Für SEPA spielen Mandate eine wichtige Rolle. Was Sie über die Ermächtigungen wissen müssen, haben wir in der SEPA FAQ-Liste zusammengefasst.

1. Was ist ein Mandat?
Ein Mandat ist die Ermächtigung des Zahlungsempfängers durch den Zahlungspflichtigen mit einer Lastschrift vereinbarte Beträge abzubuchen. Gleichzeitig wird unter SEPA die Bank des Zahlungspflichtigen ermächtigt, den Lastschriftbetrag an den Empfänger zu bezahlen.

2.  Was heißt Lastschriftmandate einholen?
Um unter SEPA auch Lastschriften verwenden zu dürfen, sind SEPA-Mandate notwendig. Diese sind schriftlich vom Zahlungspflichtigen zu erteilen. „Mandate einholen“ ist die Beschaffung dieser schriftlichen Ermächtigungen zur Lastschrift.

3. Was ist, wenn die bisherige Einzugsvollmacht nur mündlich vorliegt?
Grundsätzlich muss ein SEPA-Mandat schriftlich vorliegen. Bisher vorliegende Ermächtigungen in schriftlicher oder elektronischer Form können in SEPA-Basismandate überführt werden, mündlich vorliegende Ermächtigungen nicht. Diese müssen als SEPA-Mandat neu erteilt werden.

4. Wer vergibt die Nummer der Mandatsreferenz?
Die Mandatsreferenz wird durch den Zahlungsempfänger frei vergeben. Er muss dafür sorgen, dass der verwendete Schlüssel innerhalb des Unternehmens des Zahlungsempfängers eindeutig, also einmalig ist.

5. Kann ich nach einem Verwalterwechsel die Mandatsreferenz vom Vorverwalter übernehmen oder muss ich sie abändern?

Bei der Übernahme einer laufenden Verwaltung kann ein neues Mandat entstehen, muss aber nicht. Wenn der Kontoinhaber des Verwaltungskontos die WEG/der Eigentümer ist, können Mandatsreferenz und Gläubiger-ID unverändert bleiben, es sei denn, die Software erlaubt nicht, die fremde Struktur der Nummer zu verwalten, oder es existiert bereits eine identische Mandatsreferenz. In allen anderen Fällen wird zumindest eine neue Gläubiger-ID benötigt. Über Änderungen sind alle Kontoinhaber zu informieren.

6. Gibt es eine gesetzliche Grundlage für den Verzicht auf das schriftliche Mandat bei bestehenden Lastschriften?
Nein. Bestehende Ermächtigungen müssen schriftlich vorliegen, wenn sie zu SEPA-Basismandaten werden sollen. Die deutsche Kreditwirtschaft hat sich darauf geeinigt, für elektronische Mandate eine Ausnahme von der Schriftform zu akzeptieren. Das gilt nur für Ermächtigungen, die elektronisch ohne Signatur vorliegen und mit erhöhtem Risiko für den Zahlungsempfänger.

7. Dürfen die Mandate auch digitalisiert archiviert werden oder sind zwingend die Papier-Originale aufzubewahren?
Wenn die digitale Archivierung revisionssicher ist, können Mandate auch digitalisiert aufbewahrt werden.

8. Was ist eine Mandatsreferenz? Kann ich diese frei wählen/erfinden?
Die Mandatsreferenz ist eine Kennung, die eine eindeutige Zuordnung des Mandats beim Zahlungsempfänger ermöglicht. Sie darf also beim Zahlungsempfänger nicht mehrfach vorkommen. Mandatsreferenzen können 35 Zeichen lang sein und werden vom Zahlungsempfänger vergeben. Üblich ist es, Kundennummern, Vertragsnummer u. Ä. zu verwenden. Der Wert kann aber auch eine neue, frei erfundene Nummer sein, solange sie eindeutig ist.

9. Wird die Gültigkeit der Mandate (36 Monate) von den Banken nachgehalten oder kann auch nach mehr als 36 Monaten noch eingezogen werden, wenn der Kunde nicht widerspricht?
Die Banken sind nicht verpflichtet, die 36-Monatsfrist zu überprüfen

10. Wer muss das Mandat bei der Bank einreichen – der Schuldner oder der Gläubiger oder beide?
Der Gläubiger.

11. Wer muss sich um die Erteilung des SEPA-Mandates kümmern, wenn ein Vermieter bislang Miete per Lastschrift einzieht? Muss der Mieter dem Vermieter die Genehmigung erteilen oder wird der Vermieter dem Mieter ein entsprechendes Formular zukommen lassen? Wer muss/soll hier aktiv werden?
Aktiv werden muss der Zahlungsempfänger, da er Mandat und Informationen benötigt, um die Lastschrift auf den Weg zu bringen.

12. Kann man das Lastschriftmandat in einen Vertrag integrieren oder bedarf es eines gesonderten Schriftstücks mit zusätzlicher Unterschrift des Schuldners/Vertragspartners?
Das Mandat kann auch in andere Schriftstücke integriert werden. Das kann z. B. ein Vertrag oder ein Bestellschein sein. Für das Mandat muss immer eine eigene Unterschrift geleistet werden, auch wenn das eigentliche Schriftstück bereits eine Unterschrift enthält.

13. Gibt es auch die Möglichkeit einer telekommunikativen Übermittlung eines Lastschriftmandats? Wenn ja, in welcher Form und an wen?
Unter SEPA gibt es strenge Regeln für ein Mandat. Es muss schriftlich vorliegen oder elektronisch, dann aber mit einer qualifizierten Signatur. In Deutschland werden die Banken auch elektronische Mandate ohne Signatur erlauben, allerdings mit hohem Risiko für den Zahlungsempfänger. Wer der Zahlungspflichtige ist, spielt dabei keine Rolle.