Nachweisgesetz

Kurzbeschreibung

FAQs zum Thema Nachweisgesetz: Häufig gestellte Fragen rund um das Thema Nachweis von Arbeitsbedingungen.

Vorbemerkung

Am 1.1.2025 sind Änderungen im Nachweisgesetz (NachwG) in Kraft getreten. Der Nachweis kann in Textform erstellt und elektronisch übermittelt werden, sofern das Dokument für den Arbeitnehmer zugänglich ist, gespeichert und ausgedruckt werden kann und der Arbeitgeber den Arbeitnehmer mit der Übermittlung auffordert, einen Empfangsnachweis zu erteilen. Dies gilt nicht in bestimmten Wirtschaftszweigen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz.

Die Tabelle gibt eine Auswahl häufig gestellter Einzelfragen wieder. Neben der Antwort auf die Fragen sind die maßgeblichen Rechtsgrundlagen und weiterführende Informationen angegeben.

Rechtsgrundlage: §§ 1 ff. Nachweisgesetz

Weitere Informationen: Anforderungen an Arbeitsverträge nach dem Nachweisgesetz

1. Geltungsbereich des Nachweisgesetzes

1.1 Muss ich bei bestehenden Arbeitsverträgen Umstellungen vornehmen?
Nein, denn die Anforderungen des Nachweisgesetzes gelten bereits seit 1995 und wurden durch bestehende Arbeitsverträge erfüllt. Die Änderungen ab 1.1.2025 dienen der Formerleichterung (Textform statt Schriftform für den Nachweis, soweit Arbeitnehmer nicht in einem Wirtschaftsbereich oder Wirtschaftszweig nach § 2a Absatz 1 des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes tätig sind). Wenn ein Arbeitsvertrag ein Schriftformerfordernis enthält (z.B. "Änderungen dieses Vertrages bedürfen der Schriftform") erfüllt auch die elektronische Form (§ 126a BGB = qualifizierte elektronische Signatur) das Schriftformerfordernis. Das war bisher so und ist auch künftig so. Durch das BEG IV bzw. die Änderung des Nachweisgesetzes ändert sich daran nichts. Wenn künftig die Textform genügen soll, müsste zunächst in schriftlicher Form eine entsprechende Änderungsvereinbarung geschlossen werden.

1.1 Muss ich bei bestehenden Arbeitsverträgen Umstellungen vornehmen?

Nein, denn die Anforderungen des Nachweisgesetzes gelten bereits seit 1995 und wurden durch bestehende Arbeitsverträge erfüllt. Die Änderungen ab 1.1.2025 dienen der Formerleichterung (Textform statt Schriftform für den Nachweis, soweit Arbeitnehmer nicht in einem Wirtschaftsbereich oder Wirtschaftszweig nach § 2a Absatz 1 des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes tätig sind).

Wenn ein Arbeitsvertrag ein Schriftformerfordernis enthält (z.B. "Änderungen dieses Vertrages bedürfen der Schriftform") erfüllt auch die elektronische Form (§ 126a BGB = qualifizierte elektronische Signatur) das Schriftformerfordernis. Das war bisher so und ist auch künftig so. Durch das BEG IV bzw. die Änderung des Nachweisgesetzes ändert sich daran nichts. Wenn künftig die Textform genügen soll, müsste zunächst in schriftlicher Form eine entsprechende Änderungsvereinbarung geschlossen werden.

1.2 Wenn die Neuregelung ab 1.1.2025 gilt, heißt das dann für Arbeitsverträge, die ab dem 1.1.2025 abgeschlossen werden oder für die Mitarbeiter, die ab 1.1.2025 anfangen?
Das Nachweisgesetz sieht in § 1 Abs. 1 Satz NachwG Fristen vor, in denen die wesentlichen Vertragsbedingungen spätestens auszuhändigen sind. Je nach Bedingung muss der Nachweis spätestens am ersten Tag der Arbeitsleistung, spätestens am siebten Kalendertag nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses oder spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses ausgehändigt werden. Wenn ein Arbeitsverhältnis am 1.1.2025 beginnt, gilt zu diesem Zeitpunkt bereits das neue NachwG, deshalb gelten die Erleichterungen der Neuregelung für alle ab dem 1.1.2025 beginnenden Arbeitsverhältnisse. Auf den Abschluss des Arbeitsvertrags bereits im Jahr 2024 kommt es nicht an.

1.2 Wenn die Neuregelung ab 1.1.2025 gilt, heißt das dann für Arbeitsverträge, die ab dem 1.1.2025 abgeschlossen werden oder für die Mitarbeiter, die ab 1.1.2025 anfangen?

