Informations- und Auskunftspflichten bei der Datenerhebung / 1.5 Datenerhebung bei Dritten ("Dritterhebung" gem. Art. 14 DSGVO)

Mitteilungspflicht

Werden personenbezogene Daten nicht direkt bei der betroffenen Person erhoben, bestehen grundsätzlich die gleichen Informationspflichten wie bei der Direkterhebung.

Da die betroffene Person aber nicht an der Datenerhebung mitgewirkt und somit auch keine Kenntnis davon hat, welche personenbezogenen Daten erhoben wurden, ist der Verantwortliche nach Art. 14 Abs. 1 lit. d DSGVO verpflichtet, die Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten mitzuteilen. Diese Information muss so konkret sein, dass für den Betroffenen erkennbar wird, zu welchen Folgen die Verarbeitung führen kann. Nur dann kann er eine bewusste Entscheidung darüber treffen, ob er ergänzend von seinem Auskunftsrecht nach Art. 15 DSGVO Gebrauch machen sollte.

Bei der Dritterhebung ist zudem nach Art. 14 Abs. 2 lit. f DSGVO die Datenquelle anzugeben und ob es sich dabei um eine öffentlich zugängliche Quelle handelt.

Fristen

Während bei der Direkterhebung bereits zum Zeitpunkt der Datenerhebung die Informationen bereitzustellen sind, erfährt der Verantwortliche bei der Dritterhebung die Kontaktdaten des Betroffenen i. d. R. erst dann, wenn er die Daten vom Dritten bereitgestellt bekommen hat. Bei der Dritterhebung sind deshalb folgende Fristen zu beachten (Art. 14 Abs. 3 DSGVO):

• Der Betroffene ist unter Berücksichtigung der spezifischen Umstände innerhalb einer angemessenen Frist nach Erlangung der personenbezogenen Daten, längstens jedoch innerhalb eines Monats zu informieren.
• Werden die personenbezogenen Daten zur Kommunikation mit dem Betroffenen verwendet, sind bereits mit der ersten Mitteilung an den Betroffenen die Informationen zu geben.
• Erfolgt die Offenlegung der personenbezogenen Daten des Betroffenen an einen anderen Empfänger, ist spätestens zum Zeitpunkt der ersten Offenlegung an den Dritten der Betroffene zu informieren.

Keine Mitteilungspflicht

Die Informationen müssen nicht gegeben werden, wenn

• die betroffene Person bereits über die Informationen verfügt,
• die Informationserteilung unmöglich ist oder einen unverhältnismäßigen Aufwand erfordern würde,
• die Erlangung oder Offenlegung der personenbezogen Daten aufgrund einer rechtlichen Verpflichtung erfolgt.

Dritterhebung bei Wohnungsunternehmen

Bei folgenden Sachverhalten könnte bei Wohnungsunternehmen eine Dritterhebung vorliegen:

1. Abfrage der Kirchensteuerabzugsmerkmale gemäß gesetzlicher Verpflichtung nach § 51c EStG für Genossenschaftsmitglieder oder natürliche Personen als Gesellschafter von Wohnungsunternehmen.
2. Abfrage der elektronischen Lohnsteuer-Abzugsmerkmale (ELStAM) gemäß gesetzlicher Verpflichtung aus § 39e EStG.
3. Abfrage der Meldeadresse beim Einwohnermeldeamt für Genossenschaftsmitglieder, die ihre Wohnsitzänderung der Genossenschaft entgegen der satzungsmäßigen Verpflichtung nicht gemeldet haben.
4. Abfrage der Meldeadresse beim Einwohnermeldeamt für ausgeschiedene Mieter im Fall von Mietschulden.
5. Abfrage der Bonitätsmerkmale bei einer Auskunftei bei der Anbahnung eines Mietverhältnisses.

Erläuterungen zu Dritterhebungen bei Wohnungsunternehmen

	Zu 1. und 2. Die Datenerhebung bei den Dritten erfolgt aufgrund gesetzlicher Verpflichtung, eine Information hierüber ist nicht zu erteilen.
	Zu 3. und 4. Bei der Abfrage der Meldeadresse beim Einwohnermeldeamt hat der ausgeschiedene Mieter bzw. das Mitglied die Informationen in der Regel ja schon bei Begründung des Mietverhältnisses bzw. der Mitgliedschaft erhalten, sodass eine erneute Information entbehrlich ist. Zu beachten ist, dass diese Informationspflicht bei Begründung von Vertragsverhältnissen erst seit dem Inkrafttreten der DSGVO am 25.5.2018 verpflichtend ist. Bei vor diesem Zeitpunkt begründeten Vertragsverhältnissen bestand diese Informationspflicht noch nicht, sodass bei diesen Vertragsverhältnissen nicht sichergestellt ist, dass der Betroffene über diese Informationen verfügt. Nach dem Sinn der Regelung ist u. E. die Bereitstellung der Information in diesen Fällen aber entbehrlich, die Abfrage beim Einwohnermeldeamt betrifft ja gerade ein schon bestehendes Mitgliedschaftsverhältnis bzw. ein bereits beendetes Mietverhältnis. Sinn der Informationspflicht ist, dass sich der Betroffene frei entscheiden kann, ob er – im Bewusstsein, was mit seinen Daten geschieht – ein solches Vertragsverhältnis eingehen will. In den vorliegenden Fällen ist bereits ein Vertragsverhältnis begründet bzw. auch schon wieder beendet, das durch die Anfrage beim Einwohnermeldeamt ggf. zum Abschluss gebracht werden soll. Es erscheint aber auf jeden Fall empfehlenswert, die Betroffenen bei der Vertragsanbahnung darüber zu informieren, dass im Fall der fehlenden Anschrift eine Auskunft beim Einwohnermeldeamt eingeholt wird.
	Zu 5. Es liegt zwar grundsätzlich eine Dritterhebung der Bonität des Mietbewerbers vor, doch geht der Gesetzgeber in Art. 14 DSGVO davon aus, dass der Betroffene keine Kenntnis davon hat, dass Daten über ihn erhoben werden. Bei der Bonitätsabfrage ist der Betroffene bereits darüber informiert, dass eine Bonitätsabfrage ...