Betriebskosten: Was tun, wenn die Abrechnungsfrist versäumt wurde?

Zusammenfassung

Die Abrechnung über die Betriebskosten ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen (§ 556 Abs. 3 S. 2 BGB). Nach Ablauf dieser Frist ist die Geltendmachung einer Nachforderung durch den Vermieter ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 S. 3 BGB). Diese Vorschriften gelten für Wohnraum, der nicht der Preisbindung unterliegt. Eine inhaltlich entsprechende Bestimmung für der Preisbindung unterliegenden Wohnraum findet sich bezüglich der Abrechnungsfrist und dem Nachforderungsausschluss in § 20 Abs. 3 S. 4 Neubaumietenverordnung (NMV).

1 Die Abrechnungsfrist

Die Festlegung der Abrechnungsfrist bezweckt das Ziel, sicherzustellen, dass der Mieter ab einem bestimmten Zeitpunkt nicht mehr mit einer Betriebskostenabrechnung konfrontiert werden soll. Er soll bald Klarheit darüber haben, ob und mit welchen Belastungen er noch rechnen muss. Die Abrechnungsfrist legt also denjenigen Zeitpunkt fest, bis zu dem der Vermieter dem Mieter die Abrechnung spätestens zuleiten muss.

Praxis-Beispiel

1. Der Abrechnungszeitraum ist das Kalenderjahr vom 1. Januar bis zum 31. Dezember 2006. Die Abrechnungsfrist beginnt dann am 1. Januar 2007 und endet am 31. Dezember 2007 um 24.00 Uhr. Bis zu diesem Zeitpunkt muss die Abrechnung dem Mieter spätestens vorliegen.

2. Der Abrechnungszeitraum umfasst die Zeit 30. Juni 2006 bis 31. Mai 2007. Die Abrechnungsfrist beginnt am 1. Juni 2007 und endet am 31. Mai 2008.

§ 556 Abs. 3 S. 2 BGB spricht davon, dass die Abrechnung dem Mieter "mitzuteilen" ist. § 20 Abs. 3 S. 4 NMV enthält diesbezüglich den Ausdruck "zuleiten". Mitunter wird auch von der "Vorlage" gesprochen (Langenberg, Betriebskostenrecht der Wohn- und Gewerberaummiete, G IV Rdn. 66). Damit ist klar der Begriff des Zugangs beim Mieter gemeint (AG Leipzig, Urteil v. 6.9.2005, 163 C 4723/05, ZMR 2006, 48; AG Köln, Urteil v. 21.4.2005, 210 C 31/05, ZMR 2005, 543). Dem Mieter muss die Abrechnung mit anderen Worten vorliegen, eine telefonische Ankündigung alleine ist nicht ausreichend.

2 Die entschuldigte Verspätung des Abrechnungszugangs

Geht die Betriebskostenabrechnung erst nach dem Ende der Abrechnungsfrist beim Mieter ein, wäre schon der 1. Januar 2008 im ersten Beispiel verspätet. Der Vermieter - nicht der Mieter - ist in einem solchen Fall nicht mehr befugt, eine Nachzahlung zu seinen Gunsten zu fordern. Dabei handelt es sich um eine gesetzliche Ausschlussfrist. "Nicht zu vertreten" hat der Vermieter den verspäteten Zugang der Betriebskostenabrechnung, wenn die Verspätung nicht auf sein Verschulden (d. h. auf Vorsatz oder Fahrlässigkeit) oder auf dasjenige seiner Erfüllungsgehilfen wie etwa der Verwaltung zurückzuführen ist (§§ 276, 278 BGB). Es versteht sich, dass sich das Kriterium des Vertretenmüssens stets anhand der Umstände des jeweiligen Falls beurteilt.

Was ist zu beachten?

Ganz allgemein und unabhängig vom Vertretenmüssen gilt, dass der Vermieter die Abrechnungsfrist nicht sozusagen "ausschöpfen" darf. Die Abrechnung muss erstellt und dem Mieter zugeleitet werden, sobald alle Rechnungen und sonstige Abrechnungsunterlagen vorliegen. Dazu gehört es auch, dass der Vermieter dafür sorgt, dass die Aussteller der Rechnungen diese sobald wie möglich erstellen, damit die rechtzeitige Aufstellung der Betriebskostenabrechnung und deren rechtzeitiger Versand durch den Vermieter an den Mieter noch möglich werden. Erstellt die Verwaltung die Abrechnung, muss der Vermieter auch darauf bedacht sein, dass die Verwaltung sich nicht zu lange Zeit lässt, denn für ihr Verschulden steht der Vermieter ein. Bestritten ist dies für die Verwaltung von Wohnungseigentum (bejahend: Gies, NZM 2002, 514; verneinend: Schmidt, Mietrecht, § 556 BGB, Rdn.194).

Das Vertretenmüssen kann z. B. fehlen:

• wenn der Vermieter den Grundsteuerbescheid selbst erst nach Ende der Abrechnungsfrist erhält (Grundmann, NJW 2001, 2500);
• wenn bei Fristablauf die Abrechnung eines Versorgungsunternehmens noch nicht vorliegt (AG Tübingen, Urteil v. 30.4.2004, 9 C 1503/03, WuM 2004, 342);
• wenn Unterlagen zur Erstellung der Betriebskostenabrechnung zwischen vermietendem Eigentümer und dem Mieter trotz intensiver Bemühungen von der Verwaltung der Wohnungseigentümer nicht rechtzeitig zur Verfügung gestellt werden (Schmidt, a. a. O., § 556 BGB, Rdn. 194 m. w. N.);
• bei hohem Krankenstand oder Ausfall der elektronischen Datenverarbeitung.

Achtung

Ein wichtiger Fall ist die postalische Versendung der Betriebskostenabrechnung vor Fristablauf mit verspätetem Eingang beim Mieter. Zunächst muss auch hier gelten, dass der Vermieter alles tun muss, um einen fristgerechten Eingang der Abrechnung beim Mieter sicherzustellen. Das alleinige Versenden der Betriebskostenabrechnung vor Fristablauf genügt nicht. Die Tendenz in der Instanzrechtsprechung scheint allerdings schon in diese Richtung zu gehen, was jedenfalls für Fälle gilt, in denen der Vermieter mit dem rechtzeitigen Zugang der Abrechnung innerhalb der Abrechnungsfrist rechnen konnte.

So hat da...