Datenschutz bei der Vermietung und Bestandsverwaltung / 1.2.2 Anfrage bei einer Auskunftei

Die Aufsichtsbehörden haben anerkannt, dass der Vermieter ein berechtigtes Interesse an einer Bonitätsauskunft über einen Mietinteressenten hat. Da der Abfrage wie bei jeder Datenerhebung die schutzwürdigen Belange des Mietinteressenten gegenüberstehen, sind beim Einholen der Auskunft Vorgaben zu beachten, um deren Zulässigkeit zu gewährleisten:

• Zeitpunkt der Abfrage und
• Umfang und Art der übermittelten Daten

Eine Bonitätsauskunft ist erst zulässig, wenn der Abschluss des Mietvertrags nur noch vom positiven Ergebnis einer Bonitätsprüfung abhängt. Die Bonitätsprüfung stellt nach dieser Verlautbarung ein Ausschluss- und kein Auswahlkriterium dar.

Den Umfang der Daten betreffend dürfen seitens der Auskunfteien lediglich Bonitätsdaten an den Vermieter übermittelt werden, die eindeutig Rückschlüsse auf Mietausfallrisiken zulassen. So lassen beispielsweise unpünktliche oder nicht bezahlte Kleinstbeträge nicht zwangsläufig einen Rückschluss auf die Zahlungsmoral im Mietverhältnis zu. Aus diesem Grund dürfen ausschließlich nachstehende Datenkategorien übermittelt werden:

• Die beauskunfteten Daten sind öffentlichen Schuldner- und Insolvenzverzeichnissen entnommen oder
• es handelt sich um sonstige Daten über negatives Zahlungsverhalten, bei denen die dem jeweiligen Eintrag zugrunde liegende Forderung noch offen ist, oder
• sofern sie sich zwischenzeitlich erledigt hat, die Erledigung nicht länger als 1 Jahr zurückliegt und
• die Forderung übersteigt im Fall einer Forderung aus dem Bereich der Kreditwirtschaft (A-Vertrag) einen Betrag in Höhe von 200 Euro oder im Fall einer Forderung aus dem Bereich Handel und Dienstleistung (kein A-Vertrag) einen Betrag in Höhe von 100 Euro.

SCHUFA

Das Auskunftsverfahren der Schufa für Vermieter erfolgt entsprechend dieser Vorgaben. In der Praxis hat sich folgende Vorgehensweise bewährt: Das Wohnungsunternehmen unterrichtet zu Beginn des Bewerbungsverfahrens (beispielsweise bei Übersendung des Interessentenbogens) den Mietinteressenten darüber, dass vor Abschluss des Mietvertrags eine Schufa-Auskunft eingeholt wird. Nur im Fall eines negativen Eintrags erfolgt dann das Einholen einer weiteren Auskunft für den zweitplatzierten Bewerber.

Auskunftsverfahren in der Praxis

Teilweise entscheidet bei Wohnungsunternehmen auf der letzten Stufe des Auswahlprozesses ein Gremium (z. B. Auswahlausschuss des Aufsichtsrats, Auswahlgremium mit unterschiedlicher Zusammensetzung, d. h. Personen des Wohnungsunternehmens, der Stadt und evtl. sozialer Einrichtungen), welcher Bewerber die Wohnung bekommt. Dieses Gremium muss dann eine Reihenfolge der Bewerber festlegen. Erst danach wird dann für den Erstplatzierten die Bonitätsauskunft eingeholt. Sollte diese positiv sein, erhält dieser Bewerber die Wohnung. Bei negativer Auskunft wird dann für den Zweitplatzierten die Bonitätsauskunft eingeholt. Dieses Verfahren wird so lange fortgesetzt, bis ein Bewerber mit einer positiven Bonitätsauskunft gefunden ist. Auch wenn ein Gremium über die Wohnungsvergabe entscheidet, ist es nicht erforderlich und nicht zulässig, vor der Gremiumssitzung für alle Bewerber eine Bonitätsauskunft einzuholen.

Hinweis

Schufa-Hinweis und -Informationsblatt

Zur Erfüllung der Informationspflichten sind dem Betroffenen der Schufa-Hinweis und das Schufa-Informationsblatt zugänglich zu machen. Die Schufa empfiehlt, den Schufa- Hinweis dort einzubinden, wo in den bisherigen Vertragsunterlagen die Schufa-Klauseln verortet waren. Unseres Erachtens müsste es aber auch ausreichend sein, den Schufa- Hinweis bei den Informationspflichten auf der Website einzubinden und auf dem Bewerbungsbogen einen deutlichen und hervorgehobenen Hinweis anzubringen, dass bei einer erfolgreichen Wohnungsbewerbung vor Abschluss des Mietvertrags noch eine Schufa- Auskunft eingeholt wird. Im Schufa-Hinweis ist ein Verweis auf das vollständige Schufa- Informationsblatt enthalten, sodass das Formular bei Bedarf über den Link eingesehen werden kann. Vor diesem Hintergrund dürfte es nicht erforderlich sein, dass den Interessenten neben dem Schufa-Hinweis auch das Schufa-Informationsblatt zur Verfügung gestellt wird.

Wichtig für Wohnungsunternehmen ist in diesem Zusammenhang die Vorschrift des Art. 5 Abs. 2 DSGVO. Der Verantwortliche ist nach der dort formulierten Rechenschaftspflicht über die erfolgte Informationserteilung zum Nachweis des berechtigten Interesses gegenüber der Schufa verpflichtet. Die Schufa überprüft die Zulässigkeit der im Onlineverfahren eingeholten Auskünfte über Mietbewerber in Stichproben. Die Stichprobenkontrolle über das "berechtigte Interesse" der Anfrage erfolgt mit einer formularbasierten Rückfrage beim Wohnungsunternehmen. Abgefragt wird von der Schufa, ob die Zulässigkeitsvoraussetzungen zum Zeitpunkt der Abfrage vorgelegen haben. Das Wohnungsunternehmen kann die Zulässigkeit gegenüber der Schufa mit der Übersendung geeigneter Unterlagen oder über eine Bestätigung des Datenschutzbeauftragten belegen. Möglich ist auch die Benennung eines Mitarbeiters des...