Da die digitalisierten Unterlagen zumeist auch personenbezogene Daten enthalten, müssen die strengen gesetzlichen Anforderungen des Datenschutzes eingehalten werden. Bild: Corbis

Der Einsatz digitaler Technologien birgt rechtliche Risiken. Die muss man auch in der Immobilienverwaltung kennen. Lesen Sie, wie Verträge gestaltet sein sollten und welche datenschutzrechtlichen Vorgaben es bei Einbindung von Drittdienstleistern gibt.

Die Zukunft der Immobilienverwaltung ist digital. Ob Transaktions-, Asset, Property oder Facility Management: Digitale Transformationsprozesse ziehen sich durch alle Bereiche der Immobilienverwaltung.

So sind etwa bei der Kundenkommunikation schon heute viele Softwarelösungen auf dem Markt, welche die Wohnungswirtschaft bei Verwaltung und Vermietung von Immobilien unterstützen und komplexe Arbeitsprozesse vereinfachen. Mit ihrer Hilfe können Eigentümer und Mieter beispielsweise mittels dynamischer Onlineformulare direkt und in kürzester Zeit mit dem zuständigen Sachbearbeiter Kontakt aufnehmen und über individuell eingerichtete Online-Kundenportale wichtige Serviceangebote des Immobilienverwalters abrufen.

Verträge, Abrechnungen und andere Daten können dem Kunden zudem in einer elektronischen Dokumentenablage jederzeit abrufbereit zur Verfügung gestellt werden. Dies umfasst auch nebenkostenrelevante Informationen, die in Zeiten von "Smart Home" dank intelligenter Messsysteme (so genanntes Smart Metering) in Echtzeit erfasst und bereitgestellt werden können. Die Kunden erhalten hierdurch einen Überblick über ihren aktuellen Verbrauch an Gas, Wasser und Strom – und somit Unterstützung bei der Optimierung des eigenen Energieverbrauchs.

Elektronische Datenräume und Legal-Tech-Anwendungen 

Daneben spielt für das Immobilienunternehmen selbst auch die digitale Verwaltung von Dokumenten eine wichtige Rolle.

Mit der Digitalisierung von Verträgen, Gesellschaftsunterlagen, Grundbuchauszügen, öffentlich-rechtlichen Bescheiden, Finanzierungsunterlagen, technischen Gutachten und anderen grundstücksbezogenen Dokumenten wird ein standortunabhängiges, optimiertes, effizientes und reibungsloses Arbeiten gewährleistet.

Überfüllte, unübersichtliche, örtlich gebundene und verstaubte Aktenschränke werden dadurch überflüssig. Abgesehen von den offensichtlichen Vorteilen im Tagesgeschäft des Immobilienverwalters werden solche Systeme mittlerweile auch mit Blick auf Veräußerungen und die damit einhergehenden Due-Diligence-Prozesse eingesetzt.

Hier erleichtert die Digitalisierung und Einstellung der prüfungsrelevanten Unterlagen in einen elektronischen Datenraum nicht nur die Zugriffsmöglichkeit auf die Dokumente. Vielmehr können diese auch mittels spezieller Legal-Tech-Anwendung automatisiert ausgelesen, verglichen und bewertet werden, was eine erhebliche Zeit- und Kostenersparnis mit sich bringt.

Einbringung externer Dienstleister

Bei der Umsetzung und Implementierung von digitalen Immobilienverwaltungssystemen vertrauen Immobilienunternehmen zumeist auf die Unterstützung externer Dienstleister, da es ihnen häufig an den personellen und technischen Voraussetzungen fehlt. Neben dem Effizienzgewinn birgt die Einbindung Dritter beim Umgang mit Daten aber auch erhebliche Risiken – und zwar sowohl bezüglich personenbezogener Daten (zum Beispiel Mieterdaten) als auch anderer Unternehmensdaten.

Wer vertrauliche Informationen Dritten anvertraut, gibt immer auch ein Stück Kontrolle ab.

Um die hiermit verbundenen Gefahren einzugrenzen, bedarf es einer gut durchdachten Vertragsgestaltung. Mögliche Szenarien sind durchzuspielen, um einen umfassenden Schutz des Immobilienunternehmens zu gewährleisten.

Regelungen zur Mindestverfügbarkeit

Einer der wichtigsten zu regelnden Aspekte bei der Digitalisierung der Immobilienverwaltung ist die Verfügbarkeit von digitalisierten Unterlagen und Softwareanwendungen.

Diese kann in der Praxis durch technische Störungen oder Wartungsarbeiten erheblich beeinträchtigt werden. Insbesondere während der Abrechnungszeiträume oder im Rahmen von Due-Diligence-Prozessen kann dies zu spürbaren wirtschaftlichen Nachteilen führen. Aber auch im Bereich der digitalen Kommunikation entstehen Nachteile, etwa wenn Online-Anfragen der Kunden aufgrund eines IT-Ausfalls nicht oder nur mit erheblicher Verzögerung bearbeitet werden können.

