15.04.2013 | Top-Thema SEPA - Neuerungen beim Zahlungsverkehr

SEPA-Lastschrift

Kapitel
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Die wohl wichtigste Neuerung für alle Arbeitsabläufe und -prozesse ist das SEPA-Lastschriftmandat, das Einzugsermächtigung und Abbuchungsvereinbarung ersetzt.

Das SEPA-Mandat ist zwar mit der heute gebräuchlichen Einzugsermächtigung vergleichbar, hat allerdings noch weitere Merkmale:

  • Es muss schriftlich erteilt werden.
  • Es muss eine Gläubiger-Identifikationsnummer enthalten.
  • Es muss eine Mandatsreferenz haben.
  • Es muss eine Weisung an die Bank des Zahlungspflichtigen enthalten, die Lastschrift einzulösen.
  • Neben IBAN und BIC muss die Adresse des Zahlungspflichtigen aufgeführt sein.

Wegen der Änderungen müssen Sie auch Formulare umstellen. Diese sind wesentlich komplexer als die Vorgänger aufgebaut. Auch müssen an vielen Stellen neue bzw. angepasste Prozesse etabliert werden.

Wurde ein Betrag ohne gültiges SEPA-Mandat eingezogen, kann der Kontoinhaber 13 Monate lang widersprechen, während die Widerspruchsfrist sonst nur acht Wochen beträgt. Ein SEPA-Lastschriftmandat, das 36 Monate nicht genutzt wurde, erlischt automatisch.

Gläubiger-Identifikationsnummer
Der Zahlungsempfänger muss durch eine Gläubiger-Identifikationsnummer identifiziert werden. Jede WEG benötigt eine eigene Gläubiger-ID, sofern für die Gemeinschaften – wie dringend zu empfehlen – offene Fremdkonten geführt werden. Diese Gläubiger-ID muss bei der Bundesbank online beantragt werden und ist der WEG dann auf Dauer zugeordnet, unabhängig von der Bankverbindung oder der Person des Verwalters.

Beantragen Sie die Gläubiger-IDs schon in der nächsten Zeit. Derzeit gibt die Bundesbank eine Bearbeitungsdauer von nur wenigen Tagen an. In der Hochphase, wenn alle aktiv werden, dürfte dies länger dauern. Einen Link zum Antragsformular und weitere Informationen zur Gläubiger-ID finden Sie unter www.glaeubiger-id.bundesbank.de.

Umstellung bestehender Einzugsermächtigungen
Bestehende Einzugsermächtigungen gelten weiter, sofern diese schriftlich erteilt wurden. Dies erspart Ihnen viel Aufwand, da Sie die betreffenden Eigentümer und Mieter nicht extra anschreiben müssen. Insoweit beschränkt sich der Umstellungsaufwand darauf, die Mandatsdaten wie Gläubiger-ID, Mandatsreferenz und Datum der Unterschrift im System nachzupflegen und den Schuldner vor dem ersten Einzug nach der Umstellung zu informieren. Für bestehende Abbuchungsvereinbarungen gilt dies allerdings nicht: Hier muss ein neues SEPA-Mandat vereinbart werden.

Pre-Notification

Bevor eine Forderung mittels SEPA-Lastschriftmandat eingezogen wird, muss dies dem Kontoinhaber 14 Tage zuvor unter Nennung von Betrag, Fälligkeit, Gläubiger-ID und Mandatsreferenz angekündigt werden (sogenannte Pre-Notification). Bei wiederkehrenden Einzügen identischer Beträge (zum Beispiel Miete) reicht eine einmalige Vorankündigung aus, während bei einzelnen Zahlungen oder wechselnden Beträgen (zum Beispiel Nachforderung aus der Jahresabrechnung) jeder Einzug separat angekündigt werden muss. Ändern sich Betrag oder Fälligkeit, ist eine neue Vor­ankündigung erforderlich.

Auch wenn eine bestehende Einzugsermächtigung auf SEPA umgestellt worden ist, muss der Kontoinhaber vor dem erstmaligen Einzug in der genannten Weise informiert werden. Geben Sie hierbei auch IBAN und BIC an, damit der Kontoinhaber abgleichen kann, ob die Daten ggf. korrekt konvertiert worden sind.

Anpassung der Korrespondenz
Die SEPA-Umstellung erfordert auch Änderungen an der Korrespondenz. Spätestens mit der Umstellung müssen Sie auf den eigenen Schriftstücken IBAN und BIC anstelle der bisherigen Bankdaten angeben. Auch alle Vertragsmuster müssen einen Verweis zum SEPA-Lastschrifteinzug enthalten. Änderungen bei der Kommunikation mit der Bank sind ebenfalls Folge der SEPA-Umstellung. Die Zahlungsdateien müssen der Bank in den neuen SEPA-Formaten bereitgestellt werden. Außerdem benötigen die Lastschriften einen längeren Vorlauf als bisher: Erstlastschriften müssen der Bank fünf Banktage vor Ausführung vorliegen, Folgelastschriften zwei Banktage vorher.

 

Mandatsverwaltung

Eine zentrale Rolle, die SEPA-Umstellung und den anschließenden regulären Betrieb effizient zu bewerkstelligen, ist die Mandatsverwaltung der eingesetzten Software. Diese sollte imstande sein, einen Verfall von Mandaten zu kontrollieren und automatisch zu erkennen, ob es sich um eine Erst- oder Folgelastschrift handelt.

Bei der Erfassung der Mandate ist darauf zu achten, ob der Kontoinhaber/Zahler mit dem Vertragspartner identisch ist oder nicht. Das Mandat muss nämlich vom Kontoinhaber unterzeichnet werden, nicht vom Vertragspartner. Im Idealfall stellt das Softwaresystem Werkzeuge bereit, um die Mandate sowie Informationsschreiben automatisch zu generieren.

Schlagworte zum Thema:  SEPA, Zahlungsverkehr

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