Datenschutz bei Wohnungsgenossenschaften

Zusammenfassung

 

Überblick

Datenschutzrelevante Sachverhalte ergeben sich bei der Mitgliederverwaltung von Genossenschaften vor allem aus der Führung der Mitgliederliste, Offenlegung der Kontaktdaten der Vertreter und Verarbeitung der Kirchensteuerabzugsmerkmale für die Dividendenausschüttung. Bei Genossenschaften mit Spareinrichtung sind Besonderheiten wegen des Kreditwesengesetzes und Geldwäschegesetzes zu beachten.

1 Wohnungsgenossenschaften

1.1 Mitgliederliste

Nach § 30 GenG hat der Vorstand eine Mitgliederliste zu führen. Das Gesetz schreibt für die Führung der Mitgliederliste keine besondere Form vor.

Die Mitgliederliste muss folgende Angaben zu jedem Mitglied enthalten:

  1. Familienname, Vornamen und Anschrift bei natürlichen Personen,
  2. die Zahl der übernommenen weiteren Geschäftsanteile,
  3. das Ausscheiden aus der Genossenschaft,
  4. der Zeitpunkt, zu dem die Eintragungen wirksam geworden sind und der Grund der Eintragung.

Nach § 31 GenG kann die Mitgliederliste von jedem Mitglied sowie von einem Dritten, der ein berechtigtes Interesse darlegt, am Sitz der Genossenschaft eingesehen werden.

1.1.1 Einsicht in die Mitgliederliste durch Mitglieder

Das Mitglied darf sein Einsichtsrecht auch durch einen Beauftragten (z. B. einen Rechtsanwalt) ausüben und auch Abschriften von Einträgen, die es selbst betreffen, verlangen. Begehrt ein Mitglied Einsicht in die Mitgliederliste, hat die Genossenschaft zunächst die Identität und Mitgliedschaft zu prüfen. Hinter dem uneingeschränkten Einsichtsrecht des Mitglieds steht nach einem Urteil des OLG München die Wertung, dass ähnlich wie bei Personengesellschaften jeder Gesellschafter Anspruch auf Kenntnis seiner Mitgesellschafter hat, nicht zuletzt, um sich mit ihnen abzustimmen. Dazu ist die Kenntnis der Anschrift der anderen Mitglieder notwendig.

1.1.2 Einsicht in die Mitgliederliste durch Nichtmitglieder

Problematisch ist das Einsichtsbegehren eines Dritten, der zunächst sein berechtigtes Interesse an der Einsichtnahme nachweisen muss. Hier ist vom Genossenschaftsvorstand – auch unter dem Aspekt des Datenschutzes – sorgfältig abzuwägen, ob ein berechtigtes Interesse besteht. Ein berechtigtes Interesse ist insbesondere dann gegeben, wenn der Dritte das Auseinandersetzungsguthaben eines Mitglieds pfänden und sich überweisen lassen möchte oder das Kündigungsrecht nach § 66 GenG wahrnehmen möchte. Der Dritte hat im Gegensatz zum Mitglied nur ein Einsichtsrecht und kein Recht auf Abschriften.

Die ihm übermittelten Daten darf der Dritte nur für den Zweck verarbeiten und nutzen, zu dessen Erfüllung sie ihm übermittelt wurden. Eine Verarbeitung und Nutzung für andere Zwecke ist bei Dritten – im Gegensatz zu den Mitgliedern – nur zulässig, soweit die Daten auch dafür hätten übermittelt werden dürfen. Ist der Dritte eine nicht öffentliche Stelle, hat die Genossenschaft ihn darauf hinzuweisen; eine Verarbeitung und Nutzung für andere Zwecke bedarf in diesem Fall der Zustimmung der Genossenschaft.

1.2 Übermittlung von Daten der Mitglieder an das Bundeszentralamt für Steuern

1.2.1 Kirchensteuerabzug bei der Dividendenausschüttung

Bei Dividendenzahlungen an kirchensteuerpflichtige natürliche Personen sind Genossenschaften gesetzlich verpflichtet, den Abzug der Kirchensteuer als Zuschlagsteuer zur Kapitalertragsteuer vorzunehmen. Da der Genossenschaft die Religionszugehörigkeit des Mitglieds nicht bekannt ist, hat sie jährlich im Zeitraum vom 1.9. bis 31.10. eine Regelabfrage beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) über die Religionszugehörigkeit der Ausschüttungsempfänger durchzuführen. Die Genossenschaft kann die Abfrage selbst vornehmen oder einen Dienstleister (Steuerberater, IT-Dienstleister) damit beauftragen – damit liegt eine Auftragsverarbeitung vor.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten: Religionszugehörigkeit

Mit der Abfrage der Konfession ist die Genossenschaft verpflichtet, besondere Kategorien personenbezogener Daten zu erheben, was datenschutzrechtlich höchst problematisch ist, weil der Genossenschaft nun flächendeckend die Religionszugehörigkeit der Mitglieder bekannt wird. Die datenschutzrechtliche Problematik wurde dadurch gelöst, dass es dem Genossenschaftsmitglied ermöglicht wird, einen Sperrvermerk zu erteilen. Der Sperrvermerk bewirkt, dass der Genossenschaft vom BZSt keine Auskunft über die ggf. bestehende Kirchensteuerpflicht erteilt wird. Zu Beginn der Geschäftsbeziehung, also zum Zeitpunkt des Genossenschaftsbeitritts, ist das neue Mitglied über die Möglichkeit der Erteilung eines Sperrvermerks hinzuweisen.

Aufgrund der Abfrage übermittelt das BZSt zu jedem kirchensteuerpflichtigen Mitglied einen Kirchensteuerschlüssel (numerisch; 6-stellig), daraus geht die Religionszugehörigkeit und das Gebiet der erhebenden Religionsgemeinschaft (Landeskirche, Erzdiözese) hervor.

Ist die beim BZSt angefragte Person nicht Mitglied einer steuererhebenden Religionsgemeinschaft oder hat diese Person einen Sperrvermerk erteilt, wird ein "Nullwert" an die Genossenschaft zurückgemeldet. Der Nullwert erlaubt keinen Rückschluss auf die Religionszugehörigkeit oder Nichtreligionszugehörigkeit bzw. das Vorliegen eines Sperrvermerks. Damit wird den datenschutzrechtlichen Bedenken, die gegenüber der flächendeckenden Abfrage der Religionszugehörigkeit der Anteilseigner bestehen, Rechnung getragen.

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