Dokumentationspflichten der... / 2.3.2 Verfahrensverzeichnis für die Beschäftigung von Arbeitnehmern
 

Muster: Verfahrensverzeichnis eines Wohnungsunternehmens für den Beschäftigtenschutz

 

Verfahrensverzeichnis

Wohnungsunternehmen _________________

Beschäftigtendatenschutz
Verantwortliche
 

(Namen der Mitglieder der Geschäftsführung bzw. des Vorstands)

______________________

______________________

______________________

Datenschutzbeauftragter
 

(Name und Kontaktdaten)

______________________

Zweck der Verarbeitung
 
  1. Einstellung neuer Mitarbeiter
  2. Abwicklung des Arbeitsverhältnisses, insbesondere

    • Arbeitszeiterfassung
    • Lohn- und Gehaltsabrechnung
Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
 

Rechtfertigung

  1. Vertrag: Arbeitsvertrag bzw. Anbahnung Arbeitsvertrag
  2. Gesetz: Arbeitszeitgesetz, Betriebsverfassungsgesetz, Steuer- und Sozialversicherungsgesetze
Betroffene Personen
 

Bewerber um einen Arbeitsplatz bzw. Beschäftigte (einschließlich Praktikanten, Auszubildende etc.)

Kategorien personenbezogener Daten
 
  1. Im Bewerbungsverfahren:

    • Kontaktdaten
    • Lebenslauf
    • Qualifikationsnachweise
    • Zeugnisse
    • ggf. Bankverbindung wegen Ersatz Reisekosten
    • Sonstiges: _____________
  2. Laufendes Arbeitsverhältnis:

    zusätzlich zu den unter 1. genannten Daten

    • Daten zur Erfüllung der steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Verpflichtungen
    • Personalnummer
    • Bankverbindung
Kategorien von Empfängern von personenbezogenen Daten
 
  1. Intern

    • Geschäftsführung
    • Personalabteilung
    • Betriebsrat (soweit vorhanden)
    • Aufsichtsrat (zumindest bei Führungskräften)
  2. Extern

    • Finanzamt
    • Sozialversicherungsträger
    • Dienstleister für die Lohnabrechnung
    • Wirtschaftsprüfer im Rahmen der Jahresabschlussprüfung
    • Gläubiger des Beschäftigten, sofern ein Pfändungs- und Überweisungsbeschluss vorliegt
    • Innenrevision, ggf. Aufsichtsrat im Rahmen seiner Prüfungspflicht
Übermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation
 

Eine solche Übermittlung erfolgt nicht und ist nicht geplant.

Löschfristen
 
  1. Bewerbungsverfahren

    1. Abgelehnte Bewerber

      Bei Papierbewerbungen: Rückgabe der Bewerbungsunterlagen in angemessener Frist.

      Elektronische Bewerbungen werden zeitnah nach Ablauf der Nachweisfristen des AGG gelöscht.

    2. Erfolgreiche Bewerber

      Siehe laufende Beschäftigungsverhältnisse.

  2. Laufende Beschäftigungsverhältnisse

    Personalakte wird während des gesamten Beschäftigungsverhältnisses geführt.

    Im Interesse der ausgeschiedenen Arbeitnehmer werden die Personalakten bis zum Eintritt des gesetzlichen Rentenalters vorgehalten (Nachweis Beschäftigungszeiten, ggf. Rentenansprüche).

Technisch organisatorische Maßnahmen
 

Die technisch organisatorischen Maßnahmen ergeben sich aus der Dokumentation der technisch-organisatorischen Maßnahmen, darauf wird verwiesen.

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