23.03.2015 | Faktencheck

Die Suche nach dem geeigneten CRM-Anbieter

Ein Faktencheck erleichtert die Suche nach der richtigen Software
Bild: iStockphoto

Auf der Suche nach der richtigen Immobilien-Software kann eine Checkliste helfen, den geeigneten CRM-Anbieter zu finden, der dem jeweiligen Unternehmen am besten gerecht wird. Was soll, was muss die Software leisten? Ab einer bestimmten Unternehmensgröße und bei individuellen Anforderungen wird aus der Checkliste ein Pflichtenheft.

Die hier angeführten Features sind Beispiele, die von Unternehmen zu Unternehmen variieren können. Neben Adressdaten geht es um relevante Datenflüsse zu den jeweiligen Immobilien, egal ob Miet- oder Kaufobjekte. 

Checkliste Adressdaten

  • Hinterlegung von Adressdatensätzen (Unternehmen, Einzelpersonen, Ehepaare, sonstige Personengemeinschaften)
  • Kategorisierung nach (mindestens) Interessenten, Anbietern, Kooperationspartnern, Sonstige
  • Zuordnung des Adressdatensatzes zu einem Mitarbeiter des Unternehmens
  • Vergabe eindeutiger Adress-IDs
  • Suchmöglichkeit nach Adressen nach Zugehörigkeit zu Vertriebsbüro
  • Hinterlegungsmöglichkeit der Kontaktquelle (IS24/Zeitungswerbung/Liste erweiterbar) bei Anbietern und Interessenten
  • Klassifikation des Adressdatensatzes (z.B. Insolvenzverwalter, Bauträger, Kapitalanleger)
  • Hinterlegung von Suchkriterien

Checkliste Objektdaten

  • Bereitstellung aller Felder für OpenImmo-Standard (stets aktuellste Version) sowie IS24-Schnittstelle
  • Abbildung der Vertragsarten Kauf, Versteigerung, Miete
  • Abbildung von Paketverkäufen
  • Abbildung von Bauträgermaßnahmen (Auslesbarkeit zusammengefasster Daten)
  • Zuordnung der Immobilie zu einem Mitarbeiter des Unternehmens
  • Suchmöglichkeit nach Immobilien nach Zugehörigkeit (Vertriebsbüro)
  • Hinterlegung von Daten zum Vertriebsauftrag (Anbieter, abweichender Auftraggeber (NPL-Fälle), akquirierender Mitarbeiter, Zubringer, Auftragsart, Startdatum Vertriebsauftrag, Enddatum Vertriebsauftrag, Auftragswert, Provisionshöhe Innenprovision)
  • Hinterlegung von Grundbuchdaten, von Fotos, Videos etc.
  • Ergänzungsmöglichkeit der Textfelder für zusätzliche, für das Exposé benötigte Textfelder
  • Autoerkennung von quer- bzw. hochformatigen Fotos, hilfsweise Kenntlichmachung des Fotoformates zur Sortierung im Exposé
  • Sortierfunktion für Fotos
  • Auswahlmöglichkeit der Fotoveröffentlichung (Internet/Exposé/keine Veröffentlichung)
  • Hinterlegbarkeit von Videos
  • Hinterlegung von Dateien im Objektdatensatz (via E-Mail versendbar)
  • Auswahlmöglichkeit der Dateiveröffentlichung (Immobilienportale)
  • Veröffentlichungsoptionen für die Portalveröffentlichung der Immobilie (nach Portalen getrennt)
  • Übertragungsmöglichkeit auch zur Börse bei IS24 (separat selektierbar)
  • Abgleichmöglichkeit mit hinterlegten Gesuchinformationen
  • Automatische Hinterlegung von Interessenten mit Ereignissen im Zusammenhang mit dem Objekt
  • Exportierbarkeit dieser Interessentenliste in Dokumente
  • Historisierung aller manuellen und systemseitigen Ereignisse in Verbindung mit dem Adressdatensatz (Berücksichtigung der Vorschriften zu Aufbewahrungsfristen)
  • Exportmöglichkeit aller Objektinformationen im Excel-Format
  • Abfragemöglichkeit aller Objektinformationen über „Word-Platzhalter“
  • Exposéerstellung über standardisierte Exposévorlage; Ausgabe von Fotos erfolgt dekomprimiert
  • Exposéversand im PDF-Format
  • Speichern individuell zusammengestellter Objektlisten

Abrechnungserstellung

  • Erstellung von Abrechnungsdokumenten mit Eintragung der Mitarbeiterprovision in Prozent der Gesamtnettoprovision und als Betrag in Euro (mehrere provisionsberechtigte Mitarbeiter möglich) und der externen Provisionsberechtigten (Kooperationspartner)
  • Auch Berechnung einer Bruttoprovision aus einer Nettocourtage
  • Bezugnahme auf Kostenstelle der verschiedenen Büros
  • Hinterlegung der Abrechnungsergebnisse im System (nicht nur Berechnung im Rechnungsdokument)
  • Historisierung aller Ereignisse im Zusammenhang mit einer Abrechnung (Berücksichtigung der Vorschriften zu Aufbewahrungsfristen)

Aktuelle Features

  • Es ist von großem Vorteil, wenn die favorisierte Software auf aktuelle Marktänderungen eingeht. Zum jetzigen Zeitpunkt sollte man also darauf achten, ob die nötigen Feldarten für den Energieausweis zur Verfügung stehen, bei Cloud-Lösungen aktuelle rechtssichere und regelmäßig upgedatete Verträge integriert sind, die Widerrufserklärung beachtet ist, etc.
  • Darüber hinaus sind Tools zur Einkaufsunterstützung sinnvoll, ebenso wie
  • Objekttracking-Funktionen und eine
  • MLS-Fähigkeit, um sich mit anderen Maklern auf Basis ihrer Objekte zu vernetzen.

Schlagworte zum Thema:  Immobiliendienstleister

Aktuell

Meistgelesen