WEMoG: Beschlussfassung – Beschlussfähigkeit, Umlaufverf ... / 3.2.6 Fortlaufende Nummerierung/Reihenfolge der Einträge

Die Eintragungen in die Beschluss-Sammlung haben gemäß § 24 Abs. 7 Satz 3 WEG nacheinander mit fortlaufender Nummerierung zu erfolgen.

Praxis-Beispiel

Fortlaufende Nummerierung

Für den Fall, dass der Vorverwalter keine Beschluss-Sammlung geführt haben sollte, folgendes Beispiel: In der Wohnungseigentümerversammlung vom 25. Juli 2021 werden 14 Beschlüsse gefasst. Am 30. Juli 2021 wird dem Verwalter die gerichtliche Entscheidung über die Verurteilung eines Wohnungseigentümers zur Zahlung rückständiger Hausgelder zugestellt. Aufgrund von Liquiditätsengpässen der Gemeinschaft beruft der Verwalter am 29. September 2021 eine außerordentliche Wohnungseigentümerversammlung ein, in der die Wohnungseigentümer die Bildung einer entsprechenden Liquiditätsumlage beschließen.

Die in der Eigentümerversammlung am 25. Juli 2021 gefassten Beschlüsse sind ihrer Reihenfolge nach als laufende Nummern 1 bis 14 einzutragen. Der Tenor der am 30. Juli 2021 zugestellten Entscheidung ist als laufende Nummer 15 einzutragen. Der Beschluss über die Liquiditätsumlage anlässlich der außerordentlichen Wohnungseigentümerversammlung vom 29. September 2021 ist als laufende Nummer 16 einzutragen.

Ordnung nach Sachgebieten

Alternativ können die Eintragungen auch nach Sachgebieten geordnet erfolgen. Zu denken ist an folgende Sachgebiete:

• Finanzverwaltung (Jahresabrechnungen/Wirtschaftspläne/Sonderumlagen)
• Kostenverteilung
• Instandhaltung und Instandsetzung
• bauliche Veränderungen

Da jedoch die fortlaufende Nummerierung eingetragener Beschlüsse als Indiz für die Vollständigkeit der Sammlung erforderlich ist, kann nicht jeweils innerhalb eines Sachgebiets fortlaufend nummeriert werden. Es ist vielmehr auch bei einer nach Sachgebieten geführten Beschluss-Sammlung "historisch" zu nummerieren.

Praxis-Beispiel

Ordnung nach Sachgebieten

Wegen der Größe der Eigentümergemeinschaft und der Vielzahl der zu fassenden Beschlüsse, führt der Verwalter die Beschluss-Sammlung nach Sachgebieten geordnet. Die Beschlüsse über die Jahresabrechnungen werden dabei in die Rubrik "Finanzverwaltung" eingetragen, diejenigen über bauliche Veränderungen in die Rubrik "Bauliche Veränderungen". Der Beschluss über die Jahresabrechnung der Wirtschaftsperiode 2020 ist unter der fortlaufenden Nummer 25 als letzter Beschluss in die Rubrik "Finanzverwaltung" eingetragen. In der Wohnungseigentümerversammlung erfolgte noch eine Beschlussfassung über eine bauliche Veränderung, die der Verwalter als laufende Nummer 26 in die Rubrik "Bauliche Veränderungen" eingetragen hat. Gerichtliche Entscheidungen sind in der Folgezeit nicht ergangen, Beschlüsse im schriftlichen Verfahren wurden ebenfalls nicht mehr gefasst.

Vorausgesetzt, der Verwalter sei aufgrund des Minderheitenquorums gemäß § 24 Abs. 2 WEG wegen einer gewünschten baulichen Veränderung gezwungen, eine außerordentliche Eigentümerversammlung einzuberufen und würde die Gelegenheit zur Beschlussfassung über die bereits gefertigte Jahresgesamtabrechnung 2020 samt zugehöriger Einzelabrechnungen nutzen, könnten in der Eigentümerversammlung 2 Beschlüsse gefasst werden: zu TOP 1 der Beschluss über die bauliche Veränderung und zu TOP 2 der Beschluss über die Genehmigung der Jahresgesamtabrechnung sowie der zugehörigen Einzelabrechnungen. In die Rubrik "Finanzverwaltung" wäre der zeitlich der Beschlussfassung über die bauliche Veränderung nachfolgende Beschluss über die Jahresabrechnung nicht als fortlaufende Nummer 26 einzutragen, sondern entsprechend der "historischen" Reihenfolge als Nummer 28. Der Beschluss über die bauliche Veränderung wäre in die Rubrik "Bauliche Veränderungen" als laufende Nummer 27 einzutragen.

Fortlaufende Nummerierung zulässig?

Da eine nach Sachgebieten geordnete Beschluss-Sammlung insbesondere in Großanlagen vorteilhaft sein dürfte, könnte die einzuhaltende, rein "historisch" fortlaufende Nummerierung für allerlei Verwirrung sorgen. Es mag unterstellt werden, dass dies dem Gesetzgeber bei Erlass des Reformgesetzes im Jahr 2007 nicht bewusst war und die Rechtsprechung auch eine fortlaufende Nummerierung innerhalb der einzelnen Sachgebiete zulässt. Einschlägige Rechtsprechung zu dieser Thematik ist allerdings noch nicht ergangen.