Eine unmittelbare Plicht zur Aufbewahrung von Personalunterlagen nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses gibt es nicht. Die zulässigen Aufbewahrungspflichten sind vielmehr anhand der individuellen Aufbewahrungsfristen der vorgehaltenen Dokumente zu bestimmen. Maßgeblich sind dabei zunächst die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nach BGB, HGB und AO.

Gemäß § 195 BGB verjähren Ansprüche aus dem Beschäftigungsverhältnis nach einer Frist von 3 Jahren. Alle Unterlagen aus den Personalakten, die für handels- und steuerrechtliche Zwecke verwendet werden, müssen für 6 bzw. 10 Jahre aufbewahrt werden.

Die Pflicht zur Löschung richtet sich nach Art. 17 DSGVO. Danach sind personenbezogene Daten zu löschen, sobald diese nicht mehr benötigt werden. In der Praxis ist dieser Zeitpunkt jedoch häufig nur schwer zu bestimmen. Eine Aufbewahrungsdauer für Personalunterlagen von 10 Jahren, beginnend mit dem Ende des Jahres, in dem der Mitarbeiter ausgetreten ist, erscheint aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten nicht unbillig. Eine über diesen Zeitraum hinausgehende Aufbewahrung kann sachlich gerechtfertigt sein, wenn z. B. Ansprüche auf Altersversorgung bestehen oder auch, wenn im Interesse der ehemaligen Beschäftigten Nachweise zu Pensions- oder Rentenansprüchen vorgehalten werden. Die Aufbewahrung der Personalakten ausgeschiedener Mitarbeiter hat mit der gleichen Sorgfalt wie die bei der Aufbewahrung der Unterlagen der aktiv Beschäftigten zu erfolgen.

Exkurs: Beschäftigtendaten in der Cloud

"Cloud Computing" beschreibt im Wesentlichen eine über Netze angeschlossene Rechnerlandschaft, in welche die eigene Datenverarbeitung zu Zwecken von IT-Dienstleistungen über das Internet ausgelagert wird. Viele Dienstleister im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung gehen vermehrt dazu über, dem Mitarbeiter seine Lohnabrechnung nicht mehr in Papierform bereitzustellen, sondern eine Zugangsberechtigung zur Verfügung zu stellen, sodass er die Möglichkeit hat, unter Verwendung eines Onlinebrowsers und unter Benutzung eines Benutzernamens und eines Passworts vom beauftragten Dienstleister ihn betreffende Dokumente bzgl. seiner Lohnabrechnung abzurufen.

In die Cloud-Dienstleistungen sind dann das Wohnungsunternehmen, das von ihm mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung beauftragte Dienstleistungsunternehmen und der Betreiber der Cloud – in der Regel der Softwareanbieter für das Lohnabrechnungsprogramm – beteiligt.

In Bezug auf den Datenschutz sind bei der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten im Rahmen von Cloud-Services alle datenschutzrechtlichen Bestimmungen einzuhalten. Bei der Betrachtung einer Cloud-Lösung muss für eine Beurteilung insbesondere der Gesichtspunkt beachtet werden, dass die betroffenen Daten nicht auf unternehmenseigenen Servern liegen, sondern in einem Rechenzentrum, auf das das Wohnungsunternehmen keinen unmittelbaren Zugriff hat.

In diesem Fall liegt eine Auftragsverarbeitung vor, einmal zwischen Wohnungsunternehmen und Abrechnungsdienstleister sowie zwischen Abrechnungsdienstleister und Cloud-Anbieter. Der jeweilige Auftraggeber bleibt für die Einhaltung sämtlicher datenschutzrechtlicher Bestimmungen verantwortlich und die für die Auftragsverarbeitung geltenden Vorschriften sind zu beachten.[1]

Hiernach hat sich der Cloud-Anwender als Auftraggeber vor Beginn der Datenverarbeitung von der Einhaltung der beim Cloud-Anbieter getroffenen technisch organisatorischen Maßnahmen zu überzeugen und sich zu vergewissern, dass gesetzlich normierte oder vertraglich vereinbarte IT-Sicherheitsstandards eingehalten werden. Häufig unterwerfen sich Cloud-Anbieter einem Zertifizierungs- bzw. Gütesiegelverfahren zu Fragen des Datenschutzes und der IT-Sicherheit bei einer unabhängigen und kompetenten Prüfstelle, wodurch dann nachgewiesen ist, dass der Cloud-Anbieter die gesetzlichen Vorschriften einhält.

[1] Zur Auftragsverarbeitung s. ausführlich Beitrag "Dokumentationspflichten der Wohnungsunternehmen", dort Kap. 5 Auftragsverarbeitung.

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