Betriebskostenabrechnung – Voraussetzungen

Zusammenfassung

Überblick

Eine Abrechnung in mietrechtlichem Sinne kann nur erfolgen, wenn und soweit der Mieter Vorauszahlungen in Form von Abschlagszahlungen geleistet hat. Soweit dagegen eine sog. Bruttomiete vereinbart wurde, in der die Betriebskosten enthalten sind, ist der Vermieter weder berechtigt noch verpflichtet, über die in der Miete enthaltenen Betriebskosten abzurechnen bzw. Auskunft oder Rechenschaft zu erteilen. Gleiches gilt bei Vereinbarung einer Betriebskostenpauschale, mit der die Betriebskosten ungeachtet ihrer Höhe abgegolten sein sollen.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Eine mietvertragliche Vereinbarung über die Betriebskosten kann nach § 556 Abs. 1 BGB getroffen werden. Dabei kann eine Pauschale oder Vorauszahlung festgelegt sein. Wer allerdings die Miete plus Vorauszahlungen verlangt, muss nach § 556 Abs. 3 BGB einmal jährlich abrechnen.

Die häufigsten Fallen

• Die Abrechnung ist formell nicht korrekt.

  Es gibt keine gesetzlich vorgeschriebene Form, wie die Abrechnung aussehen muss. Allerdings muss die Abrechnung einer Anforderung unbedingt genügen: Sie muss für den Mieter nachvollziehbar sein.

  Aus der Abrechnung muss sich ergeben,

  • über welchen Abrechnungszeitraum abgerechnet wird und wann die Abrechnung erstellt worden ist,
  • welche Wohnung betroffen ist,
  • dass die Abrechnung vom Vermieter oder von dessen Bevollmächtigten stammt.

  Außerdem muss die Abrechnung folgende Mindestangaben enthalten: eine Zusammenstellung der Gesamtkosten, die Angabe und Erläuterung des Verteilerschlüssels, die Berechnung des Anteils des Mieters und der Abzug der Vorauszahlungen.

• Die Abrechnung wird zu spät erstellt.

  Über die Vorauszahlungen ist jährlich abzurechnen.^[1] Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des 12. Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen.

  Beispiel:

  Ist der Abrechnungszeitraum das Kalenderjahr, muss dem Mieter die Abrechnung für das Jahr 2018 spätestens am 31.12.2019 zugehen.

  Das Abrechnungsjahr muss nicht zwingend das Kalenderjahr sein. Es kann ein sonstiges, einmal festgelegtes und dann einzuhaltendes Geschäftsjahr sein (z. B. 1.7. – 30.6. des Folgejahres).

  Wenn die 12-Monats-Frist nicht eingehalten wird, dürfen keine Nachforderungen mehr an den Mieter gestellt werden.

• Sie rechnen Verwaltungskosten ab.

  Zu den wichtigsten Geboten der Nebenkostenabrechnung gehört der Grundsatz, dass Verwaltungskosten nicht zu den Nebenkosten gehören. Dennoch schleichen sich immer wieder Verwaltungskosten in die Abrechnung mit ein. Unwirksam ist, eine Art "Bearbeitungsgebühr" für die Erstellung der Abrechnung zu verlangen oder sich das Porto für die Versendung vom Mieter erstatten zu lassen. Die eigene Verwaltungstätigkeit darf nicht auf den Mieter umgelegt werden. Aber auch die Kosten einer externen Hausverwaltung dürfen nicht auf der Nebenkostenabrechnung erscheinen.

• Sie rechnen Instandhaltungskosten ab.

  Verwaltungskosten sind das eine Tabu der Nebenkostenabrechnung, die Instandhaltungskosten sind das andere. Dennoch tauchen immer wieder Instandhaltungskosten in der Abrechnung auf. Grund dafür ist, dass viele Vermieter vergessen, die Kosten der Instandhaltung aus einer bestimmten Abrechnungsposition herauszurechnen. Namentlich ist hier die Position "Hausmeisterkosten" zu nennen. In der Abrechnung für den Hausmeister werden dem Mieter dann Tätigkeiten in Rechnung gestellt, die nicht umlagefähig sind, wie z. B. die Durchführung von Kleinreparaturen oder Renovierungsarbeiten. Die Unterscheidung zwischen Wartung und Instandhaltung ist nicht immer ganz trennscharf. Folgende Abgrenzung ist hilfreich:

  • Wartung = regelmäßig oder turnusgemäß, keine Reparatur
  • Instandhaltung = einmalig, nach Bedarf, mit Reparatur

• Betriebskosten leer stehender Wohnungen werden falsch berücksichtigt.

  Durch Leerstand in einem Haus dürfen dem Mieter keine Nachteile entstehen. Das heißt, die Betriebskosten einer nicht vermieteten Wohnung dürfen nicht auf die übrigen Mieter umgelegt werden.

  Die auf leer stehende Wohnungen entfallenden Betriebskosten muss der Vermieter selbst tragen. Sofern eine Umlage nach Personenzahl vereinbart ist, sind leer stehende Wohnungen als mit 1 Person belegt zu rechnen.^[2]

• "Sonstige Betriebskosten" werden nicht wirksam vereinbart.

  Nach der Rechtsprechung des BGH sind "sonstige Betriebskosten" nur umlagefähig, wenn dies im Mietvertrag vereinbart ist. Es fragt sich, unter welchen Voraussetzungen der Vermieter neu entstehende "sonstige Betriebskosten" auf den Mieter umlegen kann. Ein solcher Fall ist beispielsweise gegeben, wenn der Vermieter nach Abschluss des Vertrags einen Sicherheitsdienst mit der Bewachung des Anwesens beauftragt. Ist diese Maßnahme zum Schutz der Bewohner gegen Diebstahl und Gewalt erforderlich, so sind die Bewachungskosten als "sonstige Betriebskosten" zu bewerten.

  Für derartige Fälle ist dem Vermieter deshalb zu empfehlen, in den Mietvertrag einen Erhöhungsvorbehalt aufzunehmen. Ein solcher Erhöhungsvorbehalt kann auch durch Formularklausel vereinbart werden.

  Muster Erhöhungsvorbehalt:

  "Entsteh...