Zunächst ist für jede Datenart zu klären, für welchen Zeitraum sie in den Unternehmensprozessen notwendig ist. Den Zeitraum, in dem die Daten aufgrund ihrer Zweckbestimmung oder gesetzlichen Aufbewahrungspflichten verfügbar sein müssen, nennt man "Vorhaltefrist". Nach Ablauf der Vorhaltefrist müssen die Daten innerhalb einer datenschutzrechtlich vertretbaren Frist, die für die technische Umsetzung notwendig werden kann, endgültig gelöscht werden.

Die Summe aus Vorhaltefrist und datenschutzrechtlich vertretbarer Frist bis zur Löschung definieren die längstmögliche Frist bis zur Löschung. Der gesamte Zeitraum wird "Regellöschfrist" genannt. Mit Ablauf der Regellöschfrist müssen die Daten gelöscht werden. Dies gilt auch für solche Daten, die bei einem Auftragsverarbeiter gespeichert wurden.

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