26.02.2015 | Digital Real Estate

Kolumne: Von Äpfeln und Birnen

Die Autorin: Susanne Liély-Sobania ist Geschäftsführerin der UTS innovative Softwaresysteme GmbH in Köln
Bild: UTS

Es scheint ein naheliegender Gedanke zu sein: warum sollten Verwalter auf Kundendaten wie Mieterstammdaten nicht einfach mittels App oder Tablet zugreifen können? Andere Branchen wie Telekommunikationsfirmen, Banken oder Versicherungen ermöglichen es ihren Kunden auch, Rechnungen einzusehen und Kontoauszüge runterzuladen. Doch der Vergleich hinkt. Denn es werden Äpfel mit Birnen verglichen.

Wenn Kunden über ein Login ihre Telefonverbindungen und Rechnungen abrufen, dann handelt es sich um ihre eigenen Daten. Dies ist praktisch und erspart den Firmen Handling- und Portokosten. Sinnvoll ist daher auch der Service der meisten Verwaltersoftware-Anbieter, dass Eigentümer in einem geschützten Bereich online Unterlagen wie die Teilungserklärung oder Protokolle einsehen können.

 

Birnen

Etwas anderes gilt jedoch für die Stammdaten der Eigentümer und Mieter. Dies sind persönliche Daten von Dritten. Verwalter sollten sich fragen, ob dies nötig und ihre EDV-Infrastruktur so sicher ist, dass sie Zugriffe ermöglichen und eventuelle Risiken überschaubar sind. Ferner müssen sie erkunden, ob der Aufwand hierfür in Relation zum Nutzen steht. Keinesfalls sollten sie sich davon blenden lassen, dass es sinnvoll sei, mobil darauf zuzugreifen, nur weil es technisch machbar ist.

 

Ein kleines Szenario gefällig? Angenommen der Mitarbeiter einer Verwalterfirma hat eine App der Firmensoftware auf seinem privaten Smartphone. So hat er Zugriff auf alle Stammdaten und Vorgänge. Da es sein privates Gerät ist, ist dies nicht besonders sicher und er hat zudem weitere Apps gespeichert. Und damit auch das ein oder andere Sicherheitsrisiko. Apps von Sozialen Netzwerken und Messenger-Diensten kopieren, teils ungefragt, im Gerät gespeicherte Kontakte in ihr eigenes Rechenzentrum. Ebenso greifen Backup-Funktionen bei vielen Mobilfunkgeräte-herstellern auf die im Gerät gespeicherten Daten zu, speichern diese in größtenteils ausländischen Rechenzentren und setzen sie somit externen Zugriffen aus. Welcher Mieter möchte, dass sich dermaßen einfach Dritte über seine Bankverbindung oder mögliche Mietrückstände informieren können? Und welcher Chef will dafür die Verantwortung tragen bei Missbrauch oder Verlust des Gerätes?

 

Mangelnde Datensicherheit bei den Kleinen

Dabei hakt es, wie gesagt, nicht an der technischen Möglichkeit, sondern eher an der mangelnden Datensicherheit, insbesondere bei kleinen Verwalterunternehmen. Größere Firmen beschäftigen hierfür Experten. Die kümmern sich um Datenverschlüsselungen und um das Löschen von Daten bei Verlust oder Diebstahl. Außerdem verfolgen sie aktuelle Bedrohungen der Datensicherheit durch Viren und Trojaner.

Verwalter, die ihre Daten überall einsehen müssen, sollten erst ihre Hausaufgaben machen und in Verschlüsselungstechnologien und Firmenhandys investieren, die für andere Anwendungen tabu sind. Klare Zugriffsrechte und Regeln über den Datenumgang sollten existieren. Generell ist zu Betriebsvereinbarungen und Richtlinien zu raten, welche die Mitarbeiter zu einem datenschutzkonformen Handeln verpflichtet. Dann ist der Weg frei für Datenzugriffe.

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Schlagworte zum Thema:  ERP, Digital Real Estate, Cloud, Datenschutz

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