SEPA - vier Buchstaben bedeuten viel Arbeit

SEPA ist die Abkürzung für Single Euro Payments Area. Dieser Begriff bezeichnet einen einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraum, bei dem keine Unterschiede mehr zwischen inländischen und grenzüberschreitenden Zahlungen gemacht werden. Der SEPA-Raum umfasst derzeit alle 27 EU-Mitgliedstaaten sowie Island, Liechtenstein, Norwegen, Monaco und die Schweiz. Die wichtigsten Neuerungen, die SEPA mit sich bringt, sind strengere Regeln beim Lastschriftverfahren und neue Kontonummern.

Umstellung spätestens Anfang Februar 2014

Ab dem 1. Februar 2014 ist der Gebrauch der SEPA-Zahlungsinstrumente (SEPA-Überweisung und SEPA-Lastschrift) obligatorisch, das heißt, die nationalen Verfahren, wie zum Beispiel das Lastschriftverfahren, stehen nicht mehr zur Verfügung. Die Banken bieten die SEPA-Instrumente zwar schon seit mehreren Jahren an, doch ist die von der EU erwartete „natürliche Migration“ auf die neuen Verfahren ausgeblieben. Deshalb schreibt nun eine EU-Verordnung die Umstellung vor.

Um termingerecht auf die SEPA-Verfahren umstellen zu können, ist eine rechtzeitige Vorbereitung unerlässlich. Dabei muss nicht nur die Verwaltungssoftware einbezogen werden, sondern sämtliche Systeme, die im Kontext des Zahlungsverkehrs zum Einsatz kommen, wie die Lohn- und Gehaltsabrechnung oder Zahlungsverkehrsprogramme für Online-Banking.

Neue Kontonummern

Die für jedermann augenfälligste Änderung ist die Ablösung von Kontonummer und Bankleitzahl durch die IBAN (International Bank Account Number). Die IBAN besteht aus:

• zwei Stellen ISO-Ländercode (zum Beispiel DE),
• zwei Stellen Prüfziffer,
• bis zu 30 Stellen Kontoinformation.

Deutschland arbeitet mit einer 22-stelligen IBAN. Diese enthält neben der Länderkennung DE und einer zweistelligen Prüfziffer die achtstellige Bankleitzahl und die zehnstellige Kontonummer. Letztere wird bei Bedarf von links mit führenden Nullen aufgefüllt.

Beispiel für eine IBAN: DE42100100500001357991

Für SEPA-Transaktionen ist bis zum 1. Februar 2014 für nationale Zahlungsaufträge oder bis 1. Februar 2016 für internationale Zahlungsaufträge neben der IBAN auch noch der BIC (Business Identifier Code) oder der SWIFT zwingend erforderlich. Hierbei handelt es sich um einen international standardisierten, acht- oder elfstelligen Code, mit dessen Hilfe die Bank eindeutig identifiziert werden kann.

Für Verwalter heißt das, dass spätestens bis zum 1. Februar 2014 sämtliche Bankverbindungen von Eigentümern, Mietern, Geschäftspartnern und Mitarbeitern auf den neuen Standard umgestellt sein müssen.

Tipp: Neue Daten ab sofort erfassen

Bei der erstmaligen Erfassung der Bankdaten von Eigentümern oder Mietern sollten Sie ab sofort zusätzlich zu Kontonummer und BLZ gleich auch IBAN und BIC abfragen. Diese sind bereits heute üblicherweise auf den Kontoauszügen zu finden.

Konvertierung bestehender Bankverbindungen

Bestehende Bankverbindungen müssen auf den neuen Standard konvertiert werden. Im Idealfall verfügt Ihr System über ein entsprechendes Tool. Dabei ist zu beachten, dass die Konvertierung nicht durch einen einfachen Algorithmus erfolgen kann, sondern spezifische Besonderheiten der verschiedenen Banken berücksichtigen muss. Auch stellt beispielsweise der Bank-Verlag Angebote zur Verfügung, um Kontonummer und BLZ in IBAN und BIC zu konvertieren, die die individuellen Besonderheiten der Kreditinstitute berücksichtigen.