Bereits bei der Erhebung personenbezogener Daten treffen den Verantwortlichen Informationspflichten. Datenerhebung ist immer ein aktiver Prozess. Werden dem Unternehmen personenbezogene Daten offenbart, ohne dass es dazu aufgefordert hat (z. B. bei Blindbewerbungen), bestehen die Informationspflichten nicht. Man kann darüber diskutieren, wann eine Datenerhebung erfolgt. Ist dies bereits der Zeitpunkt, zu dem personenbezogene Daten vom Betroffenen angefordert werden, oder erst der Moment, in dem der Betroffene seine personenbezogenen Daten offenbart? Nach Sinn und Zweck der Regelung kann das jedoch nur der Zeitpunkt sein, zu dem diese Daten beim Betroffenen angefordert werden, weil ihm nach dem Verordnungszweck die Möglichkeit gegeben werden soll, in Kenntnis der Umstände der Verarbeitung und des Verantwortlichen ggf. von der Offenbarung seiner personenbezogenen Daten Abstand zu nehmen.
Nach Erwägungsgrund 58 der DSGVO kann die Information in elektronischer Form, beispielsweise auf der Website des Wohnungsunternehmens, bereitgestellt werden. Soweit der Betroffene bereits über die Informationen verfügt, braucht er nicht erneut informiert zu werden (Art. 13 Abs. 4 DSGVO).
Nach Art. 12 Abs. 1 DSGVO sind die Informationen in präziser, transparenter, verständlicher und leicht zugänglicher Form sowie in klarer und einfacher Sprache zu übermitteln. Die Informationen sind schriftlich oder in anderer Form (ggf. elektronisch) zur Verfügung zu stellen. Eine elektronisch zur Verfügung gestellte Information muss leicht auffindbar sein.
Nach dem Kurzpapier Nr. 10 "Informationspflichten bei Dritt- und Direkterhebung" der DSK sollen die Informationen bereits in der konkreten Situation verfügbar sein. Sollen die Daten also von einer anwesenden Person erhoben werden, darf die Person in der Regel nicht auf Informationen im Internet verwiesen werden, sofern sie nicht schon vorher darauf hingewiesen wurde, dass ihr z. B. auf der Internetseite des Unternehmens die entsprechenden Informationen zur Verfügung stehen. Dies soll nach Auffassung der DSK gleichermaßen für eine schriftliche Korrespondenz auf dem Postweg gelten.
Ob sich diese Sichtweise durchsetzt, bleibt abzuwarten, da sie u. E. unpraktikabel ist und bei Wohnungsunternehmen niemand unter Druck gesetzt wird, z. B. seinen Bewerbungsbogen um eine Wohnung sofort in der Geschäftsstelle auszufüllen, sodass in der Regel noch genügend Zeit bleibt, sich zu informieren. Wird der Bewerbungsbogen in der Geschäftsstelle des Wohnungsunternehmens ausgefüllt, könnte man die Informationspflicht auch dadurch erfüllen, dass die Informationen in der Geschäftsstelle ausgehängt werden – doch sollte in diesem Fall unbedingt auch ein Hinweis darauf auf dem Bewerbungsbogen angebracht werden.
Informationspflicht bei Stellenanzeigen
Es steht zweifelsfrei fest, dass die Informationspflichten nach Art. 13 DSGVO gegenüber Bewerbern zu erfüllen sind. Die Veröffentlichung des Datenschutzhinweises in der Stellenanzeige ist der korrekte Zeitpunkt; leider fehlt dieser Hinweis in vielen Stellenanzeigen. Unternehmen fürchten bei Printanzeigen höhere Kosten – mit folgendem Hinweis dürften sich aber keine oder nur geringe Mehrkosten ergeben:
"Die nach Art. 13 DSGVO bei der Datenerhebung zu gebenden Informationen finden Sie auf unserer Website." (Hier ist dann der Link zu der Information auf der Website anzugeben.)
Wohnungsunternehmen sollten prüfen, wie die Kontaktaufnahme mit den Betroffenen bei der Erhebung personenbezogener Daten erfolgt, und dementsprechend Sorge dafür tragen, dass die Betroffenen über die notwendigen Informationen verfügen können. Unseres Erachtens ist es sinnvoll, auf dem Bewerbungsbogen für eine Wohnung auf den entsprechenden Menüpunkt auf der Internetseite des Wohnungsunternehmens zu verweisen, auch wenn der Bewerbungsbogen auf dem Postweg versandt wird. Alternativ könnte man den Prozess so steuern, dass der Bewerbungsbogen nur noch auf der Internetseite des Wohnungsunternehmens zur Verfügung gestellt wird. Wird eine Wohnung auf einem Immobilienportal angeboten, können – ähnlich wie bei den Energieausweisen bereits praktiziert – die Informationspflichten vollständig durch das Hochladen einer entsprechenden Datei in das Portal erfüllt werden.
Ein Hinweis in den Papierformularen auf die elektronische Bereitstellung der Informationen auf der Website des Wohnungsunternehmens könnte z. B. wie folgt aussehen:
Musterformulierung
"Die nach Art. 13 DSGVO bei der Datenerhebung zu gebenden Informationen finden Sie auf unserer Website." (Hier ist der Link zu der Information auf der Website anzugeben.) "Gern stellen wir Ihnen auf Anfrage diese Informationen auch auf dem Postweg zur Verfügung."
Typische Prozesse, bei denen personenbezogene Daten bei Wohnungsunternehmen erhoben werden, sind
- die Wohnungsvermietung,
- die Aufnahme neuer Mitglieder bei Genossenschaften,
- die Einstellung neuer Mitarbeiter,
- die Übernahme einer Wohnungseigentumsverwaltung,
- die Eröffnung eines Sparkontos bei Genossen...
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