent wie mit den betriebswirtschaftlichen Aufgabenstellungen. Richard Kunze ist Herausgeber des Informationsdienstes "Der Verwalter-Brief".

Schlagworte zum Thema:  Wissensmanagement

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