Löschkonzepte und Archivierung von Daten / 1 Löschverpflichtung

Wie bereits in Rechtsgrundlagen, Grundbegriffe und Grundprinzipien, Kap. 3.5.3 Löschungsrechte erwähnt, sind personenbezogene Daten gemäß Art. 17 DSGVO zu löschen, wenn sie für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr erforderlich sind. Die Löschpflicht ergibt sich damit aus den Grundsätzen der Verarbeitung personenbezogener Daten. Eine Datenspeicherung ist nach Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO nur in einer Form zulässig, die eine Identifizierung des Betroffenen so lange ermöglicht, wie es für die Zwecke, für welche die Daten verarbeitet werden, erforderlich ist ("Speicherbegrenzung").

Des Weiteren sind nach Art. 17 DSGVO die Daten auch dann zu löschen, wenn

• die betroffene Person ihre Einwilligung widerruft und es an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung fehlt,
• die betroffene Person Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegt und keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vorliegen oder
• die personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden.

In den folgenden Ausführungen wird Bezug auf die DIN 66398 genommen. Die deutsche Industrienorm 66398 ist die "Leitlinie zur Entwicklung eines Löschkonzepts mit Ableitung von Löschfristen für personenbezogene Daten". Die Vorgehensweise der DIN steht unter der Annahme, dass ein tragfähiger Kompromiss zwischen den rechtlichen Vorgaben und der Praktikabilität von Löschprozessen gefunden werden muss.

Im Löschkonzept müssen verschiedene Regelungen getroffen werden. Die Regelungen sollten umfassen,

• welche Löschregeln für welche Datenbestände gelten,
• wie aus den Löschregeln die Umsetzung der Löschung in den Prozessen erreicht wird,
• wie die Löschregeln, Umsetzungsvorgaben und durchgeführten Löschmaßnahmen zu dokumentieren sind und
• wer für die aus dem Löschkonzept entstehenden Aufgaben der Umsetzung, Überprüfung und Fortschreibung verantwortlich ist.

Die Summe der Regelungen stellt zugleich das Löschkonzept dar.