Reisekosten / Übernachtungskosten

28. Welche Übernachtungskosten kann der Arbeitgeber steuerfrei erstatten?
Tatsächliche Kosten (mit Nachweis): Grundsätzlich unbegrenzt; bei Langzeitauswärtstätigkeit ab 48 Monaten max. 1.000 EUR/Monat Pauschbetrag Inland: 20 EUR je Übernachtung (zeitlich unbegrenzt; gilt nur für Arbeitgebererstattung, nicht als Werbungskosten des Arbeitnehmers) Ausland: Pauschbeträge gemäß aktuellem BMF-Schreiben oder Einzelnachweis (ohne Frühstück)

29. Kann die Übernachtungspauschale auch gewährt werden, wenn der Mitarbeiter kostenlos bei Freunden oder Verwandten übernachtet?
Ja. Entscheidend ist, dass eine Übernachtung stattgefunden hat und dies nachgewiesen oder zumindest glaubhaft gemacht werden kann. Die Pauschale kann auch bei kostenloser Unterkunft ausgezahlt werden.

30. Gilt die Übernachtungspauschale von 20 EUR auch für Lkw-Fahrer oder andere Arbeitnehmer, die im Fahrzeug übernachten?
Nein. Bei Übernachtung im Fahrzeug (Schlafkabine, Schlafkoje) darf die Übernachtungspauschale nicht angewendet werden. Stattdessen können Reisenebenkosten (z. B. Dusch- und Sanitärgebühren auf Rastplätzen) geltend gemacht werden. Seit 2020 gibt es zusätzlich einen Pauschbetrag von 8 EUR pro Kalendertag für Mehraufwendungen bei Übernachtung im Kraftfahrzeug – dieser gilt im In- und Ausland gleichermaßen. Weitere Informationen: Praxis-Beispiele: Berufskraftfahrer.

30. Gilt die Übernachtungspauschale von 20 EUR auch für Lkw-Fahrer oder andere Arbeitnehmer, die im Fahrzeug übernachten?

Nein. Bei Übernachtung im Fahrzeug (Schlafkabine, Schlafkoje) darf die Übernachtungspauschale nicht angewendet werden. Stattdessen können Reisenebenkosten (z. B. Dusch- und Sanitärgebühren auf Rastplätzen) geltend gemacht werden. Seit 2020 gibt es zusätzlich einen Pauschbetrag von 8 EUR pro Kalendertag für Mehraufwendungen bei Übernachtung im Kraftfahrzeug – dieser gilt im In- und Ausland gleichermaßen.

Weitere Informationen: Praxis-Beispiele: Berufskraftfahrer.

31. Gibt es auch bei Übernachtungskosten eine 3-Monatsfrist?
Nein. Bei Übernachtungskosten gibt es keine 3-Monatsfrist. Tatsächliche Übernachtungskosten können bei längerfristigen Auswärtstätigkeiten bis zu 48 Monaten unbegrenzt steuerfrei erstattet werden. Danach gilt eine Höchstgrenze von 1.000 EUR/Monat.

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