Beschäftigtendatenschutz / 3.4 Lohn- und Gehaltsabrechnung

Häufig ist die Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung an ein Steuerbüro oder einen spezialisierten Dienstleister ausgelagert.

Steuerberater, auch wenn sie mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung beauftragt sind, sind keine Auftragsverarbeiter, da nach § 11 Abs. 2 StBerG auch die Verarbeitung personenbezogener Daten durch Steuerberater und Steuerberatungsgesellschaften unter Beachtung der für sie geltenden Berufspflichten weisungsfrei erfolgt. Somit ist die Lohn- und Gehaltsabrechnung durch Steuerberater keine Auftragsverarbeitung. Erfolgt die Abrechnung durch andere Dienstleister, liegt eine Auftragsverarbeitung vor, die entsprechend Art. 28 DSGVO zu erfolgen hat. Einzelheiten in Bezug auf die notwendige Vertragsgestaltung bei der Auftragsverarbeitung sind in Dokumentationspflichten, Kap. 5 Auftragsverarbeitung dargestellt.

Arbeitgeber sind verpflichtet, am elektronischen Datenaustauschverfahren ELStAM teilzunehmen. Der Arbeitgeber erhält damit vom Bundeszentralamt für Steuern die Steuerabzugsmerkmale des Arbeitnehmers mitgeteilt. Dabei werden dem Arbeitgeber die Steuerklasse, die Zahl der Kinderfreibeträge, der Lohnsteuerfrei- bzw. Hinzurechnungsbetrag und der Kirchensteuerabzug zur Verfügung gestellt.

Rechtsgrundlage für ELStAM sind § 39e EStG und § 139b AO. Mit Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses entfällt die Berechtigung des Arbeitgebers zum Abruf. Da der Arbeitgeber zum Abruf gesetzlich verpflichtet ist, ist eine Einwilligung des Arbeitnehmers in den Abruf nicht erforderlich.

Der Datenschutz wird durch den Gesetzgeber dadurch gewährleistet, dass Beschäftigte nach § 39e Abs. 6 EStG bei ihrem Finanzamt beantragen können, dass nur bestimmte Arbeitgeber ihre ELStAM abrufen können (Positivliste) bzw. dass bestimmte Arbeitgeber zum Abruf nicht berechtigt sind (Negativliste). Der Arbeitnehmer kann sogar die ELStAM-Abfrage allgemein sperren, sodass kein Arbeitgeber die Abzugsmerkmale mitgeteilt bekommt. Der Arbeitgeber hat dann den Arbeitslohn nach Steuerklasse VI zu besteuern.