Aufbewahrung/Archivierung

Was den Nachweis bzw. die Kontrolle der Weiterbildung des Verwalters und seiner Mitarbeiter betrifft, trifft den Verwalter zunächst nur die Pflicht zum Sammeln und Archivieren von Teilnahmebestätigungen und Fortbildungszertifikaten. Der Behörde gegenüber muss er nicht aktiv werden. Ursprünglich war vorgesehen, dass die Fortbildungsverpflichteten von sich aus zu einem bestimmten Stichtag ihre Fortbildung nachweisen müssen. Hiervon war man schließlich abgerückt, weil die Behörden zum Stichtag mit Nachweisen überflutet würden.

Die Nachweise und Unterlagen über Weiterbildungsmaßnahmen müssen gemäß § 15b Abs. 2 Satz 3 MaBV 5 Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt stets am Ende des Kalenderjahrs, in dem die Weiterbildungsmaßnahme durchgeführt wurde.

 
Praxis-Beispiel

Aufbewahrungsfrist

Der Verwalter absolviert am 14.5.2021 eine Weiterbildungsmaßnahme. Seine Teilnahmebestätigung muss er bis 31.12.2026 aufbewahren, da die Aufbewahrungsfrist mit dem 31.12.2021 zu laufen beginnt.

Aufbewahrt werden müssen die Unterlagen auf einem dauerhaftem Datenträger in den Geschäftsräumen des Verwalters. Relevante dauerhafte Datenträger sind insoweit

  • Papier,
  • USB-Sticks,
  • CD-ROMs,
  • DVDs,
  • E-Mails,
  • Speicherkarten und
  • Computerfestplatten.
 

Bußgeld droht

Ein Bußgeld von bis zu 5.000 EUR droht nach § 18 Abs. 1 Nr. 11 MaBV i. V. m. § 144 Abs. 2 Nr. 6 GewO dann, wenn die Aufbewahrungsfrist missachtet wird.

Kontrolle

Die Kontrolle selbst erfolgt dann auf Initiative der Behörde. Diese kann nach § 15 Abs. 3 Satz 1 MaBV anordnen, dass die Verwalter eine unentgeltliche Erklärung über die von ihnen und ihren weiterbildungsverpflichteten Mitarbeitern absolvierten Weiterbildungsmaßnahmen abgeben. Die Erklärung hat unentgeltlich zu erfolgen. Der Verwalter kann also für den hiermit verbundenen Arbeitsaufwand der Behörde nichts in Rechnung stellen. Der Verwalter wird allerdings auch nicht damit rechnen müssen, einen Gebührenbescheid bezüglich der von der Behörde vorgenommenen Überprüfung zu bekommen, obwohl das gesetzlich nicht ausdrücklich geregelt ist.

Die Erklärung muss den Inhalt nach dem Muster der Anlage 3 zur MaBV haben und die Erfüllung der Weiterbildungspflicht in den vorangegangenen 3 Kalenderjahren dokumentieren. Die Erklärung muss vom weiterbildungsverpflichteten Verwalter und seinen weiterbildungsverpflichteten Mitarbeitern abgegeben werden. Auch die weiterbildungsverpflichteten Mitarbeiter füllen also die Anlage 3 aus oder geben eine ihr inhaltlich entsprechende Erklärung ab. Da die Erklärung elektronisch erfolgen kann, genügt eine entsprechende E-Mail an die Behörde, der als Anhang das ausgefüllte Formular beigefügt wird.

 

Musterschreiben: Erklärung über die Erfüllung der Weiterbildungsverpflichtung nach MaBV[1]

 
Erklärung über die Erfüllung der Weiterbildungsverpflichtung nach § 34c Absatz 2a GewO i. V. m. § 15b Absatz 1 MaBV

für den Zeitraum ______________

_________________________________________________

Name, Vorname, ggf. Unternehmensbezeichnung des Gewerbetreibenden

_________________________________________________

Bei juristischen Personen: Name, Vorname des gesetzlichen Vertreters

_________________________________________________

Straße, Hausnummer

_________________________________________________

PLZ, Ort

_________________________________________________

Telefon*), Fax*), E-Mail*)

Weiterbildungsmaßnahme(n)

 
Bezeichnung der Weiterbildungsmaßnahme ____________________________
Datum ______________
Inhalt ____________________________
Umfang (Zeitstunden) ____________________________
Weiterbildungsanbieter ____________________________

Ich bestätige, dass die nach § 34c Abs. 2a GewO bestehende Verpflichtung zur Weiterbildung eingehalten worden ist.

 
_______________________ _______________________
Ort, Datum Unterschrift des Gewerbetreibenden

*) Angaben sind freiwillig.

 

Wichtig: Angaben der Teilnahmebestätigung prüfen

Um den Nachweis der Teilnahme an einer Weiterbildungsmaßnahme führen zu können, müssen Teilnahmebestätigung bzw. Teilnahmezertifikat also folgende Angaben enthalten:

  • Weiterbildungsumfang in Zeitstunden
  • Vor- und Nachname des Teilnehmers
  • Datum der Weiterbildungsmaßnahme
  • Inhalte der Weiterbildungsmaßnahme
  • Adresse und Kontaktdaten des Weiterbildungsanbieters

Diese Angaben sind deshalb erforderlich, weil der Erklärung nach § 15b Abs. 3 MaBV keine Nachweise und keine Zertifikate beigefügt werden. Die Kontrolle erfolgt seitens der Behörde über eine Auskunft gemäß § 29 Abs. 1 GewO. Hiernach sind der Behörde auf Anforderung weitere Auskünfte und insbesondere Nachweise zu erteilen, also auch Teilnahmebestätigungen oder Teilnehmerzertifikate zu übermitteln.

Die behördliche Anordnung über die Vorlage der Erklärung in der Form der Anlage 3 ist im Übrigen an keinen bestimmten Stichtag gebunden, kann also jederzeit nach Ablauf des ersten 3-Jahres-Zyklus' ab 2.1.2021 drohen. Wie bereits erwähnt, soll die Erklärung alle weiterbildungspflichtigen Beschäftigten umfassen, also auch mittlerweile bereits aus dem Unternehmen ausgeschiede...

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