Wichtige Änderungen durch d... / 3.1 Verfahrensverzeichnisse

Personenbezogene Daten

Nach neuem Recht haben künftig die "Verantwortlichen" ein schriftliches oder elektronisches Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten (VVT) personenbezogener Daten im Unternehmen zu führen. Nach Art. 30 Abs. 5 DSGVO haben Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitern kein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten zu führen, sofern keine besonders schutzwürdigen personenbezogenen Daten (z. B. Daten zur Religion) verarbeitet werden. Im Rahmen der Lohn- und Gehaltsabrechnung oder bei Gewinnausschüttungen an natürliche Personen werden wegen des Kirchensteuerabzugs Religionsdaten verarbeitet, sodass diese Vereinfachungsregelung in Deutschland nur in seltenen Fällen greifen wird. Der Betroffene hat keinen Anspruch darauf, dass ihm die Verarbeitungsübersicht ausgehändigt wird, wohl aber die Aufsichtsbehörde.

Rechenschaftspflicht

Geschäftsführungsorgan verantwortlich

Selbst wenn keine Verpflichtung zur Führung der Verarbeitungsverzeichnisse bestehen sollte, kann es sinnvoll sein, das Verarbeitungsverzeichnis zu führen. Das Geschäftsführungsorgan des Wohnungsunternehmens muss die Einhaltung der Grundsätze der Verarbeitung personenbezogener Daten und die getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen gegenüber der Aufsichtsbehörde jederzeit nachweisen können (Rechenschaftspflicht).

Beweislastumkehr

Die Rechenschaftspflicht führt zu einer Beweislastumkehr. Wird dem Unternehmen durch die Aufsichtsbehörde oder Betroffenen vorgehalten, gegen Datenschutzregeln verstoßen zu haben, muss sich das Unternehmen entlasten. Dies setzt voraus, dass eine Dokumentation vorgelegt werden kann.

Datenschutz-Dokumentation

Sinnvoll ist es, eine Datenschutz-Dokumentation mit folgendem Inhalt vorzuhalten:

  • die technisch-organisatorischen Maßnahmen,
  • die Verarbeitungsübersichten,
  • Angaben zur Auftragsverarbeitung.
 

Hinweis

Muster zu Datenschutz-Dokumentationen

Zu den Datenschutz-Dokumentationen bieten sich folgende Mustervorlagen an:

Dokumentation zu technisch-organisatorischen Maßnahmen

Dokumentation zu Verarbeitungsübersichten

Angaben zur Auftragsverarbeitung

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