Briefe verschicken war gestern - und selbst E-Mails sind inzwischen schon fast eine veraltete Kommunikationsmethode. Mittlerweile gibt es für Wohnungsunternehmen neuartige digitale Plattformen, mit denen sich tagtägliche Prozesse standardisieren und vereinfachen lassen. Zwei Beispiele wurden beim Haufe Kongress für die Wohnungswirtschaft präsentiert: Die Baugenossenschaft Esslingen EG vermarktet ihre Wohnungen nur noch über ein Internetportal. Und das PropTech Allthings entwickelt digitale Anwendungen, mit denen Mieter Informationen bekommen oder Schäden melden können.

Die Baugenossenschaft Esslingen hat ein Luxusproblem. "Aber es ist trotzdem ein Problem", erklärte Vorstand Oliver Kulpanek beim Haufe Kongress. Pro Jahr kann das Unternehmen rund 200 Wohnungen neu vermieten, aber es gibt hundertmal so viele Interessenten - im Raum Stuttgart ist die Wohnungsnot groß.

"Bei manchen Wohnungen haben wir sogar 500 bis 600 Bewerbungen." Oliver Kulpanek, Vorstand der Baugenossenschaft Esslingen

Das bedeutet: Anfragen, nachhaken, Zwischenbescheide verschicken und am Ende 19.800 Absagen. Der gesamte Vermietungsprozess pro Wohneinheit dauerte bisher im Schnitt zwölf Stunden.

Vermietungsprozess geht 80 Prozent schneller

Andere Immobilienunternehmen lösten das Problem von zu vielen Anfragen meist dadurch, dass sie ihre Wohnungsanzeigen nur wenige Minuten online stellten, berichtete Kulpanek. Aber das wolle er nicht. "Das ist nicht kundenorientiert", meinte er. Deshalb entschied sich das Unternehmen im September 2016 für einen neuen Weg: Die Baugenossenschaft wurde Pilotkunde beim PropTech Immomio, das seit Herbst 2017 Partner der Haufe Group ist. Seither nutzt die Baugenossenschaft Esslingen für die Vermarktung ihrer Wohnungen die webbasierte Lösung von Immomio in Verbindung mit der ERP-Softwarelösung Haufe wowinex.

"Und wir wollen auf keinen Fall zurück. Wir sind sehr zufrieden mit dem neuen System." Oliver Kulpanek, Vorstand der Baugenossenschaft Esslingen

Die Prozesskettenzeit für die Vermietung habe sich um 80 Prozent verringert.

Seit der Einführung des Systems werden in Esslingen alle Bewerberdaten automatisch mit den Vergaberichtlinien des Objekts abgeglichen. Die Kommunikation im Vermietungsprozess läuft weitgehend automatisiert. Besichtigungstermine werden online geplant und aus dem System heraus vereinbart. Interessenten können auf einen Blick den Status ihrer Mietbewerbungen einsehen. Absagen werden per Klick versandt.

"Im Grunde funktioniert das Ganze ähnlich wie eine Online-Partnervermittlung." Oliver Kulpanek, Vorstand der Baugenossenschaft Esslingen

Vorteile auch für die Mietinteressenten

Auch für die Interessenten habe das neue System Vorteile: Ihr Profil samt Gehaltsauskunft oder Schufa-Auskunft bleibt erhalten. Früher mussten sie bei jeder neuen Bewerbung alle Unterlagen wieder neu einreichen.

Außerdem gibt es bei der Baugenossenschaft Esslingen keine Massenbesichtigungen. Wen der Computer bei der Online-Bewerbung auf die ersten Plätze setzt, der bekommt die Wohnung exklusiv gezeigt. Und am Ende entscheiden die Mitarbeiter der Baugenossenschaft über den Zuschlag. Dabei gehe es zum Beispiel darum, dass der neue Mieter in die Hausgemeinschaft passe, erklärte Kulpanek: "Dieses Gefühl für den menschlichen Aspekt kann ich nicht über die IT abbilden."

Ein Problem ist derzeit noch ungelöst: Im Moment kann der Computer noch nicht zwischen einem neuen Mieter und einem Bestandsmieter der Genossenschaft unterscheiden. Dadurch können Bestandsmieter - wie von der Baugenossenschaft Esslingen gewünscht - aktuell noch nicht automatisch bevorzugt werden. Aber Immomio arbeite bereits an einer technischen Lösung, berichtete Kulpanek.

Allthings-Anwendungen: Digitale Kommunikation mit Mietern

Auch bei den Anwendungen des PropTech Allthings geht es um digitale Kommunikation mit den Mietern, wie Allthings-Deutschlandchefin Martina Güttler beim Haufe Kongress erklärte. Ein Beispiel: Über die Applikation bekommen die Mieter die Information, dass in der nächsten Woche der Aufzug in ihrem Gebäude gewartet wird. Oder sie haben die Möglichkeit, Schäden am Haus zu melden - und zwar rund um die Uhr. Danach sieht der Mieter gleich, ob die Nachricht gelesen wurde und wann das Problem behoben wird.

"Allthings verwandelt Gebäude in digitale Produkte."Allthings-Deutschlandchefin Martina Güttler

Immobilieneigentümer profitierten von einer neuen Transparenz in Gebäuden, Quartieren und ganzen Portfolios, so Güttler. Zudem könnten sie ihren Bestand durch zusätzliche Dienste aufwerten, die sich monetarisieren lassen - etwa durch den Verkauf von Leistungen wie Energie oder Multimedia. Die Applikation sei so aufgebaut, dass sie modular auf die Bedürfnisse unterschiedlicher Nutzer sowie Gebäudetypen und Assetklassen eingehen könne. Ein Bürogebäude brauche vielleicht eine Besucher-Parkplatzbuchungs-Funktion, ein Wohngebäude einen elektronischen Concierge. Dabei liefere Allthings nicht nur die Basisapplikationen, sondern binde auch Dritte wie in einem App Store mit ein, erklärte Martina Güttler, etwa Anbieter smarter Gebäudetechnik oder lokale Partner.

Für die Zukunft möchte Allthings auch weitere Funktionen entwickeln. "Das Spektrum ist endlos", sagte Güttler. Ein Ziel sei es, die bestehenden digitalen Funktionen auf der Mieterseite zu bündeln. 

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