Informationspflichten der Wohnungsunternehmen bei der Datenerhebung

Zusammenfassung

 

Überblick

Werden personenbezogene Daten erhoben, ist der Betroffene darüber zu informieren, was mit seinen Daten geschieht, damit er die ihm zustehenden Rechte, insbesondere diejenigen aus Art. 15 ff. DSGVO, wahrnehmen kann. Die Informationspflichten gemäß der DSGVO gehen weit über die bisherige Rechtslage hinaus und die Praxis wird zeigen, wie die Unternehmen damit umgehen bzw. welche Anforderungen die Aufsichtsbehörden stellen werden. Insofern können die hier geäußerten Auffassungen durch Verlautbarungen der Aufsichtsbehörden noch Änderungen erfahren.

1 Allgemeines

Bei den Informationspflichten ist zu unterscheiden, ob die personenbezogenen Daten beim Betroffenen direkt ("Direkterhebung" nach Art. 13 DSGVO) oder bei einem Dritten ("Dritterhebung" nach Art. 14 DSGVO) erhoben werden.

Bereits bei der Erhebung personenbezogener Daten treffen das Wohnungsunternehmen Informationspflichten. Datenerhebung ist immer ein aktiver Prozess. Werden dem Unternehmen personenbezogene Daten offenbart, ohne dass es dazu aufgefordert hat (z. B. bei Blindbewerbungen), bestehen die Informationspflichten nicht.

Zeitpunkt der Datenerhebung

Man kann darüber diskutieren, wann eine Datenerhebung erfolgt. Ist dies bereits der Zeitpunkt, zu dem personenbezogene Daten vom Betroffenen angefordert werden oder erst der Moment, in dem der Betroffene seine personenbezogenen Daten offenbart? Nach Sinn und Zweck der Regelung kann das nur der Zeitpunkt sein, in dem diese Daten beim Betroffenen angefordert werden, weil ihm nach dem Verordnungszweck die Möglichkeit gegeben werden soll, unter den ihm dann bekannten Umständen der Verarbeitung und des Verantwortlichen zu entscheiden, ob er von der Offenbarung seiner personenbezogenen Daten Abstand nehmen will.

Nach Erwägungsgrund 58 der DSGVO kann die Information in elektronischer Form beispielsweise auf der Website des Wohnungsunternehmens bereitgestellt werden.

Soweit der Betroffene über die Informationen bereits verfügt, braucht er nicht erneut informiert zu werden.

Form, Art und Weise der Übermittlung

Nach Art. 12 Abs. 1 DSGVO sind die Informationen in präziser, transparenter, verständlicher und leicht zugänglicher Form sowie in klarer und einfacher Sprache zu übermitteln. Die Informationen sind schriftlich oder in anderer Form (ggf. elektronisch) zur Verfügung zu stellen. Eine elektronisch zur Verfügung gestellte Information muss leicht auffindbar sein.

Nach dem Kurzpapier Nr. 10 "Informationspflichten bei Dritt- und Direkterhebung" der DSK (Datenschutzkonferenz) sollen die Informationen bereits in der konkreten Situation verfügbar sein.

Sollen die Daten also von einer anwesenden Person erhoben werden, darf die Person in der Regel nicht auf Informationen im Internet verwiesen werden, sofern sie nicht schon vorher darauf hingewiesen wurde, dass ihr z. B. auf der Internetseite des Unternehmens die entsprechenden Informationen zur Verfügung stehen. Dies solle nach Auffassung der DSK gleichermaßen für eine schriftliche Korrespondenz auf dem Papierweg gelten. Ob sich diese Sichtweise durchsetzt, bleibt abzuwarten, da sie u. E. unpraktikabel ist und bei Wohnungsunternehmen niemand unter Druck gesetzt wird (z. B. seinen Bewerbungsbogen für eine Wohnung sofort auf der Geschäftsstelle auszufüllen), sodass in der Regel noch genügend Zeit bleibt, sich zu informieren.

Wohnungsunternehmen sollten prüfen, wie die Kontaktaufnahme mit den Betroffenen bei der Erhebung personenbezogener Daten erfolgt und dementsprechend Sorge dafür tragen, dass die Betroffenen über die notwendigen Informationen verfügen können. U. E. ist es nicht unbillig, wenn z. B. auf dem Bewerbungsbogen für eine Wohnung auf den entsprechenden Menüpunkt auf der Internetseite des Wohnungsunternehmens verwiesen wird, auch wenn die Kontaktaufnahme schriftlich erfolgt. Alternativ könnte man den Prozess so steuern, dass nur noch ein Bewerbungsbogen auf der Internetseite des Wohnungsunternehmens zur Verfügung gestellt wird.

Ein Hinweis auf die elektronische Bereitstellung der Informationen auf der Website des Wohnungsunternehmens könnte z. B. wie folgt aussehen:

 

Formulierungshilfe: Bereitstellung von Informationen

Die nach Art. 13 DSGVO bei der Datenerhebung zu machenden Informationen finden Sie auf unserer Website _____________ (bitte Link zu der Information angeben). Gerne stellen wir Ihnen auf Anfrage diese Informationen auch auf dem Postweg zur Verfügung.

Typische Prozesse, bei denen personenbezogene Daten bei Wohnungsunternehmen erhoben werden, sind

  • die Wohnungsvermietung,
  • die Aufnahme neuer Mitglieder bei Genossenschaften,
  • die Einstellung neuer Mitarbeiter,
  • die Übernahme einer Wohnungseigentumsverwaltung,
  • die Eröffnung eines Sparkontos bei Genossenschaften mit Spareinrichtung,
  • der Verkauf von Immobilien an Privatpersonen.

2 Datenerhebung beim Betroffenen

Die DSGVO unterscheidet Informationen, die der betroffenen Person mitzuteilen und solchen, die zur Verfügung zu stellen sind. Welche Konsequenzen sich aus der "Mitteilung" bzw. der "Zurverfügungstellung" ergeben, ist weder aus den Erwägungsgründen der

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