Ein Wortungetüm ist derzeit in aller Munde: Seit dem 25. Mai ist die Datenschutzgrundverordnung in Kraft. Gerade die Wohnungswirtschaft, die mit vielen sensiblen Daten umgeht, ist bei diesem Thema besonders gefragt. Doch nach wie vor haben einige Unternehmen der Branche die neue Verordnung noch nicht umgesetzt oder gehen sie unter den falschen Voraussetzungen an. Das sagte Frank Vohwinkel, IT-Berater der VdW-Treuhand GmbH, beim Haufe Kongress für die Wohnungswirtschaft.

"Die Datenschutzgrundverordnung ist eine Daueraufgabe", sagte Frank Vohwinkel. Keinesfalls könnten Firmen die neuen Vorgaben "innerhalb von zwei Monaten abarbeiten". Genau dies glaubten aber einige Unternehmen der Wohnungswirtschaft - und hätten sich deshalb auch wahrscheinlich erst relativ spät mit den Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) beschäftigt. Oder tatsächlich auch noch gar nicht.

"Es gibt nach wie vor genug Firmen, die das Thema nicht auf dem Schirm haben." Frank Vohwinkel, VdW-Treuhand GmbH

DSGVO gilt auch für kleine Unternehmen

Dabei gilt die DSGVO ohne Ausnahme: Egal ob großes Wohnungsunternehmen oder kleine Ein-Mann-Verwaltung - jeder muss sich an die neuen Regelungen halten. Durch sie soll der Umgang mit Daten sicherer werden. Es geht darum, die Rechte der Betroffenen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten zu stärken. Deshalb hat die Europäische Union eine neue EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) erlassen. Am 25. Mai 2018 endete die zweijährige Übergangsfrist zu deren Umsetzung.

Seither gelten empfindliche Strafen: Unternehmen drohen bis zu 20 Millionen Euro Geldbuße oder bis zu vier Prozent des gesamten weltweit erzielten Jahresumsatzes. "Das hohe Strafmaß hat einige Steine ins Rollen gebracht", sagt Vohwinkel. Jetzt müssten sich die Unternehmen zwangsweise mit dem Thema Datenschutz beschäftigen - obwohl viele Regelungen bereits Anfang der 1990er Jahre im Bundesdatenschutzgesetz festgelegt worden seien.

"Die neue Verordnung war überfällig, auch in der Immobilienbranche, die viele personenbezogene Daten verarbeitet." Frank Vohwinkel, VdW-Treuhand GmbH

Daten müssen sicher abgelegt werden

Mieternamen, Bankverbindungen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern: Sobald solche Daten beim Wohnungsunternehmen im Computer abgespeichert werden, greift die DSGVO. Die Verordnung sieht unter anderem vor, dass die Daten sicher abgelegt sein müssen. Die Mieter haben das Recht zu erfahren, was mit den Angaben geschieht. Sobald das Unternehmen die Daten nicht mehr benötigt, müssen sie unverzüglich gelöscht werden.

Ab zehn Mitarbeitern ist ein Datenschutzbeauftragter nötig

Alle Immobilienunternehmen, in denen mehr als zehn Mitarbeiter mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, benötigen deshalb einen eigenen Datenschutzbeauftragten. Bei weniger als zehn Mitarbeitern ist eine entsprechende Benennung freiwillig. Das bedeutet jedoch nicht, dass die Datenschutzanforderungen von kleineren Firmen in geringerem Umfang umgesetzt werden können: Die DSGVO gilt für alle Unternehmen gleich. Für kleine Immobilienfirmen sei dies durchaus eine Herausforderung, erklärte Frank Vohwinkel: Denn sie haben selten einen IT-Experten in den eigenen Reihen und müssen Know-how und Technik zukaufen - was auch finanziell eine Belastung sei.

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Schlagworte zum Thema:  Digitalisierung, Wohnungswirtschaft