Der Vermieter genügt seiner Pflicht zur Gewährung der Einsichtnahme in die Abrechnungsunterlagen, wenn er dem Mieter einen Aktenordner mit Belegen vorlegt, in dem sich der Mieter (ggf. mit fachkundiger Hilfe) zurechtfinden kann. Auch wenn sich darin Rechnungen über nicht umlegbare Kosten befinden, führt dies nicht zu einer mangelnden Übersichtlichkeit der Belege.[1]
Führt der Vermieter ein papierloses Büro und werden die Originalunterlagen regelmäßig eingescannt und dann nach 3 Monaten vernichtet, ist es grundsätzlich ausreichend, wenn der Vermieter dem Mieter im Termin zur Belegeinsicht Kopien oder Ausdrucke der Belege vorlegt. Bestreitet der Mieter die Richtigkeit, muss er aufzeigen, dass an der Übereinstimmung der vorgelegten Kopien oder Ausdrucke mit den maßgeblichen Originalen Zweifel bestehen.[2]
Notizen, Fotografieren oder Einscannen möglich
Das Einsichtsrecht des Mieters ist nicht auf das bloße Betrachten der Belege beschränkt. Der Mieter darf sich Notizen machen und auch Abschriften (handschriftlich oder mithilfe eines Laptops) anfertigen. Ferner ist der Mieter berechtigt, die Belege abzufotografieren oder einzuscannen (z. B. mittels eines Handscanners), da der Mieter damit nur die fortschreitenden technischen Möglichkeiten nutzt und das Fotografieren bzw. Einscannen nicht anders behandelt werden kann als das unstreitig zulässige Anfertigen von handschriftlichen Notizen oder Abschriften.[3]
Der Vermieter ist nicht verpflichtet, dem Mieter vor Ort eine Kopiermöglichkeit zur Verfügung zu stellen. Dem Mieter ist es zuzumuten, die Betriebskostenbelege mit einer Digitalkamera abzufotografieren, da nach dem derzeitigen Stand der Technik das Abfotografieren der Belege zur Beweissicherung bereits mit einer einfachen Digitalkamera in ausreichender Qualität möglich ist.[4]
Anders ist die Rechtslage, wenn der Vermieter dem Mieter zugesagt hat, ihm auf sein Verlangen die Kopie der Abrechnungsbelege zuzusenden. In diesem Fall ist der Vermieter an seine Zusage auch dann gebunden, wenn er diese nur abgegeben hat, um den Mieter hinzuhalten und für sein Zuwarten zu vertrösten.[5]
Beleganspruch besteht in Ausnahmefällen
Ein Anspruch des Mieters auf Überlassung von Kopien kann ausnahmsweise bestehen, wenn
- Mieter und Vermieter heillos zerstritten sind,
- der Ort der Belegeinsicht nicht in zumutbarer Weise und in angemessener Zeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen ist oder
- der in einer entfernt liegenden Stadt wohnende Vermieter sich trotz Aufforderung des Mieters weigert, die Belege am Ort des Mietobjekts zur Einsicht bereitzustellen[6]
- der Mieter stark gehbehindert und es ihm daher nicht zuzumuten ist, die nicht barrierefreien Geschäftsräume des Vermieters zur Belegeinsicht aufzusuchen oder
- infolge einer stark gestörten Kommunikation zwischen den Parteien nicht zu erwarten ist, dass strittige Abrechnungsfragen zwischen den Mietparteien vor Ort geklärt werden können.[7]
In diesem Fall hat der Mieter Anspruch auf Übersendung von Kopien der den jeweiligen Betriebskostenabrechnungen zugrunde liegenden Abrechnungsunterlagen Zug um Zug gegen eine angemessene Kostenerstattung, wobei ein Ansatz von 0,25 EUR pro Kopie als Auslagenentschädigung nicht zu beanstanden ist.
Übersendet der Vermieter dem Mieter dagegen unaufgefordert Kopien statt Einsicht in die Originalrechnungen zu gewähren, hat er die dafür entstehenden Kosten selbst zu tragen.[8]
Beauftragt der Mieter mit dem Anfordern der Unterlagen einen Rechtsanwalt, kann er keinen Ersatz der hierfür angefallenen Anwaltskosten verlangen.[9] Der Vermieter ist nicht im Verzug.
Die Frage, ob der Ausnahmefall einer Unzumutbarkeit vorliegt, der einen Anspruch des Mieters auf Übersendung von Fotokopien der Rechnungsbelege begründet, ist von den Umständen des Einzelfalls abhängig.
Unzumutbarkeit der Einsichtnahme
Der Umzug des Mieters in eine andere Stadt und ein studienbedingter Aufenthalt im Ausland kann eine solche Unzumutbarkeit begründen.[10]
Ferner hat der Vermieter dem Mieter unter dem Gesichtspunkt von Treu und Glauben Belegkopien (gegen Kostenerstattung) zu übersenden, wenn der Verweis des Vermieters auf eine Einsichtnahme in die Belege im Ergebnis des jeweiligen Einzelfalls zu einer faktischen Vereitelung des Einsichtsrechts des – entfernt vom Aufbewahrungsort der Belege wohnenden – früheren Mieters führen würde. Auch auf eine Einsichtnahme durch hierzu regelmäßig nur gegen Honorarabrede bereite Rechtsanwälte oder durch einen erklärtermaßen hierzu sich nicht in der Lage sehenden Mieterverein braucht sich ein solcher Mieter nicht verweisen zu lassen.[11]
Zu den vom Vermieter vorzulegenden Abrechnungsunterlagen gehören auch Verträge des Vermieters mit Dritten, soweit deren Heranziehung zur sachgerechten Überprüfung der Betriebskostenabrechnung und zur Vorbereitung etwaiger Einwendungen gegen die Abrechnung erforderlich ist.[12]
Wärmelieferungsvertrag
Dementsprechend hat der Mieter ein Einsichtsrecht in den Wärmelieferungsvertrag, den...
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