22.02.2013 | Top-Thema Immobilien-Management: Noch effizient oder schon effektiv?

Immobilien-Management: Noch effizient oder schon effektiv?

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Bild: Haufe Online Redaktion

Die Gesetze, der Zwang zur Wirtschaftlichkeit, der ewige Beton und die Menschen. Nun kommt auch noch das Internet hinzu. Wie reagieren? Optimierte Workflows, motivierte Mitarbeiter und ein Fokus auf Ergebnisse helfen.

Eine Gesetzesänderung, Ihre Mitarbeiter stöhnen wegen der Mehrarbeit. Reagieren sie flexibel auf Änderungen im Arbeitsablauf? Werden neue Abläufe auch eingehalten? Und wie wird am Ende auch noch Geld verdient?
Ob in etablierten mittelständischen Hausverwaltungen oder in traditionsreichen Wohnungsunternehmen, die Einstellung „Das machen wir schon immer so“ ist überall Hauptursache ineffektiver Workflows. Häufig werden zwar bestehende Prozesse effizienter gestaltet. Selten dagegen wird der Ablauf selbst infrage gestellt. Denn zum einen finden sich unter den Angestellten kaum Mitarbeiter mit eigener Motivation zu Veränderungen. Die häufige Denke dahinter: Würde der Mitarbeiter durch Eigeninitiative und bessere Workflows Zeit einsparen, hätte er in der Folge mehr Arbeit. Denn seine freie Kapazität würde anderweitig genutzt. Warum sollte dieser also für eine Buchprämie oder ein ähnliches Incentive etwas tun, was ihm mittelfris­tig Nachteile bringt? Zum anderen wird auch der per Arbeitsanweisung diktierte neue Workflow nur bedingt akzeptiert. Vor allem, wenn das Unternehmen mehrere Geschäftsstellen hat und zentral gesteuert wird. Doch es geht auch anders.

Software und Workflow-Design
Leider wissen die wenigsten Führungskräfte, was ihre Mitarbeiter wirklich antreibt. Auch die meisten Mitarbeiter selbst können es auf Anhieb nicht formulieren. Kennt jeder die Mission ihres Unternehmens? Wer jetzt denkt: „Da buchen wir doch nächsten Monat gleich ein Seminar dazu!“, geht zwar in die richtige Richtung, doch der Erfolg wird ausbleiben. Er ist dann frustriert, weil er für einen Motivationsguru Geld zum Fenster hinausgeworfen hat. Doch Motivation und Führung sind Prozesse. Sie benötigen einen Plan, müssen getes­tet und durch Wiederholung trainiert und der Erfolg kontrolliert werden.
Ein Fußball-Team spielt nicht besser, weil der Vorstand eine motivierende Rede gehalten hat. Es spielt erst dann besser, wenn der Trainer sieht, wo Potenzial steckt, und weiß, wie dieses Potenzial genutzt werden kann. Gleiches gilt für Unternehmenslenker und Workflow-Trainer. Erst wenn die Mitarbeiter für sich den Nutzen entdecken, kann sich nach und nach auch eine funktionierende Effektivitätskultur etablieren. Im Immobilien-Management gibt es etwa eine Vielzahl von EDV-Lösungen. Warum benutzen Sie gerade diese Software? Wann haben Sie letztmalig über Alternativen nachgedacht? Wie stark beeinflusst Ihre IT Ihre Workflows? Wer hat das Anforderungsprofil erstellt? Wäre eine Umstellung tatsächlich so aufwendig, wie man Ihnen das verkaufen will? Zumeist nicht: vor allem unter Berücksichtigung von Opportunitätskosten und einer mittelfristigen Zeitachse.
Es ist erstaunlich, wie oft im Immobilien-Management noch Lösungen eingesetzt werden, wo zum Beispiel Kontoauszüge manuell verbucht werden müssen. Selbst Software für private Anwender kann die Bankdaten importieren. Diese kostet weniger als etwa ein Sachbearbeiter an einem halben Tag, spart jedoch monatlich zwei Arbeitstage ein.
Am anderen Ende wird mit Lösungen gearbeitet, bei denen Sie für das Zahlen einer Rechnung vier Personen brauchen: Ein Sachbearbeiter erfasst die Rechnung. Der Verwalter prüft dann die Rechnung und die Arbeit des Sachbearbeiters, bevor er die Rechnung an die Buchhaltung übergibt. Diese kontrolliert dann den Verwalter. Bevor endlich dann der Prokurist die Zahlung autorisiert, nachdem er die Buchhaltung geprüft hat. Ein Vier-Augen-Prinzip in Reinkultur.

