SEPA Grundlagen

Ohne solides Basiswissen kommen Sie nicht weit beim Thema SEPA. Deswegen listen wir in diesem Bereich alle Fragen und Antworten auf, die Ihr SEPA-Grundlagenwissen ausbauen.

1. Sind die Begriffe Swift und BIC identisch?
Der Bank Identifier Code (BIC) ist eine andere Bezeichnung für den Swift-Code.

2. Ändern sich IBAN und BIC der ausländischen Zahlungspartner oder kann man diese einfach übernehmen?
IBAN und BIC auf für ausländische Konten ändern sich durch SEPA nicht.

3. Ist für das SEPA-Verfahren unbedingt ein Online-Konto notwendig?
Für SEPA ist ein Online-Konto nicht zwingend erforderlich.

4. Ist es möglich, die Umstellung auf IBAN und BIC nach und nach zu erledigen und bei Überweisungen gemischt mit BLZ und Konto bzw. IBAN und BIC zu arbeiten?
Es ist möglich, parallel alte Überweisungen und SEPA-Überweisungen oder alte Lastschriften und SEPA-Lastschriften zu verarbeiten. Es müssen jedoch jeweils methodenreine Dateien an die Bank übertragen werden. Daher sind jeweils alte Abläufe und SEPA-Läufe durchzuführen.

5. Ist es erlaubt, die IBAN selber aus den alten Kontendaten zu ändern, ohne den Kunden bzw. Lieferanten zu informieren?
Ja, die Daten können geändert werden, aber es besteht das Risiko, dass es zu Fehlern kommt. Daher sollte trotz allem möglichst eine Abstimmung oder Rückfrage erfolgen.

6. Kann es bei der automatischen Umstellung von Kontonummer und BLZ auf die IBAN zu Fehlern kommen?
Eine mögliche Fehlerquelle liegt in der Berechnung der Prüfziffer innerhalb der IBAN. Da nicht alle Banken das gleiche Verfahren zur Ermittlung der Prüfziffer verwenden, können Fehler entstehen. Eine weitere Fehlerquelle liegt in den alten Daten. Wenn dort Fehler in Bankleitzahl oder Kontonummer vorhanden sind, werden falsche IBAN errechnet. Eine wirkliche Garantie kann nur die Bank geben, die das Konto führt.

7. Werden die vorhandenen Einzugsermächtigungen von 2014 an ungültig?
Vorhandene Einzugsermächtigungen werden nicht ungültig, sondern können in SEPA-Lastschriftmandate überführt werden. Allerdings müssen die Zahler noch über die Umstellung informiert werden, u.a. unter Angabe der Gläubiger-ID, der Mandatsreferenz und des Umstellungszeitpunkts.

8. Kann das Umstellungsschreiben elektronisch versandt werden?
Ja, das ist grundsätzlich möglich. Es sollte aber auf Nachweisbarkeit geachtet werden. Die Umstellungsinformation kann auch im Feld Verwendungszweck versendet werden.

9. Zum Personalbereich: Müssen auch die Namen der Mitarbeiter, die Umlaute enthalten, entsprechend umgestellt werden? Müssen wir bei Lohnüberweisungen per SEPA die Namen unserer Mitarbeiter wirklich so abändern, dass keine Umlaute mehr vorhanden sind, oder übernimmt das die Bank bei der Ausführung von SEPA?
Ja, auch die Namen der Mitarbeiter müssen ohne Umlaute im Empfängerfeld angegeben werden.

10. Hat jedes Kreditinstitut individuelle Bedingungen?
Die meisten Kreditinstitute in Deutschland verwenden die Empfehlungen der Deutschen Kreditwirtschaft (Zusammenschluss des Bundesverbandes der Deutschen Volksbanken und Raiffeisenbanken, des Bundesverbandes deutscher Banken, des Bundesverbandes Öffentlicher Banken Deutschlands, des Deutschen Sparkassen- und Giroverbandes und des Verbandes deutscher Pfandbriefbanken die Interessenvertretung der kreditwirtschaftlichen Spitzenverbände). Daher sind die Bedingungen oft gleich oder zumindest ähnlich.

11. Kann die Lohnbuchhaltung unabhängig von der Finanzbuchhaltung auf SEPA umgestellt werden?
Es besteht grundsätzlich kein Zwang, alles gleichzeitig umzustellen. Aus organisatorischen Gründen ist es aber empfehlenswert.

12. Ist das XML-Format ein neues Programm?
XML ist ein Dateiformat. Für die Einreichung elektronischer Überweisungen oder Lastschriften wird in den SEPA-Regeln ein XML-basiertes Dateiformat empfohlen. Nicht jede Bank nutzt dieses Format. Eine Abstimmung zwischen Bank und Unternehmen ist notwendig.

13. Wie kann man die EDV-Umstellung mit der Bank abklären?
Nicht alle Banken benutzen für den Dateitransfer das empfohlene XML-Format. Das muss geklärt sein. Außerdem muss eine Inkassovereinbarung mit der Bank geschlossen werden. Es empfiehlt sich, Tests und Umstellung mit der Bank abzusprechen, damit diese zusätzliche Kontrollen einführen kann, um Fehler rechtzeitig zu entdecken.