Beschäftigtendatenschutz

Zusammenfassung

 

Überblick

Der Beschäftigtendatenschutz umfasst den Schutz des allgemeinen Persönlichkeitsrechts und insbesondere das Recht auf informationelle Selbstbestimmung von Personen in ihrer Eigenschaft als Arbeitnehmer. Die gesetzlichen Vorgaben hierzu finden sich in § 26 BDSG n. F.

1 Beschäftigte

Nach § 26 Abs. 8 BDSG n. F. sind Beschäftigte

  1. Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, einschließlich der Leiharbeitnehmer,
  2. Auszubildende,
  3. Praktikanten,
  4. Teilnehmer an Leistungen zur Teilhabe am Arbeitsleben (Rehabilitanden),
  5. Personen, die wegen ihrer wirtschaftlichen Unselbstständigkeit als arbeitnehmerähnliche Personen anzusehen sind (Scheinselbstständige),
  6. Bewerber für ein Beschäftigungsverhältnis,
  7. Personen, deren Beschäftigungsverhältnis beendet ist.

Zulässige Datenerhebungen

Nach § 26 Abs. 1 BDSG n. F. darf der Arbeitgeber Daten über die Person des Beschäftigten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses verarbeiten, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder nach Begründung des Beschäftigungsverhältnisses für dessen Durchführung oder Beendigung oder zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist.

Damit darf der Arbeitgeber Daten zu den Fähigkeiten, Fertigkeiten und dem Verhalten erheben, verarbeiten und nutzen, soweit dies zur Begründung, Durchführung oder Beendigung eines Arbeitsverhältnisses erforderlich ist. Die Datenerhebung muss aber immer im Zusammenhang mit der Anbahnung bzw. Durchführung eines Arbeitsverhältnisses stehen.

Vor, während und auch nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses werden Daten erhoben, verarbeitet und gespeichert. Zu diesen personenbezogenen Daten gehören auch Krankmeldung oder die für die Lohnabrechnung erforderlichen Daten zur Konfessionszugehörigkeit. Hierbei handelt es sich um besondere Kategorien personenbezogener Daten, die einem besonderen Schutz unterliegen. Daher ist ein rechtssicherer Umgang mit diesen Daten innerhalb der Wohnungsunternehmen von hoher Bedeutung. Die datenschutzrechtlichen Vorgaben sind auch dann zu beachten, wenn personenbezogene Daten von Beschäftigten verarbeitet werden, ohne dass sie in einem Dateisystem gespeichert sind oder gespeichert werden sollen.

Exkurs: Beteiligung des Betriebsrats

Nach § 99 BetrVG ist der Betriebsrat vor jeder Einstellung, Eingruppierung, Umgruppierung, Versetzung sowie arbeitgeberseitigen Kündigung zu unterrichten (personelle Einzelmaßnahmen). Dazu sind ihm die erforderlichen Unterlagen vorzulegen und Auskunft über die jeweilige Person der Beteiligten zu geben.

Missbilligt der Arbeitgeber das Verhalten eines Beschäftigten, kann er eine Abmahnung aussprechen. Abmahnungen sind die Vorstufe zur verhaltens- oder leistungsbedingten Kündigung.

Der Betriebsrat hat keine Beteiligungsrechte beim Ausspruch einer Abmahnung. Allerdings kann sich der abgemahnte Arbeitnehmer beim Betriebsrat beschweren.

Die Mitglieder des Betriebsrats sind verpflichtet, über die ihnen im Rahmen der Unterrichtung bekannt gewordenen personenbezogenen Daten Stillschweigen zu bewahren.

Die Unterrichtung des Betriebsrats erfolgt damit auf gesetzlicher Grundlage und ist deshalb datenschutzrechtlich unproblematisch. Außerdem ergibt sich aus § 26 Abs. 1 BDSG n. F. eine ausdrückliche Ermächtigung zur Weitergabe dieser Daten an den Betriebsrat.

2 Anbahnung und Begründung des Beschäftigungsverhältnisses

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens werden regelmäßig eine Vielzahl personenbezogener Daten erhoben. Es steht in der Verantwortung des Wohnungsunternehmens, deren Sicherheit und Vertraulichkeit zu gewährleisten. Zugang zu diesen Daten dürfen nur Personen besitzen, die am Bewerbungs- und Auswahlverfahren direkt beteiligt sind.

Bereits bei der Erhebung von personenbezogenen Daten (Stellenausschreibung) treffen das Unternehmen Informationspflichten gegenüber den Bewerbern.

Erfolglose Bewerbung

Nach einer erfolglosen Bewerbung müssen die Bewerbungsunterlagen grundsätzlich gelöscht bzw. an den Bewerber zurückgegeben werden, da die gesetzliche Grundlage zur zulässigen Speicherung mit der Stellenvergabe erlischt und der Löschung keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Sofern der Betroffene der weiteren Speicherung ausdrücklich zustimmt (weil z. B. in absehbarer Zeit eine weitere Stelle zu besetzen ist), ist eine weitere Speicherung der Bewerbungsunterlagen zulässig.

Der Arbeitgeber darf, was auch sinnvoll und notwendig ist, die Unterlagen und/oder eine Dokumentation über das Bewerbungsverfahren für einen gewissen Zeitraum aufbewahren, um sich gegen den möglichen Vorwurf eines Verstoßes gegen das Benachteiligungsverbot nach dem AGG verteidigen zu können. Das AGG verbietet Diskriminierungen wegen der Rasse, ethnischer Herkunft, des Geschlechts, der Religion, der Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität. Nach dem AGG müssen Schadensersatz- oder Entschädigungsansprüche innerhalb einer Zweimonatsfrist gelt...

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