Das Wohnungseigentumsgesetz regelt den Inhalt der Versammlungsniederschrift nur insoweit, als die in der Wohnungseigentümerversammlung gefassten Beschlüsse in die Niederschrift aufzunehmen sind. Stets ist freilich zu prüfen, ob die Teilungserklärung bzw. Gemeinschaftsordnung bestimmte Vorgaben für die Versammlungsniederschrift enthält.
4.1 Ablauf- oder Beschlussprotokoll
Enthalten Teilungserklärung bzw. Gemeinschaftsordnung keine Vorgaben, gilt die gesetzliche Regelung und somit auch der Grundsatz, dass der Verwalter grundsätzlich frei ist in seiner Entscheidung, ob er die Niederschrift als Ablaufprotokoll erstellt oder lediglich als Ergebnis- bzw. Beschlussprotokoll.
Bei der Fassung der Niederschrift als Ablaufprotokoll wird der gesamte Verlauf der Eigentümerversammlung in der zeitlichen Abfolge wiedergegeben, einschließlich des Inhalts von Wortbeiträgen und Diskussionen der Versammlungsteilnehmer. Neben dem Problem, dass das Protokoll wegen der Vielzahl von Wortbeiträgen unvollständig werden könnte, läuft der Verfasser Gefahr, bei möglichst wortgetreuer Wiedergabe auch ggf. beleidigende Äußerungen zu protokollieren, die in der Versammlungsniederschrift nicht enthalten sein sollten. Darüber hinaus dürfte ein Ablaufprotokoll einen größeren Arbeitsaufwand erfordern, als ein reines Ergebnisprotokoll.
Bei der Fassung der Versammlungsniederschrift als Ergebnisprotokoll, werden letztlich nur die Beschlussgegenstände mit ggf. beschlusserläuternden Hinweisen des Versammlungsleiters sowie der Wortlaut der zur Beschlussfassung stehenden Regelungen mit dem positiven bzw. negativen Beschlussergebnis protokolliert. Daneben werden bestimmte Gegenstände, die zwar nicht zur Beschlussfassung geführt haben, aber dennoch von Bedeutung für die Gemeinschaft sind, meist unter dem TOP "Verschiedenes" oder "Sonstiges" wiedergegeben.
Empfehlung: Beschlussprotokoll
Das Ablaufprotokoll ist nicht nur zeitaufwendiger als das Beschlussprotokoll, es ist auch streitträchtiger, da sich die Wohnungseigentümer bei Wiedergabe ihrer Diskussionsbeiträge schnell "falsch verstanden" fühlen können. Zwar wird einem Berichtigungsbegehren in aller Regel das Rechtsschutzinteresse fehlen, dennoch sollten die Niederschriften als Ergebnis- bzw. Beschlussprotokolle gefertigt werden. Der Klage eines Wohnungseigentümers gerichtet auf Erstellung der Niederschrift als Ablaufprotokoll fehlt jedenfalls das Rechtsschutzbedürfnis.[1]
4.2 Konkretisierung der Versammlung
So keine weiteren Vorgaben in der Teilungserklärung bzw. Gemeinschaftsordnung enthalten sind und die gesetzliche Regelung des § 24 Abs. 6 Satz 1 WEG maßgeblich ist, ergibt sich bereits aus dem Wort "Eigentümerversammlung", dass die Niederschrift die Wohnungseigentümerversammlung konkretisieren muss. Insoweit sind
- Ort,
- Datum und
- Zeitraum
der Versammlung anzugeben.
4.3 Feststellung der ordnungsmäßigen Einberufung
Entsprechend des Ablaufs der Eigentümerversammlung sollte der Verwalter zunächst die Feststellung der ordnungsmäßigen Einberufung der Versammlung protokollieren. Dies kann zumindest dann von Bedeutung sein, wenn im Rahmen einer Vollversammlung sämtliche Wohnungseigentümer anwesend sind.
Vollversammlung kann Einberufungsmängel heilen
Sind in einer Eigentümerversammlung sämtliche Wohnungseigentümer anwesend, wurde ggf. aber die Ladungsfrist nicht eingehalten und rügt dies keiner der Wohnungseigentümer im Rahmen der Feststellung der ordnungsmäßigen Einberufung der Wohnungseigentümerversammlung, so ist dieser formale Ladungsmangel mit der Folge geheilt, dass keiner der Wohnungseigentümer seine Beschlussanfechtungsklage auf das Nichteinhalten der Ladungsfrist stützen kann. Entsprechendes gilt für die ungenügende Bezeichnung von Tagesordnungspunkten.[1]
4.4 Beschlussfassung
Unabhängig davon, ob der Verwalter die Niederschrift als Ergebnisprotokoll oder als Ablaufprotokoll fertigt, hat er die einzelnen Beschlussgegenstände und das Ergebnis der jeweiligen Beschlussfassung wiederzugeben. Dabei sind auch die sog. "Negativbeschlüsse" mit entsprechendem Beschlussergebnis zu protokollieren, da diese grundsätzlich ebenso wie positive Beschlüsse angefochten werden können. Hat der Verwalter vor der Diskussion zu einzelnen Beschlussgegenständen den Wohnungseigentümern allgemeine Informationen weitergegeben, sollte dies auch bei der Gestaltung der Niederschrift als Ergebnisprotokoll wiedergegeben werden.
Größtmögliche Sorgfalt walten lassen
Der Verwalter muss bei der Wiedergabe sowohl der Beschlussinhalte als auch des Beschlussergebnisses größtmögliche Sorgfalt walten lassen. Denn Unklarheiten im Protokoll gehen zulasten der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer und – als deren Ausführungsorgan – letztlich zulasten des Verwalters. Erfolgt eine Beschlussanfechtung nur deshalb, weil der Beschlussinhalt unklar ist oder nicht korrekt wiedergegeben wurde, riskiert der Verwalter eine Regeresshaftung im Falle eines gerichtlichen Verfahrens gegen die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer.[1]
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