Datenschutz bei der Vermietung und Bestandsverwaltung / 2 Datenschutz im laufenden Mietverhältnis

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung während des Mietverhältnisses ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, weil die Verarbeitung für die Erfüllung des Mietvertrags mit der betroffenen Person erforderlich ist.

2.1 Mieterakte

Für das Mietverhältnis ist eine Mieterakte anzulegen. Datenschutzrechtlich stellt sich die Frage, welche Unterlagen diese Akte enthalten darf.

2.1.1 Namen der einziehenden Personen

Kommt es zum Abschluss des Mietvertrags, dürfen auch die Namen und Geburtsdaten der einziehenden Personen erhoben werden. Nach dem am 1.11.2015 in Kraft getretenen bundesweit einheitlichen Meldegesetz hat der Vermieter eine Wohnungsgeberbescheinigung auszustellen. Aus der Bescheinigung müssen die Namen der neuen Bewohner hervorgehen. Daher ist der Vermieter gesetzlich verpflichtet, diese zu erheben, es liegt ein Rechtfertigungsgrund nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO vor.

2.1.2 Wohnberechtigungsschein

Wohnungen der sozialen Wohnraumförderung dürfen einem Wohnungssuchenden nur dann zum Gebrauch überlassen werden, wenn seine Berechtigung durch Übergabe eines Wohnberechtigungsscheins nachgewiesen wird.

Zum Nachweis der Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben ist es erforderlich, dass der Wohnberechtigungsschein Bestandteil der Mieterakte wird.

2.1.3 Verdienstnachweise/Arbeitsverträge/Schufa-Abfrage/Selbstauskunft

Ob die Ablage der Unterlagen aus dem Bewerbungsprozess in Papierform oder elektronisch in der Mieterakte für die Dauer des Mietverhältnisses zulässig ist, ist noch nicht entschieden.

Da die Bewerbungsunterlagen auch Geschäfts- bzw. Handelsbriefe sind, ist eine Aufbewahrung zumindest während der handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen zulässig.

2.1.4 Atteste/Behindertenausweise

Häufig werden entsprechende Dokumente eingereicht, um die Erforderlichkeit von barrierefreien Wohnungen oder die Dringlichkeit eines Gesuchs zu belegen. Zu beachten ist dabei, dass die Dokumente häufig eine Vielzahl besonders schützenswerter Gesundheitsdaten enthalten.

Eine Speicherung könnte analog zu den vorangegangenen Ausführungen bezüglich der Unterlagen aus dem Bewerbungsprozess in Betracht gezogen werden. Sofern es sich um eine geförderte Wohnung handelt, die Personen mit Behinderung vorbehalten ist, gelten die Ausführungen zum Wohnberechtigungsschein.

2.1.5 Ausweiskopien

Soll ein Mietvertrag abgeschlossen werden, ist der Vermieter berechtigt, sich die Identität der Personen, die als Mieter im Vertrag aufgeführt sind, nachweisen zu lassen, zumal er nach dem Meldegesetz eine Wohnungsgeberbescheinigung auszustellen hat, in der die Namen aller meldepflichtigen Personen bescheinigt werden müssen. Zum Nachweis, dass er die meldepflichtigen Personen identifiziert hat, besteht u. E. ein berechtigtes Interesse des Vermieters, das Ausweisdokument des Mieters abzulichten. Nach § 20 des Personalausweisgesetzes und § 18 des Passgesetzes ist das Ablichten (Kopieren, Fotografieren oder Scannen) des Personalausweises/Passes grundsätzlich zulässig.

Die Aufsichtsbehörde des Landes Niedersachsen hat in ihrem Tätigkeitsbericht 2017/2018 zusammengefasst folgende Hinweise zum Ablichten von Passdokumenten gegeben:

Sofern das Ausweisdokument im Original vorgelegt wird und damit die Identifizierung erfolgte (§ 20 Abs. 1 Personalausweisgesetz), genügt in vielen Fällen die Anfertigung eines entsprechenden Vermerks, z. B. "Personalausweis/Reisepass hat vorgelegen". Eine zusätzliche Kopie des Ausweises wäre in diesen Fällen nicht erforderlich. Dem Ausweisinhaber steht es jedoch frei, Kopien seines Ausweises anzufertigen. Die Ablichtung muss eindeutig und dauerhaft als Kopie erkennbar sein. Die Weitergabe einer Ausweiskopie ist nur durch den Ausweisinhaber zulässig. Mit der Einwilligung des Ausweisinhabers kann auch eine andere Person (Mietsachbearbeiter) eine Ausweiskopie anfertigen. Die Weitergabe der Ausweiskopie durch den Verantwortlichen an Dritte ist nicht zulässig. Ausweisdaten, die nicht zur Identifizierung benötigt werden, können und sollen auf der Kopie vom Ausweisinhaber geschwärzt werden. Das gilt insbesondere für die auf dem Ausweis aufgedruckte Zugangsnummer sowie die Seriennummer.

Wichtig

Hinweis an Ausweisinhaber

Der Ausweisinhaber muss auf die Möglichkeit und Notwendigkeit hingewiesen werden, Ausweisdaten, die nicht zur Identifizierung benötigt werden (Zugangsnummer, Seriennummer), auf der Ausweiskopie zu schwärzen.

2.2 Datenweitergabe im bestehenden Mietverhältnis

Im Tagesgeschäft der Bestandsverwaltung kommt es häufig zur Weitergabe personenbezogener Daten der Mieter. Diese Datenweitergabe ist datenschutzrechtlich nicht unproblematisch.

2.2.1 Verbrauchsdaten

Bei den Heiz- und Warmwasserkosten erfolgt die Umlage nach den Bestimmungen der Heizkostenverordnung. Dem Gebäudeeigentümer obliegt nach §§ 4 ff. HeizKV die Pflicht zur Verbrauchserfassung, Beschaffung der Ausstattung zur Verbrauchserfassung und zur verbrauchsabhängigen Kostenverteilung. Zur Ermittlung der verbrauchsabhängigen Kostenverteilung bedient man sich in der Regel eines auf die Heizkostenabrechnung spezialisierten Unternehmens. Diese Unternehmen sind Auftragsverarbeiter des Wohnungsunternehmens. Zu Einzelheiten siehe Dokumentationspflichten (DSGVO), Kap. 5 Auftragsverarbeitung.

Aufgrund der gesetzlichen Verpflichtung aus der Heizkostenverordnung erfolgt die Abrechnung der Hei...