16.10.2014 | Top-Thema Digital Real Estate

ERP: Das führende System in Zeiten von Mobilität, Cloud und Big Data

Kapitel
Digital Real Estate zu Zeiten der Cloud
Bild: Deutsche Telekom

Die Revolution hat längst begonnen. Die Digitalisierung durchdringt sämtliche Bereiche der Immobilienwirtschaft. Das Schlagwort von der Digital Real Estate wird mit Leben gefüllt.

Immobilieninvestitionen werden an virtuellen Gebäudemodellen durchgespielt und gerechnet, Transaktionen in digitalen Datenräumen abgewickelt, alle notwendigen Dokumente in virtuellen Data Rooms diskret ausgetauscht und dokumentiert. Immobilien werden auf Plattformen vermittelt, die mehr sind als reine Angebotsbörsen. Asset Manager nutzen Portfolio- und Risikomanagementprogramme für die Steuerung ihrer Bestände. Facility Manager setzen auf Computer Aided Facility Management (CAFM), um Gebäude zu verwalten und zu planen.

Digitale Unternehmensprozesse

Für Property Manager und Makler werden die Daten von Mietern und Käufern im Wettbewerb zum entscheidenden Baustein; Customer Relationship Management (CRM) und Social Media zum Muss. Ebenso wie die Integration sämtlicher Prozesse und Aufgaben in ein zentrales Enterprise Ressource Planing (ERP)-System. Trends wie Mobility, Apps, Cloud und Big Data spielen eine immer größere Rolle. Von der digitalen Mieterakte über das papierlose Büro bis hin zu kompletten Digitalarchiven werden Unternehmensprozesse komplett digitalisiert. Die Kommunikation zwischen Mietern, Interessenten, Eigentümer, Verwaltern, Betreiber und Dienstleistern erfolgt über digitale Marktplätze und nicht zuletzt die zunehmende Vernetzung über Social Media stellen Immobilienunternehmen vor immer größere Herausforderungen. Noch haben nicht alle Marktteilnehmer diese Trends und insbesondere die Chancen und die Gefahren, die sich daraus ergeben erkannt. Sie sollten sich schnellstens damit beschäftigen, um nicht den Anschluss zu verlieren.

 

Enterprise Ressource Planning 

Ohne integrierte Standardanwendungen wie Enterprise Ressource Planning (ERP)-Systeme sind diese Herausforderungen kaum zu bewältigen. Kein Wunder also, dass solche Programme in den Unternehmen auf dem Vormarsch sind. Eigenentwicklungen der Unternehmen oder gar die Immobilienverwaltung mit Excel sind zwar noch verbreitet im Einsatz. Spätestens bei der Bewältigung der Trends Mobilität, Cloud oder Big Data stoßen sie aber schnell an ihre Grenzen. Dass diese Programme Effizienz und Effektivität bei der Immobilienverwaltung steigern können, darf längst als bewiesen angesehen werden. Das Zauberwort der Anbieter lautet Integration. Unternehmen wie Aareon oder Haufe Lexware Real Estate bieten Programme, die den mobilen Datenaustausch beherrschen, ebenso wie die Verknüpfung mit Dienstleistern, die ihre Daten direkt in das ERP-System einspielen.

 

Mobile Wohnungsübergabe

Vorbei sind die Zeiten, in denen der Verwalter bei der Wohnungsübergabe mit Fotoapparat und Klemmbrett hantierte. Mit den entsprechenden Anwendungen für eine mobile Wohnungsübergabe lässt sich die Abnahme einer Wohnung oder eines Büros sicher, papier- und lückenlos dokumentieren und archivieren. Diese mobilen Apps beziehen die Daten direkt aus dem ERP-System. Änderungen werden ebenso zurückgespielt und stehen in Echtzeit zur Verfügung. Das verringert die Vorbereitungs- und Nachbereitungszeiten, da keine Daten mehr von Papier übertragen werden müssen. Die elektronische Datei lässt sich gleich weiterverarbeiten. So wird aus einem Übernahmeprotokoll gleich das Übergabeprotokoll für den nächsten Mieter.

 

Integration auch der Buchhaltung

So haben zum Beispiel bei Aareon die Mieter ein virtuelles Girokonto bei der Aarealbank, auf das sie ihre Miete überweisen. Das System ordnet die eingehenden Zahlungen den jeweiligen Mietern zu und verbucht das Geld im ERP-System. Eine händische Kontrolle ist nicht mehr notwendig. Entsprechendes gilt für die Betriebskostenabrechnung. Die Ableseunternehmen spielen die erhobenen Verbrauchsdaten direkt in das ERP-System ein. Die individuelle Nebenkostenabrechnung wird für jeden Mieter automatisch erstellt und verschickt.

Nach und nach lassen sich so zahlreiche Dienstleister mit dem ERP-System verbinden. Wo früher Handwerker Aufträge persönlich oder per Fax entgegennahmen, läuft heute von der Ausschreibung bis zur Rechnungsstellung alles digital ab. Werden Mängel oder Schäden bei einer Wohnungsabnahme oder im Rahmen der Verkehrssicherung festgestellt, kann der Verwalter vor Ort über das Mobiltelefon oder Tablet einen Reparaturauftrag auslösen, der sogleich im ERP-System angelegt wird. Nach geleisteter Arbeit melden die Dienstleister auf elektronischem Wege Vollzug und nach der Abnahme werden Rechnung und Überweisung im System angestoßen.

 

Datensicherheit

Das Interesse der Dienstleister ist groß, viele Immobilien- und Wohnungsunternehmen beobachten die Entwicklung jedoch noch etwas vorsichtig. Insbesondere für die IT-Verantwortlichen in den Unternehmen stellt sich die Frage nach der Sicherheit der Daten. Zumal die großen Anbieter immer öfter damit werden, die Daten in der ominösen „Cloud“ zu lagern. Hier ist Aufklärungsarbeit notwendig. Schließlich werden Mieter-, Konto- oder Vertragsdaten keineswegs irgendwo im nebulösen Internet abgelegt. Vielmehr unterhalten die Anbieter selber oder über zertifizierte Dienstleister gut gesicherte Rechenzentren. Zumal viele Funktionen, wie die mobile Wohnungsübergabe oder Schadenserfassungen, zumeist als Einzelprozesse an das eigentliche ERP-System angedockt sind. Die originären ERP-Funktionen wie die Buchhaltung findet in der Regel weiterhin im Unternehmen statt.

Schlagworte zum Thema:  ERP-Software, IT-System, Immobilienwirtschaft, Buchhaltung, Digital Real Estate, Immobilien-Software

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