Übersicht: Dokumente zum ne... / 4 Mustervorlagen zum neuen Datenschutzrecht speziell für Wohnungs- und Immobilienunternehmen
 
Muster-/Vorlagentitel Kurzzusammenfassung
Datenschutz: Allgemeines Verfahrensverzeichnis für Wohnungsunternehmen Nach neuem Recht haben künftig die "Verantwortlichen", also Geschäftsführer und Vorstände, ein schriftliches oder elektronisches Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten (VVT) personenbezogener Daten im Unternehmen zu führen.
Datenschutz: Verfahrensverzeichnis eines Wohnungsunternehmens für den Beschäftigtenschutz Als Teil der Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO ist ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten zu führen. Dieses Verzeichnis betrifft alle automatisierten und nichtautomatisierten Verarbeitungen personenbezogener Daten. Das hier angebotene Muster stellt ein Verfahrensverzeichnis für den Beschäftigtendatenschutz zur Verfügung.
Bestellung eines Datenschutzbeauftragten im Wohnungsunternehmen Eine nichtöffentliche Stelle hat dann einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen, wenn in der Regel mindestens 10 Personen ständig mit der automatischen Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Dies gilt unabhängig von Umfang und Inhalt der Tätigkeit. Es zählt allein die Anzahl, der mit der Datenverarbeitung beschäftigten Personen. Dieses Muster enthält eine Bestellung zum Datenschutzbeauftragten eines Wohnungsunternehmens.
Datenschutz: Dokumentation der technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs) im Wohnungsunternehmen Der Verantwortliche bzw. Datenschutzbeauftragte hat die erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs) zu treffen, um bei der Verarbeitung personenbezogener Daten ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten. Dieses Muster enthält eine mögliche Dokumentation dieser Maßnahmen.
Verpflichtungserklärung und Merkblatt zur Wahrung des Datengeheimnisses der Beschäftigten im Wohnungsunternehmen Wohnungsunternehmen haben geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen und auch nachzuweisen, dass die Verarbeitung gemäß DSGVO erfolgt. Zur Erfüllung der Nachweispflichten ist es deshalb zu empfehlen, die Mitarbeiter schriftlich auf das Datengeheimnis zu verpflichten. In der Praxis erfolgt die Verpflichtung i. d. R. durch eine Zusatzregelung bzw. Anlage zum Arbeitsvertrag, wie sie dieses Muster enthält.
Datenschutz: Dokumentierte Weisung an den Auftragsverarbeiter Liegt eine Auftragsverarbeitung i. S. d. DSGVO vor, wird der Auftragsverarbeiter nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen handeln. Diese Weisung umfasst dabei die Beschreibung des Umfangs/Gegenstands der Dienstleistung, die Dauer des Auftragsverhältnisses und die Verpflichtung des Auftragnehmers, den Auftraggeber darauf hinzuweisen, wenn nach Auffassung des Auftragnehmers die Weisung gegen das Datenschutzrecht verstößt. Dieses Muster kann als eine solche Weisung verwendet werden.
Datenschutz: Checkliste zu Prüfung und Dokumentation der Auftragsverarbeitung Hat das Wohnungsunternehmen einen Auftragsverarbeiter mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beauftragt, sollte dessen Tätigkeit regelmäßig geprüft und dokumentiert werden. Zur Prüfung und Dokumentation empfiehlt sich die Verwendung einer Checkliste. Mit dieser kann einerseits dokumentiert werden, dass die Geeignetheit des Auftragnehmers vorab geprüft worden ist und die vertraglichen Vereinbarungen die gesetzlich geforderten Vertragsbestandteile enthalten.
Datenschutz: Dokumentation der allgemeinen Informationspflichten in Wohnungsunternehmen Mit diesem Muster können Wohnungsunternehmen die sie treffenden und einzuhaltenden Informationen bei der Erhebung personenbezogener Daten dokumentieren. Es handelt sich dabei um die Informationspflichten gem. Art. 13 Abs. 1 DSGVO (= mitzuteilende Informationen) und Art. 13. Abs. 2 DSGVO (= zur Verfügung zu stellende Informationen).
Datenschutz: Dokumentation der Informationspflicht bei Beschäftigungsverhältnissen in Wohnungsunternehmen Mit diesem Muster können Wohnungsunternehmen die sie treffenden und einzuhaltenden Informationen bei der Erhebung personenbezogener Daten hinsichtlich ihrer Beschäftigungsverhältnisse dokumentieren. Es handelt sich dabei um die Informationspflichten gem. Art. 13 Abs. 1 DSGVO (= mitzuteilende Informationen) und Art. 13. Abs. 2 DSGVO (= zur Verfügung zu stellende Informationen).
Datenschutzerklärung für Genossenschaften und deren Mitglieder Diese Datenschutzerklärung kann von Genossenschaften für den Geschäftsverkehr mit ihren Mitgliedern verwendet werden. Sie enthält Hinweise zur Datenverarbeitung, Datenerhebung etc. und klärt die Mitglieder über deren Rechte auf.

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