Das Nachweisgesetz sieht in § 1 Abs. 1 Satz NachwG Fristen vor, in denen die wesentlichen Vertragsbedingungen spätestens auszuhändigen sind. Je nach Bedingung muss der Nachweis spätestens am ersten Tag der Arbeitsleistung, spätestens am siebten Kalendertag nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses oder spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses ausgehändigt werden. Wenn ein Arbeitsverhältnis am 1.1.2025 beginnt, gilt zu diesem Zeitpunkt bereits das neue NachwG, deshalb gelten die Erleichterungen der Neuregelung für alle ab dem 1.1.2025 beginnenden Arbeitsverhältnisse. Auf den Abschluss des Arbeitsvertrags bereits im Jahr 2024 kommt es nicht an.

1.3 Gilt das Nachweisgesetz auch für Werkstudenten, Azubis, Famulanten und "Bufdis"?
Für Werkstudenten ja, diese sind arbeitsrechtlich Arbeitnehmer.

1.4 Gilt auch im Minijob das NachwG und gibt es eine Mindestanzahl an zu vergütenden Stunden bei Minijobbern?
Ja, das NachwG gilt auch für Arbeitgeber von Minijobbern; nein es gibt keine Mindestanzahl an zu vergütenden Stunden. Die Mindestanzahl muss (nur) bei Arbeit auf Abruf (§ 12 TzBfG) angegeben werden. Besonderheiten speziell bei Minijobbern gibt es durch das NachwG nicht.

2. Einzelne Vertragsbedingungen

2.1 Wie verhält es sich bei komplett flexiblen Arbeitszeiten ohne Kernarbeitszeit, z.B. bei Vertrauensarbeitszeit? Reicht es aus, wenn eine Angabe erfolgt, dass Pausenzeiten entsprechend Gesetz einzuhalten sind? Oder reicht eine Formulierung, wie "... es wird eine 30-minütige Pause gewährt"?
Das Gesetz verlangt den Nachweis von "vereinbarten" Pausen. Auch bei Vertrauensarbeitszeit muss das ArbZG eingehalten werden. Bei Vertrauensarbeitszeit ist vereinbart, dass die Arbeitnehmer die Lage der Pausen selbst bestimmen. Die kann dokumentiert werden; z.B.: "Aufgrund der vereinbarten Vertrauensarbeitszeit bestimmen Sie die Lage der gesetzlich vorgeschriebenen Pausen (§ 4 ArbZG) selbst."

2.2 Ist im Hinblick auf die Ruhepausen und Ruhezeiten ein einfacher Querverweis im Arbeitsvertrag auf die gesetzlichen Regelungen der §§ 4 und 5 ArbZG ausreichend?
Das Gesetz verlangt in § 2 Abs. 1 Satz 2 Nr. 8 NachwG den Nachweis von "vereinbarten" Pausen und Ruhezeiten. Diese Angaben können nach § 2 Abs. 4 NachwG ersetzt werden durch einen Hinweis auf die auf das Arbeitsverhältnis anwendbaren Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen sowie Regelungen paritätisch besetzter Kommissionen, die auf der Grundlage kirchlichen Rechts Arbeitsbedingungen für den Bereich kirchlicher Arbeitgeber festlegen. Ein einfacher Verweis auf das Gesetz reicht nicht aus.

2.2 Ist im Hinblick auf die Ruhepausen und Ruhezeiten ein einfacher Querverweis im Arbeitsvertrag auf die gesetzlichen Regelungen der §§ 4 und 5 ArbZG ausreichend?

Das Gesetz verlangt in § 2 Abs. 1 Satz 2 Nr. 8 NachwG den Nachweis von "vereinbarten" Pausen und Ruhezeiten. Diese Angaben können nach § 2 Abs. 4 NachwG ersetzt werden durch einen Hinweis auf die auf das Arbeitsverhältnis anwendbaren Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen sowie Regelungen paritätisch besetzter Kommissionen, die auf der Grundlage kirchlichen Rechts Arbeitsbedingungen für den Bereich kirchlicher Arbeitgeber festlegen. Ein einfacher Verweis auf das Gesetz reicht nicht aus.

2.3 Wie verhält es sich mit Mobile Office oder Homeoffice? Muss dies auch berücksichtigt werden?
In diesem Fall ist darauf hinzuweisen, dass die Arbeit an mehreren Orten erbracht werden kann.

2.4 Wir geben den Mitarbeitern noch zusätzlich an Heiligabend und Silvester frei. Muss dies zusätzlich im Arbeitsvertrag unter Urlaub aufgeführt werden? Bis jetzt sind die beiden Tage nirgends verschriftlicht.
Wenn es sich um zusätzlichen Erholungsurlaub ha...