Kurzbeschreibung

Möchte der Verwalter eine Eigentümerversammlung einberufen, hat er einige Punkte zu beachten. Dieser Leitfaden führt Schritt für Schritt durch die Planung und Vorbereitung einer Eigentümerversammlung.

Checkliste

Einberufung

Einberufungsberechtigung

In erster Linie berechtigt § 24 Abs. 1 WEG den Verwalter zur Einberufung der Eigentümerversammlung. Fehlt ein Verwalter oder weigert sich dieser pflichtwidrig, eine Versammlung einzuberufen, so ist gemäß § 24 Abs. 3 WEG der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats, sein Vertreter oder ein durch Beschluss ermächtigter Wohnungseigentümer befugt, die Versammlung einzuberufen.

 

Einberufung mindestens einmal jährlich

Der Verwalter hat gemäß § 24 Abs. 1 WEG mindestens einmal jährlich (3–6 Monate nach Ende der Vorwirtschaftsperiode) eine ordentliche Eigentümerversammlung einzuberufen. Darüber hinaus ist von ihm dann eine Versammlung einzuberufen, wenn die Eigentümerversammlung notwendige Entscheidungen treffen muss, die nicht bis zur Versammlung im nächsten Jahr zurückgestellt werden können. Ferner ist eine Eigentümerversammlung einzuberufen, wenn dies in Textform unter Angabe des Zwecks und der Gründe von mehr als einem Viertel der Wohnungseigentümer verlangt wird (§ 24 Abs. 2 WEG).

 

Textform

Die Einberufung der Eigentümerversammlung hat gemäß § 24 Abs. 4 Satz 1 WEG in Textform zu erfolgen. Eine mündliche Einladung zur Eigentümerversammlung ist nicht ordnungsgemäß.

Zeitpunkt der Versammlung

Die Entscheidung, wann die Eigentümerversammlung stattzufinden hat, steht im Ermessen des Verwalters. Er darf sie allerdings nicht zur Unzeit einberufen. Er muss also einen Zeitpunkt wählen, an dem möglichst viele Eigentümer an der Versammlung teilnehmen können.

Die Versammlung sollte deshalb weder in den üblichen Ferienzeiten stattfinden noch an Sonn- und Feiertagen. Bei der Wahl der Uhrzeit sollte ebenfalls auf übliche Arbeitszeiten Rücksicht genommen werden. Dies bedeutet allerdings nicht, dass die Eigentümerversammlung nur in den späten Abendstunden stattfinden darf. Die Einberufung einer Eigentümerversammlung sollte für 18 Uhr im Laufe der Woche erfolgen, um auch berufstätigen Wohnungseigentümern die Teilnahme nicht zu erschweren.

Auswahl des Versammlungsorts

Bei der Wahl des Versammlungsorts hat der Verwalter ebenfalls das Interesse der Eigentümer zu berücksichtigen. Wenn die meisten Eigentümer im Objekt wohnen, sollte die Eigentümerversammlung in der Nähe des Objekts, jedenfalls aber in der Gemeinde stattfinden, in der es liegt. Anderes gilt nur dann, wenn alle Eigentümer Kapitalanleger sind und nicht in der Gemeinde des Objekts wohnen. Hier kann die Versammlung auch in einer Stadt oder Gemeinde stattfinden, die für die überwiegende Mehrheit der Eigentümer besser zu erreichen ist als der Ort, in dem das Objekt liegt. Selbst dann aber, wenn zwar die Wohnanlage überwiegend zur Kapitalanlage genutzt und nur wenige Eigentümer tatsächlich in der Anlage leben, hat die Eigentümerversammlung am Ort der Wohnanlage stattzufinden.

Nichtöffentlichkeit

Die Eigentümerversammlung ist nicht öffentlich. Diese Voraussetzung ist nur dann erfüllt, wenn die Eigentümerversammlung in einem geschlossenen Raum, der nicht von anderen Gästen ungefragt betreten wird, abgehalten wird. Die Eigentümerversammlung in einer Gaststätte ist deshalb nur zulässig, wenn sie in einem separaten Raum stattfindet, der für die Dauer der Versammlung von Fremden nicht frequentiert werden kann.

Inhalt der Einladung

Aus der Einladung muss sich ergeben, an welchem Ort, an welchem Tag und zu welcher Uhrzeit die Versammlung stattfinden soll. Ferner muss die Einladung eine Tagesordnung enthalten, aus welcher ersichtlich ist, über welche Punkte ein Beschluss der Eigentümerversammlung herbeigeführt werden soll.

Fasst eine Eigentümerversammlung einen Beschluss, der in der Tagesordnung nicht angekündigt ist, ist der Beschluss allein mit Rücksicht auf diesen Formmangel anfechtbar.

Aufnahme von Tagesordnungspunkten

Die Entscheidung, welche Punkte in die Tagesordnung aufzunehmen sind, hat der Verwalter nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Verwaltung zu treffen. Hierbei hat er die Interessen aller Eigentümer zu berücksichtigen. Lehnt er den Antrag eines einzelnen Eigentümers auf Aufnahme eines bestimmten Tagesordnungspunkts ab, sollte er dies entweder gegenüber dem Antragsteller begründen oder er sollte in der Eigentümerversammlung unter dem TOP "Verschiedenes" erläutern, aus welchen Gründen er den von dem Eigentümer gewünschten Tagesordnungspunkt bei der Einladung nicht berücksichtigt hat.

Bei der Beurteilung, ob ein gewünschter Tagesordnungspunkt berücksichtigt wird, hat der Verwalter zu beachten, dass die Eigentümerversammlung das einzige Forum ist, mit dem der Wohnungseigentümer die übrigen Wohnungseigentümer mit seinen Belangen konfrontieren kann. Entspricht im Übrigen eine Befassung mit dem gewünschten Tagesordnungspunkt ordnungsmäßiger Verwaltung, so hat ihn der Verwalter zu berücksichtigen.

Verlangt ...

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