31.03.2016 | Top-Thema Rechtsaspekte der Digitalisierung

Datenschutz

Kapitel
Selbst wenn die Daten bei einem Dienstleister liegen, bleibt das Immobilienunternehmen für sie haftbar.
Bild: Haufe Online Redaktion

Eine besondere Rolle spielt heute zudem der Datenschutz. Immobilienunternehmen arbeiten in großem Umfang mit Mieterdaten, für die strenge gesetzliche Anforderungen gelten.

Kommt es zu einem Datenleck, so kann dies Bußgelder nach sich ziehen, aber auch den Ruf des Unternehmens beschädigen. Die Sensibilität für den Datenschutz hat ein bisher ungekanntes Niveau erreicht. Das Immobilienunternehmen kann die Verantwortung nicht mit der Begründung von sich weisen, dass die Daten bei einem Dienstleister liegen. Es bleibt haftbar für die Datenverarbeitung, die in seinem Auftrag geschieht, und muss durch detaillierte „Auftragsdatenverarbeitungsvereinbarungen“ sicherstellen, dass den gesetzlichen Anforderungen zu jeder Zeit Genüge getan wird.
All dies soll nicht vergessen lassen, dass die Vorteile der Digitalisierung die Gefahren bei Weitem überwiegen.

Dennoch ist erstaunlich, wie wenig Sorgfalt auch große Immobilienunternehmen immer noch auf IT-Verträge verwenden.

Die IT-Versorgung wird nach wie vor oft stiefmütterlich behandelt. Dies ist auch insofern unverständlich, als die IT-Sicherheit eines Unternehmens eine Kernverantwortung der Geschäftsführung ist.

Niemand ist schutzlos

Dabei gibt es durchaus Handhabe, um Gefahren zu begegnen. Risikoreduzierung kann schon durch ein besseres Vertragsmanagement erreicht werden, wenn IT-Projekte mit der notwendigen Sorgfalt betrieben werden. Zu oft werden langjährige IT-Verträge überhastet abgeschlossen, ohne für die Verhandlungen das rechtliche, wirtschaftliche und technische Know-how eines Unternehmens umfänglich zu nutzen. Auch die Einbindung externer Dienstleister wie etwa IT-Berater kann im Einzelfall geboten sein. Unsere Erfahrung aus der Beratung zu IT-Projekten in der Immobilienbranche zeigt, dass IT-Dienstleister in vielen Fällen noch von ihrem Informationsvorsprung profitieren; zu selten finden die Interessen der Immobilienunternehmen ausreichend Berücksichtigung.
Ein gutes Vertragswerk, das mag zunächst selbstverständlich klingen, zeichnet sich zudem durch Klarheit aus: durch eindeutige Regelungen, zweifelsfreie Zuteilung von Verantwortlichkeiten, unmissverständliche Beschreibung von Leistungspflichten, klare Service-Level-Verpflichtungen, durchdachte Vereinbarungen zur Aufgabenteilung an Schnittstellen (auch zu anderen Dienstleistern) und nachvollziehbare Festlegung von Prozessen. Ein gedankliches Durchspielen möglicher Szenarien kann helfen, Lücken und Unklarheiten aufzuzeigen. Hier ist es wichtig, IT-Fachleute bei der Vertragsgestaltung nicht auf sich allein gestellt zu lassen. Das, was aus Sicht eines IT-Fachmanns logisch, vollständig und selbsterklärend sein mag, ist es im Streitfall nicht notwendigerweise auch für einen Richter.

Datenschutz: Vorsorge bei der Vertragsgestaltung

Auch Vorsorge ist ein wichtiger Gedanke bei der Vertragsgestaltung. Selbst wenn die Zusammenarbeit mit dem IT-Dienstleister weitgehend problemlos sein wird – der Wert eines Vertrages zeigt sich oft erst bei Störungen. Daher ist es wichtig, eventuelle Krisen gedanklich durchzuspielen und sicherzustellen, dass Handhabe besteht, wenn die zugesicherten Leistungsparameter nicht eingehalten werden. Klare Kündigungsmöglichkeiten, Zurückbehaltungsrechte und Vertragsstrafen können helfen, die Leistungs­erbringung und schnelle Fehlerbehebung durchzusetzen. Zudem sollte sichergestellt werden, dass die durchaus üblichen vertraglichen Haftungsbeschränkungen der IT-Dienstleister nicht gerade dort ansetzen, wo in der Immobilienbranche Schäden typischerweise entstehen.

 

Dieser Text ist im Fachmagazin "Immobilienwirtschaft", Ausgabe 04/2016, erschienen.

Schlagworte zum Thema:  Digitalisierung, Immobilienwirtschaft, Datenschutz-Management, Immobilienverwaltung

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