Beim Betrieb einer Heizungsanlage mit Kohle oder Holzpellets ist der Verbrauch wie beim Heizöl zu ermitteln: Anfangsbestand zuzüglich Zukäufe abzüglich des Endbestands. Zumeist sind zwar die im Abrechnungszeitraum eingekauften Mengen nach Gewicht bekannt, nicht aber der jeweilige Anfangs- oder Endbestand. Hier bleibt dem Gebäudeeigentümer nur die Schätzung anhand der in vergangenen Abrechnungsperioden üblicherweise verbrauchten Mengen.[1] Der Vermieter muss auch den Pelletbestand im Lager bestimmen. Die einfachste Methode ist dabei die Gewichtsmessung, zumindest für aufgeständerte Silos. Die Füllmenge kann auch mit Markierungen ermittelt werden.[2]
Stellt der Vermieter Holz aus seinem eigenen Bestand zur Verfügung, darf er dafür nur den Preis ansetzen, der marktüblich ist und in dieser Höhe auch entstanden wäre, wenn ein Fremdlieferant das Holz zur Verfügung gestellt hätte.[3] Die fiktiven Kosten für eingespartes Heizöl darf der Vermieter nicht ansetzen.[4]
Berücksichtigung von Mengenrabatt, Preisnachlass, Vorzugspreis etc.
Der Vermieter muss immer die tatsächlich entstandenen Kosten ansetzen. Das heißt, dass auch Mengenrabatte oder Preisnachlässe zugunsten der Mieter/Nutzer zu berücksichtigen sind. Das gilt jedoch nicht für Vorzugspreise aufgrund besonderer persönlicher Eigenschaften, die dem Vermieter etwa als Arbeitnehmer des Lieferanten zustehen.[5]
Grundsätzlich hat der Vermieter beim Einkauf das Gebot der Wirtschaftlichkeit zu wahren. Jedoch ist es seine Sache zu entscheiden, zu welchem Zeitpunkt und bei wem er die Brennstoffe einkauft. Er muss nicht in jedem Fall den preisgünstigsten Lieferanten herausfinden und beauftragen. Jedoch dürfen seine Ausgaben die üblichen Kosten nicht um mehr als 6 % überschreiten.[6]
Nicht zu den umlagefähigen Brennstoffkosten gehören die eigene Arbeitsleistung für die Beschaffung der Brennstoffe[7], eventuelle Zinsverluste durch die Bevorschussung des Kaufpreises[8], die Kosten der Lagerhaltung sowie die Miete des Öltanks, dessen Austausch und Reparatur.[9]
Ob der Vermieter die Trinkgelder für den Lieferanten ansetzen darf, ist umstritten.[10] Selbst wenn die Zahlung als ortsüblich anzusehen ist, wird er die Ausgaben in aller Regel nicht belegen können. Die Kosten für das Trockenheizen eines Neubaus darf er nicht ansetzen, da diese nicht laufend, sondern einmalig entstehen.[11] Die Anfahrkosten umfassen auch das eventuell notwendige manuelle oder maschinelle Verbringen fester Brennstoffe in den Lagerraum. Zu den Kosten der Öllieferung gehören nur solche Kosten, die von dem Heizöllieferanten in Rechnung gestellt werden, nicht dagegen die Kosten der Überwachung der Öllieferung.[12]
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