Datenschutz bei Wohnungsgenossenschaften / 2.1.1 Identifizierungspflichten

Bei einer Identifizierung des Vertragspartners nach GwG bzw. § 154 Abs. 2 AO hat die Genossenschaft bei natürlichen Personen folgende Angaben zu erheben und festzuhalten:

• Vorname und Nachname,
• Geburtsort,
• Geburtsdatum,
• Staatsangehörigkeit,
• Wohnanschrift.

Nach dem GwG ist die Identität des Vertragspartners anhand eines gültigen amtlichen Ausweises, der ein Lichtbild enthält und mit dem die Pass- und Ausweispflicht im Inland erfüllt wird (§ 12 Abs. 1 GwG), festzustellen. Dazu werden entweder Kopien des Personaldokuments angefertigt oder es wird eingescannt und elektronisch gespeichert.

Verlagerung der Identifizierung auf einen Dienstleister

Das GwG eröffnet die Möglichkeit, die geforderten Sorgfaltspflichten auch durch einen externen Dienstleister erfüllen zu lassen (§ 17 GwG), z. B. über das Postident-Verfahren der Deutschen Post AG oder eine Videoidentifizierung.

In der Regel wird der Dienstleister die personenbezogenen Daten im Auftrag und nach Weisung des Auftraggebers erheben, sodass eine Auftragsverarbeitung vorliegt. Damit ist das Einholen von informierten Einwilligungen oder die Prüfung weiterer Rechtsgrundlagen nicht notwendig. Die Genossenschaft hat darauf zu achten, dass der eingesetzte Dienstleister angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten ergreift. Außerdem sind vertraglich Weisungsbefugnisse und notwendige Kontrollrechte sicherzustellen. Zudem ist eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung mit dem Dienstleister abzuschließen.

Weitere Informationen zur Auftragsverarbeitung finden Sie in dem Beitrag Dokumentationspflichten, Kap. 5 Auftragsverarbeitung.

Politisch exponierte Personen (PEP)

Nach § 15 GwG sind die verstärkten Sorgfaltspflichten insbesondere zu erfüllen, wenn es sich bei einem Vertragspartner oder bei einem wirtschaftlich Berechtigten um eine politisch exponierte Person bzw. deren Familienmitglied oder um eine bekanntermaßen einer PEP nahestehende Person handelt.

Politisch exponiert ist eine Person, wenn sie ein hochrangiges wichtiges öffentliches Amt auf internationaler, europäischer oder nationaler Ebene ausübt oder ausgeübt hat. Darunter fallen:

• Staatschefs,
• Regierungschefs,
• Minister,
• stellvertretende Minister und Staatssekretäre (einschließlich Ministerpräsidenten der Länder),
• Parlamentsmitglieder,
• Mitglieder von obersten Gerichten oder sonstigen hochrangigen Institutionen der Justiz, gegen deren Entscheidungen kein Rechtsmittel eingelegt werden kann,
• Mitglieder der Rechnungshöfe oder Vorstände der Zentralbanken,
• Botschafter,
• Geschäftsträger und hochrangige Offiziere der Streitkräfte,
• Mitglieder der Verwaltungs-, Leitungs- oder Aufsichtsorgane staatlicher Unternehmen,

• Direktoren, stellvertretende Direktoren, Mitglieder des Leitungsorgans oder sonstige Leiter mit vergleichbarer Funktion in einer zwischenstaatlichen internationalen oder europäischen Organisation.

Nahestehende Personen hierzu sind:

• Ehepartner,
• Partner, die nach einzelstaatlichem Recht Ehepartnern gleichgestellt sind,
• Kinder, deren Ehepartner oder Partner,

• Eltern.

Landtagsabgeordnete und Oberbürgermeister sind keine PEP i. S. d. GwG, da sie kein Amt auf Bundesebene ausüben. Die Ministerpräsidenten der Bundesländer gelten dagegen aufgrund ihrer Tätigkeit im Bundesrat als politisch exponierte Personen.

Aufgrund der gesetzlichen Verpflichtung aus dem GwG ist die Erhebung des PEP-Status datenschutzrechtlich zulässig. Zur Erhebung bestehen grundsätzlich folgende Möglichkeiten:

• Direkterhebung

  Die Abklärung des PEP-Status erfolgt hier durch die Befragung des Vertragspartners und ist zu dokumentieren.

• PEP-Datenbanken

  Bei der Kontoeröffnung erfolgt ein Abgleich mit den Systemdaten eines gewerblichen Anbieters. Damit liegt hier eine Datenerhebung bei Dritten vor. In der Regel erfolgt bei der systemgestützten Prüfung automatisch eine Dokumentation der Abfrage.