Kurzbeschreibung

Hat das Wohnungsunternehmen einen Auftragsverarbeiter mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beauftragt, sollte dessen Tätigkeit regelmäßig geprüft und dokumentiert werden. Zur Prüfung und Dokumentation empfiehlt sich die Verwendung einer Checkliste. Mit dieser kann einerseits dokumentiert werden, dass die Geeignetheit des Auftragnehmers vorab geprüft worden ist und die vertraglichen Vereinbarungen die gesetzlich geforderten Vertragsbestandteile enthalten.

Prüfung der Auftragsverarbeitung

Zur Prüfung und Dokumentation, ob die datenschutzrechtlichen Verpflichtungen bei Einschaltung eines Auftragsverarbeiters eingehalten sind, empfiehlt sich die Verwendung einer Checkliste. Mit einer solchen kann einerseits dokumentiert werden, dass die Geeignetheit des Auftragnehmers vorab geprüft worden ist und die (in der Regel von den Auftragnehmern vorbereiteten) vertraglichen Vereinbarungen die gesetzlich geforderten Vertragsbestandteile enthalten.

Nach Art. 30 DSGVO hat der Auftraggeber ein Verzeichnis der Auftragsverarbeitungen zu führen. Neben der Auflistung der Auftragsverarbeitungen empfiehlt es sich, in der Dokumentation auch die Verträge mit den Auftragsverarbeitern vorzuhalten.

Checkliste

Prüfung und Dokumentation der Auftragsverarbeitung

Auftragsverarbeiter: ______________________________________

Auftragsverhältnis: _______________________________________

I. Geeignetheit des Auftragsverarbeiters

1. Es liegt vor:

Ja

Nein

Zertifikat (Art. 42 DSGVO)
Genehmigte Verhaltensregeln (Art. 40 DSGVO)
     

Liegt mindestens eine der Voraussetzungen vor, weiter zu II., anderenfalls Prüfung der TOM.

2. Prüfung der TOM

   
Einhaltung vertraglich zugesichert
Aktuelle TOM des Auftraggebers in der Vereinbarung dokumentiert
     

II. Prüfung der vertraglichen Grundlage

1. Vertrag in Textform liegt vor
2. Handeln auf dokumentierte Weisung    
Vertrag enthält Festlegungen    
  zum Gegenstand der Verarbeitung
  zur Dauer
  Vereinbarung zur Hinweispflicht des Auftragsverarbeiters, wenn Weisung des Auftraggebers rechtswidrig sein sollte
  betroffene Personen
  Datenkategorien
3. Verpflichtung der Mitarbeiter auf Vertraulichkeit    
Zusicherung der Verpflichtung der Mitarbeiter des Auftragsverarbeiters auf Vertraulichkeit
4. Unterstützung des Auftraggebers bei der Einhaltung der Rechte des Betroffenen    
Unterstützung durch    
  Hilfe bei Auskunftsrecht
  Berichtigung/Vervollständigung
  Löschung
5. Löschung oder Rückgabe der personenbezogenen Daten    
Vereinbarung vorhanden
6. Überprüfungsmöglichkeit    
Vertraglich ist vereinbart, dass der Auftraggeber befugt ist, die Einhaltung der Vorgabe des Datenschutzes, der Datensicherheit und der vertraglichen Vereinbarungen beim Auftragsverarbeiter zu prüfen
7. Einschaltung eines Subunternehmers    
7.1 Schriftliche Einzelgenehmigung erforderlich
Wenn nein:    
Allgemeine Genehmigung im Vertrag enthalten
Wenn ja:    
Informationspflicht vorab bei beabsichtigter Hinzuziehung oder Ersetzung eines Subunternehmers
Einspruchsrecht bei Hinzuziehung oder Ersetzung eines Subunternehmers
7.2 Auferlegung der Pflicht aus Art. 28 DSGVO auf den Subunternehmer
8. Unterstützung bei der Erfüllung der Pflichten vertraglich zugesichert bei    
  Datenschutzverstößen
  Datenschutz-Folgenabschätzung

Dokumentation der Auftragsverarbeitungen

Stammdaten

Name oder Firma der verantwortlichen Stelle ___________________________

Anschrift der verantwortlichen Stelle ___________________________

Datenschutzbeauftragter

Externer Datenschutzbeauftragter

bestellt über WTS Wohnungswirtschaftliche Treuhand Stuttgart GmbH

Herdweg 52/54, 70174 Stuttgart

Telefon: 0711/16345410

Mail: dsb-wts@wts-vbw.de

Aufsichtsbehörde

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit

Lautenschlagerstraße 20

70173 Stuttgart

Telefon: 0711/6155410

E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de

Verzeichnis Auftragsverarbeitung

Wohnungsunternehmen ___________________
Tätigkeit*) Dienstleister (Firma, Anschrift) Vereinbarung nach DSGVO vom
Lohn- und Gehaltsabrechnung    
Heizkostenabrechnung    
Rechenzentrum/IT-Support    
Dokumentenvernichtung    
Reichweitenanalyse    
ERP-System    
___________    
___________    
___________    

*) Anmerkung: Die Aufzählung ist nicht vollständig, sondern nur beispielhaft.

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