Der Dachverband Deutscher Immobilienverwalter (DDIV) will den Digitalisierungsprozess aktiv vorantreiben und hat dazu im vergangenen Jahr die Arbeitsgruppe Innovation & Digitalisierung gegründet. Zunächst bestand diese nur aus Immobilienverwaltern, später wurden Dienstleister mit ins Boot geholt, um die Diskussion auf eine weitere Ebene zu heben. Ein Blick hinter die Kulissen des Arbeitsprozesses.

"Verwalter und Dienstleister sind beim Thema Digitalisierung ständig auf der Suche nach Antworten, die es heute noch nicht gibt. Wir wollen mit der Arbeitsgruppe eine Plattform bieten, die auf diese Antworten hinarbeitet", erklärt DDIV-Geschäftsführer Martin Kaßler die Motivation für die Gründung der AG Innovation & Digitalisierung.

Unter anderem würden die Bereiche Abrechnung, Archivierung, Controlling, Kommunikation und Ticketsysteme angeschaut, auch im Kontext von Datenplattformen oder verbindlichen Standards.

Entlastungen und neue Arbeitsfelder

„Als Branche wollen wir die Entwicklung mitbestimmen“, erläutert Kaßler die wichtigsten Ziele der AG. Letztlich gehe es um Prozessoptimierung und automatisierte Prozesse in der Verwaltung. Realistisch betrachtet werde der Branche künftig noch mehr als bisher Fachpersonal fehlen. Also müssten die Verwalter schauen, wie sie mithilfe der Digitalisierung Prozesse aufsetzten, die in mehrfacher Hinsicht die Verwaltungen entlasteten.

"Wenn es dann noch gelingen kann, neue Tätigkeitsfelder für die Branche zu entdecken, bei gleichzeitiger Optimierung der Vergütungsstrukturen, dann sind wir auf dem richtigen Pfad." (DDIV-Geschäftsführer Martin Kaßler)

Es dürfe nicht sein, so der DDIV-Geschäftsführer, dass "wir uns, wie in der Vergangenheit zu oft passiert, bestimmte Produkte aufzwingen lassen".

Gegenseitiges Vertrauen schaffen

Zu Beginn der Arbeit war es dem Verband vor allem wichtig, in der Arbeitsgruppe gegenseitiges Vertrauen zu schaffen.

"Wir müssen uns davon lösen, dass es unterschiedliche Ziele gibt", sagt Kaßler. Stattdessen sollte es um die Entwicklung von Produkten gehen, die sowohl den Entwickler und Anbieter, aber auch den Anwender gleichermaßen entlasten. "Je besser beide Gruppen vor der Produktreife harmonieren, umso größer der Erfolg aller Beteiligten", sagt Kaßler.

Die größte Schwierigkeit im Digitalisierungsprozess sei die Zeit, meint Kaßler: "Sie rennt uns davon und wir hinterher." Ein Problem sei aber auch die Vielfalt an Möglichkeiten, die es im Vorfeld zu prüfen gelte. "Und eines darf auch nicht vergessen werden: Wir sind nur der Impulsgeber. Ein fertiges digitales Produkt, das den Vorstellungen der Branche entspricht, ist Aufgabe der Dienstleister", so der DDIV-Geschäftsführer.

Er sei zuversichtlich, dass durch die gemeinsame Arbeit in der Arbeitsgruppe "die Erkenntnis reift, dass wir nur gemeinsam eine Chance haben, künftig erfolgreich am Markt zu sein – jeder nach seinen Fähigkeiten".

Entwickler lernen Arbeitsabläufe kennen

In dieser Woche hat der DDIV zu einer AG-Sitzung eingeladen. Teilgenommen hat auch Dr. Sebastian Schmitt, Mitglied der Bereichsleitung Beratung und Vertrieb der Haufe Group.

Er hält die Treffen zwischen dem Verband und den Lösungsanbietern für eine wichtige Plattform. Unter anderem gehe es darum, ein besseres Schnittstellenmanagement zu entwickeln, da die komfortable und unkomplizierte Anbindung von Partnerlösungen eine große Bedeutung für einen schlanken, digitalen Prozess in der täglichen Verwalter-Praxis habe. Für Haufe sei der Austausch spannend und erkenntnisreich, so Schmitt, um mit den gesammelten Input Lösungen noch optimaler an die Arbeit in einer Immobilienverwaltung anpassen zu können.

"Umgekehrt denke ich, dass wir auch aufgrund unseres eigenen Wandels vom früheren klassischen Verlag zum ganzheitlichen Software-, Weiterbildungs- und Fachwissenanbieter einige Denkanstöße geben können, wie Prozesse sinnvoll verschlankt oder beschleunigt werden können." (Dr. Sebastian Schmitt, Mitglied der Bereichsleitung Beratung und Vertrieb der Haufe Group)

Auch er persönlich könne sein Hintergrundwissen über die Herausforderungen der Digitalisierung, vor denen Immobilienverwalter stehen, vertiefen und gemeinsam mit anderen Partnern aus der Branche Ideen für weitere Verbesserungen entwickeln.

Digitalisierung zur Chefsache machen

Schmitt meint, dass "die Digitalisierung an sich kein Selbstzweck ist, sondern am Ende des Tages ein Nutzwert für die Unternehmen stehen muss". Den Immobilienverwaltungen rät er, beim Weg in die Zukunft nicht die Schwierigkeiten in den Fokus ihrer Betrachtungen zu nehmen.

"Ganz klar, es fehlt oftmals an Zeit, dem notwendigen Know-How oder dem geeigneten Personal, und da ist auch die Angst vor vermeintlich enormen Investitionen. Aber ein Nicht-Handeln kostet mittelfristig deutlich mehr." (Dr. Sebastian Schmitt)

Ganz wichtig sei, so Schmitt, dass die Unternehmen die Digitalisierung als Handlungsfeld identifizierten und zur Chefsache machten. Haufe berate Immobilienverwaltungen auf ihrem Weg in die digitale Zukunft, setze dabei aber bewusst nicht auf ein einziges System oder auf eine Ein-Produkt-Strategie, sondern biete dem Kunden die passende Lösung je nach individuellem Digitalisierungsgrad und persönlichem Digitalisierungspfad.

Durch die Optimierung der internen Abläufe könnten Immobilienverwaltungen an anderen Stellen zusätzliche Kapazitäten erhalten, die sie gewinnbringend für die Arbeit an und mit den Eigentümern und Mietern einsetzen könnten, so Schmitt. So stärken sie wiederum ihre Servicequalität und könnten sogar weitere, neue Dienstleistungen anbieten.

Personal auf dem Weg in die Zukunft mitnehmen

"Aus meiner Sicht ist einer der großen Nutzen der Digitalisierung das Schaffen von Freiräumen." (Dr. Sebastian Schmitt)

Zudem würden durch die Digitalisierung von Arbeitsabläufen und durch neue mobile Lösungen auch flexiblere Arbeitszeit- und Arbeitsplatzmodelle umsetzbar, sagt Schmitt.

Die Möglichkeiten für Arbeit aus dem Home Office heraus weiteten sich aus. Diese Optionen zumindest anbieten zu können, werde im Wettbewerb um fähiges Personal immer wichtiger, meint Schmitt. Gleichzeitig müssten Unternehmen darauf achten, ihr angestammtes Personal auf dem Weg in das digitale Zeitalter mitzunehmen. Denn diese Mitarbeiter seien wertvolle Wissensträger, deren Fachkompetenz gerade für kleinere Immobilienverwaltungen enorm wichtig sei.

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