Paradebeispiel: Mietinkasso
Greifen wir ein anderes immer noch verbreitetes Beispiel heraus: Beim Mietinkasso werden wöchentliche Saldenlisten mit vorgefertigten Anschreiben ausgedruckt. Der Mitarbeiter kontrolliert nach Eingang, ob durch den Postweg die Mahnungen noch aktuell sind und versendet diese dann per Post. Das Ganze wird allmonatlich in vier Stufen durchgeführt: Zahlungserinnerung, erste Mahnung, zweite Mahnung, letzte Mahnung. Aufwand pro Woche bei 2.400 Einheiten etwa ein Arbeitstag zuzüglich Porto. Würden die Briefe direkt verschickt, wäre das ein erster Schritt zu mehr Effizienz. Doch warum überhaupt drei Briefe und nicht gleich eine Mahnung in der letzten Woche des Monats mit Androhung der fristlosen Kündigung, falls die nächste Miete ebenfalls ausbleibt? Das wäre effektiv, denn Ihrem Mieter würde der Ernst der Lage bewusst. Und Ihr Ziel, dass die Miete künftig pünktlich eingeht, wäre mit minimalem Aufwand erreicht.
Haben Sie einen Zehn-Jahresplan für die Instandhaltung? Und falls ja, wer hat ihn auf welcher Grundlage aufgestellt? Im Immobilien-Management gibt es auch hier zwei grundlegende Tendenzen. Entweder es wird abgewiegelt, weil man ja nicht in die Glaskugel schauen könne. Und der Haustechniker oder Architekt des Hauses habe bestätigt, dass da eigentlich alles läuft. Oder, vor allem in größeren Strukturen, man manipuliert die Angaben aus Sorge um die zugeteilten Mittel aus dem Konzernbudget. Darunter leiden Ihre Immobilie, Ihre Mieter, Ihre Eigentümer und letzten Endes Ihr Unternehmen. Dabei gibt es seit gut zehn Jahren Methoden, die recht genau ermitteln, welche Gewerke in welcher Zeit sich wie stark verschlechtern. Daran kann erkannt werden, mit welchen Investitionen zu rechnen ist, falls man einen bestimmten Gebäudezustand erhalten oder herstellen will.

Instandhaltung: Besser agieren
Auf diese Weise können Rücklagen auf das Portfolio abgestimmt gebildet werden. Auch die Kos­ten des externen Sachverständigen sind absolut überschaubar. Der Zeitaufwand liegt etwa bei drei Stunden je Gebäude. Dies bildet eine neutrale Basis für fundierte und effektive Unternehmensentscheidungen.
Kennen Sie Paretos 80-20-Prinzip? Es geht vereinfacht davon aus, dass bereits zwanzig Prozent Ihres Einsatzes etwa 80 Prozent zum Ergebnis beitragen. Ein Beispiel: Stellen Sie sich vor, Sie verwalten 28 Wohngemeinschaften à 50 Einheiten, für ein Verwaltungshonorar von 21 Euro je Einheit und Monat. Sie erzielen also einen Umsatz von ca. 350.000 Euro per anno. Bei 23 Gemeinschaften haben Sie nur Routineaufgaben zu erledigen. Das nimmt etwa einen Arbeitstag pro Woche in Anspruch. Tatsächlich sorgen die übrigen sechs Aufträge dafür, dass Sie immer wieder Überstunden machen. Warum tun Sie das? Sie könnten Nein sagen und auf 75.000 Euro Einnahmen verzichten. Dann hätten Sie vier Tage in der Woche Zeit, nach profitableren Aufträgen zu suchen. Sie könnten sich um Internet-Marketing kümmern, Fortbildungen besuchen und vieles mehr.
Wenn Sie also nach dem besten Workflow zur Verwaltung der 28 Wohngemeinschaften suchen, arbeiten Sie zwar effizient. Entscheiden Sie sich jedoch, die fünf schwierigen Verwaltungen abzugeben, handeln Sie endlich effektiv. So gibt es eine Vielzahl von optimierbaren Arbeitsabläufen. Am Anfang stehen ein weißes Blatt Papier und ein freier Kopf.

Erfolg mit einfachen Prozessen

Schlanke Prozesse in der Immobilienwirtschaft helfen Kosten zu senken. Wer die eigenen Abläufe effektiver gestaltet, hat mehr Zeit für den Kunden und ist fit für den Wettbewerb. Um dies zu erreichen, sind Geschwindigkeit und Professionalität mehr denn je gefordert. Dieser Beitrag ist der erste Teil einer Serie über Prozessoptimierung in der Immobilienwirtschaft.

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Schlagworte zum Thema:  Prozessoptimierung, Immobilienwirtschaft, Verwalter, Immobilien-Software, Prozess, Immobilienmanagement

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