FinMin Schleswig-Holstein, Erlaß v. 23.10.2012, VI 343 - O 2368 - 015/18
Information für Arbeitgeber zur schrittweisen Einführung des Abrufverfahrens für Arbeitgeber
Wie Ihnen bereits bekannt ist, wird das elektronische Abrufverfahren für Arbeitgeber zum 1.1.2013 schrittweise starten. Bereits ab dem 1.11.2012 mit Wirkung zum 1.1.2013 können Arbeitgeber die von der Finanzverwaltung bereitgestellten ELStAM ihrer Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, wie z.B. die Steuerklasse und Freibeträge, abrufen. Sie benötigen hierfür deren Geburtsdatum und steuerliche Identifikationsnummer.
Mit der erstmaligen Anwendung der ELStAM wird das Lohnsteuerabzugsverfahren für alle Beteiligten vereinfacht. Sobald der Arbeitgeber das elektronische Verfahren im Kalenderjahr 2013 nutzt, werden steuerlich bedeutsame Änderungen nach ihrer Eintragung im Melderegister (z.B. Heirat, Geburt eines Kindes, Kircheneintritt oder Kirchenaustritt) automatisch beim Lohnsteuerabzug der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers berücksichtigt. Antragsgebundene Freibeträge sind jedoch wie bisher jährlich beim FA neu zu beantragen. Ausnahme: Pauschbeträge für Menschen mit Behinderung und Hinterbliebene, die bereits über das Jahr 2012 hinaus gewährt wurden, werden ohne neuen Antrag weiterhin berücksichtigt.
Die Arbeitgeber müssen ihre Software und ihre betrieblichen Abläufe an das neue elektronische Verfahren anpassen. Um den Arbeitgebern und der Verwaltung einen schrittweisen Einstieg in das neue Verfahren zu ermöglichen, wird in 2013 ein Einführungszeitraum geschaffen. Der Arbeitgeber hat die ELStAM zumindest für einen im Kalenderjahr 2013 endenden Lohnzahlungszeitraum abzurufen und anzuwenden. Ein Abruf mit Wirkung 2014 wäre zu spät.
Weitere Hinweise zum Verfahren
Näheres zum erstmaligen Abruf der ELStAM durch den Arbeitgeber und zu den Anwendungsgrundsätzen für den Einführungszeitraum 2013 regelt das Startschreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom …10.2012. Das BMF-Schreiben steht zurzeit als Entwurf vom 2.10.2012 auf den Internetseiten des BMF bereit, da das Gesetzgebungsverfahren zum Jahressteuergesetz 2013 noch nicht abgeschlossen ist (Hinweis auf Anlage 1).
Ein zweites BMF-Schreiben (Anwendungsschreiben) ergänzt das Startschreiben und ist zu beachten, sobald der Arbeitgeber in das elektronische Verfahren einsteigt. Auch dieses BMF-Schreiben steht zurzeit als Entwurf vom 11.10.2012 auf den Internetseiten des BMF bereit, da das Gesetzgebungsverfahren zum Jahressteuergesetz 2013 noch nicht abgeschlossen ist (Hinweis auf Anlage 2).
Informationen zu ELStAM sowie die übersandten Unterlagen finden Sie im Übrigen auch auf der Internetseite des Finanzministeriums des Landes Schleswig-Holstein über den nachfolgenden Link: http://www.schleswig-holstein.de/FM/DE/Steuern/ELSTAM/elstam_node.html.
Unterrichtung der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer
Den Arbeitgebern wird empfohlen, folgende Informationsschreiben/Vordrucke an ihre Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer weiterzugeben:
Anschreiben Arbeitnehmer zum Freibetrag über Arbeitgeber
Dieses Anschreiben (Hinweis auf Anlage 3) sollte den Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern ab Oktober 2012 zugeleitet werden, damit diese daran erinnert werden, benötigte Freibeträge für 2013 beim FA neu zu beantragen.
Anschreiben Arbeitnehmer zum Verfahrenseinstieg des Arbeitgebers
Dieses Anschreiben (Hinweis auf Anlage 4) sollte den Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern zeitnah vor dem Zeitpunkt für die erstmalige Anwendung der ELStAM zugeleitet werden. Spätestens im letzten Lohnzahlungszeitraum „mit Papier” sollte der Arbeitgeber diese Information entsprechend transportieren.
Anschreiben Arbeitnehmer mit der ersten Lohnabrechnung im elektronischen Verfahren
Dieses Anschreiben (Hinweis auf Anlage 5) sollte den Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern mit der ersten Lohnabrechnung im elektronischen Verfahren zugeleitet werden, um sie zu informieren, was im Falle von Abweichungen ihrer Lohnsteuerabzugsmerkmale von der vorherigen Lohnabrechnung ggf. zu veranlassen ist.
Vordruck „Bescheinigung zur Überprüfung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM)”
Diesen Vordruck (Hinweis auf Anlage 6) sollte der Arbeitgeber auf Wunsch der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers nutzen, wenn er die erstmalig abgerufenen ELStAM mit den Angaben in den Lohnkonten abgleichen sollte und vermutet, dass die ELStAM ggf. unzutreffend sein könnten.
Weitere Unterlagen/Hinweise für Arbeitgeber
Leitfaden für Lohnbüros
Als Erste Hilfe wurde für Arbeitgeber und Arbeitnehmer beim Auftreten der häufigsten Abweichungen und Problemstellungen bei Abruf der ELStAM ein Leitfaden für Lohnbüros entwickelt (Hinweis auf Anlage 7).
Aktuelle Steuernummer / elektronisches Zertifikat
Für die Teilnahme am elektronischen Abrufverfahren hat der Arbeitgeber seine Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer unter Angabe seiner aktuell gültigen Steuernummer in der ELStAM-Datenbank anzumelden. Dabei ist die Authentifizierung mit einem für diese Steuernummer gültigen elektronischen Zertifikat erforderli...