Vereinsgemeinschaften | Haufe

Prof. Dr. Friedrich Vogelbusch

Kurzbeschreibung

Die nachfolgende Übersicht konzentriert sich auf wesentliche Kriterien zur Durchführung von Veranstaltungen bei einer Vereinsgemeinschaft.

Checkliste

Checkliste

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1. Planungsphase
Vorgang	zuständig/ Ansprechpartner/ Projektbetreuer	Termin/ zeitliche Vorgaben
Planungsgespräch: zeitliche und örtliche Festlegung der Veranstaltung, Terminabstimmung mit Vereinskalender der beteiligten Vereine/Veranstaltungskalender der örtlichen Vereine/mit Verband
Vorläufiger Plan zur Veranstaltung: welche Schwerpunkte/Ziele/Angebotsformen/Darstellungen/Bewirtungsrahmen?
Festlegung der Beteiligten: Kontakt und Planungsgespräch mit Vereinsvertretern der hieran zu beteiligenden Vereine/Institutionen/Körperschaften, ggf. Präsentation des geplanten Veranstaltungsablaufs; Schirmherrschaft vorgesehen, wer?
Festlegung der beteiligten Vereine: für Vereinsgemeinschaft, Übersicht, wer darüber hinaus für Hauptprogramm/Rahmen- oder Begleitveranstaltung zu beteiligen ist. Eigen- oder Fremdbewirtung, Gestaltung Festumzug
Erstellung eines vorläufigen Finanzplans Ausgabenseite: Was fällt (ungefähr) an Fixkosten an? Beispiele: Miete/Pacht für Gebäude, Halle, Räume, Zelte; GEMA-Gebühren; mobile Einrichtungen, technische Geräte, Kühlanlagen; Küchen- und Bewirtungsbedarf, Bestellung Tische etc.; notwendiger Wareneinsatz für Bewirtung; Energiekosten, Gebühren und Erlaubnisse; Konzessionskosten, Engagement von bezahlten Künstlern/Gruppen etwa für musikalisches Begleitprogramm; Versicherungsprämien; Personalkosten für bezahlte Hilfskräfte; Materialaufwand für Aufbau von Bühne/Kulissen/Dekoration; Werbe- und Anzeigenaufwand; Reise- und Unterbringungskosten; Präsente; Herstellung von Verkaufsgegenständen (Gläser, Embleme/Plaketten, T-Shirts u. Ä.); Druckkosten für Plakate/Karten/Einladungen/Verans...

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