Um dies zu verhindern, sollten in der vertraglichen Vereinbarung mit dem Drittdienstleister ausdrückliche Regelungen zur Mindestverfügbarkeit aufgenommen werden. Dies umfasst insbesondere Vorgaben darüber, wann, wie lange und mit welcher Vorankündigung Wartungsarbeiten an der IT-Infrastruktur durchgeführt werden dürfen. Für diese sollten primär Zeitfenster zur Verfügung stehen, die außerhalb der regelmäßigen Arbeitszeiten der Nutzer liegen, das heißt am Wochenende oder in den Nachtstunden.

Zudem sollte sichergestellt werden, dass ein technischer Kundendienst unterhalten wird, der rund um die Uhr erreichbar ist. Ferner sollten in die vertragliche Vereinbarung konkrete Rechtsfolgen für den Fall aufgenommen werden, dass die Mindestverfügbarkeitsparameter nicht eingehalten werden oder es anderweitig zu Störungen, Datenverlust oder Datenmissbrauch kommt.

Hier sind in der Regel klare Kündigungsmöglichkeiten, Zurückbehaltungsrechte, Vertragsstrafen oder auch Bonus/Malus-Regelungen auf der Ebene der Vergütung erforderlich. Wichtig ist auch, im Vertrag sicherzustellen, dass das Immobilienunternehmen notfalls das Dokumentenmanagement wieder an sich ziehen kann, zum Beispiel um hiermit einen anderen, hoffentlich zuverlässigeren Dienstleister zu betrauen.

Beachtung der datenschutzrechtlichen Vorgaben

Da die digitalisierten Unterlagen zumeist auch personenbezogene Daten enthalten, müssen bei der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der Unterlagen schließlich auch die strengen gesetzlichen Anforderungen des Datenschutzes eingehalten werden.

Geschieht dies nicht, drohen dem Immobilienunternehmen hohe Bußgelder und Unterlassungsverfügungen der zuständigen Datenaufsichtsbehörde. Wichtig ist hierbei, dass das Immobilienunternehmen nicht nur rechtlich für die personenbezogenen Daten verantwortlich bleibt, die der Dienstleister speichert und verarbeitet.

Zudem werden Pannen in der Regel auch auf das Immobilienunternehmen zurückfallen, dem damit dann unter Umständen erhebliche Reputationsschäden drohen. Gleichzeitig sind spezialisierte IT-Dienstleister oft jedenfalls in Teilbereichen besser ausgestattet, um aktuelle Standards zur sicheren Verschlüsselung, Speicherung und Zugriffssicherung von Daten zu gewährleisten.

Die Einbindung eines Dienstleisters bietet deshalb häufig auch die Chance, diesen zum Einsatz genau solcher aktuellen und effektiven Technologien zu verpflichten, über die das Immobilienunternehmen oft selbst nicht verfügt. Beim Vertragsschluss mit dem Dienstleister ist zwingend auch auf den Abschluss einer so genannten "Auftragsdatenverarbeitungsvereinbarung" zu achten, die eine vertrauensvolle Handhabung der  betroffenen Daten durch den Dienstleister gewährleistet.

Ferner ist sicherzustellen, dass die vom Dienstleister verarbeiteten Daten nur nach vorheriger Zustimmung des Immobilienunternehmens an Dritte weitergegeben und Datenlecks durch die Implementierung geeigneter technischer und organisatorischer Datensicherheitsmaßnahmen verhindert werden.

Darüber hinaus muss gegebenenfalls geregelt werden, dass die Betroffenen darüber unterrichtet werden, welche personenbezogenen Daten von ihnen wann, von wem, zu welchem Zweck und in welchem Umfang erhoben, gespeichert, verarbeitet und an Dritte weitergegeben werden. Schließlich sollte eine Anonymisierung oder Pseudonymisierung einzelner Datenbestände in Betracht gezogen werden, da dies die Auswertbarkeit und Nutzbarkeit der Daten erheblich erhöht.

Fazit: Verbindliche Konzepte sind nötig

Die "Digitale Immobilienverwaltung" gewinnt in der Praxis immer weiter an Bedeutung. Die Chancen, die sich durch die Digitalisierung ergeben, sind mannigfaltig, ziehen aber auch zahlreiche Risiken nach sich. Um diesen effektiv zu begegnen, müssen Immobilienunternehmen verbindliche (Vertrags-)Konzepte für die Einbindung von Dienstleistern entwickeln und die erforderlichen Schritte zur datenschutzkonformen Ausgestaltung der digitalen Anwendungen ergreifen. Andernfalls besteht die Gefahr, dass die Risiken die Chancen der digitalen Immobilienverwaltung überwiegen.

Schlagworte zum Thema:  Digitalisierung, Immobilienverwaltung, Datenschutz

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