Mitarbeitergespräch, organisatorische Gesprächsvorbereitung

Kurzbeschreibung

Aufstellung der wichtigsten Aspekte der organisatorischen Vorbereitung eines Mitarbeitergesprächs.

Vorbemerkung

Die Frage, ob schriftlich oder mündlich zum Mitarbeitergespräch eingeladen wird, hängt vom jeweiligen Gesprächsanlass ab. Zu Gesprächen, die in einem festen Turnus stattfinden, wie z. B. Zielvereinbarungs-, Jahres- oder Beurteilungsgespräch empfiehlt sich die schriftliche Einladung. Gesprächsanlässe wie z. B. Feedback-Gespräche, Rückkehrgespräche usw. werden in der Regel mündlich vereinbart. Wichtig ist vor allem, dass der Mitarbeiter rechtzeitig und vollständig informiert wird, und zwar über Zeitpunkt, Ort und Anlass des Gespräches. So kann sich auch der Mitarbeiter entsprechend auf das Gespräch vorbereiten.

Termin und Ort sollten so gewählt werden, dass das Gespräch in Ruhe und ohne Unterbrechungen geführt werden kann. Die eigentliche Gesprächsdauer hängt vom jeweiligen Anlass und den beteiligten Personen ab; einen Richtwert gibt es nicht.

Die meisten Mitarbeitergespräche werden in der Regel im Büro des Vorgesetzten geführt. Das Gespräch sollte am Besprechungstisch oder in einem geeigneten Besprechungsraum stattfinden. Damit wird dem Mitarbeiter signalisiert, dass das Gespräch für eine besondere Bedeutung hat.

Auch der Arbeitsplatz des Mitarbeiters kann als Gesprächsort gewählt werden, vorausgesetzt, die notwendige Ruhe herrscht und die Vertraulichkeit ist sichergestellt. Durch das Gespräch am Arbeitsplatz wird dem Gespräch ein Stück der Vorgesetzten-Mitarbeiter-Situation, die für viele Mitarbeiter gesprächshemmend wirkt, entzogen, sodass Vertrauen auf Seiten des Mitarbeiters geschaffen wird.

Die wichtigsten Aspekte der organisatorischen Gesprächsvorbereitung sind in der Checkliste zusammengefasst.

Organisatorische Gesprächsvorbereitung

• Wann findet das Gespräch statt?
• Ist genügend Zeit eingeplant?
• Wo findet das Gespräch statt?
• Wurde (falls nötig) ein Besprechungsraum gebucht?
• Ist der Besprechungsraum vorbereitet?
• Sind Störungen, Unterbrechungen ausgeschlossen?

• Wurde der Mitarbeiter rechtzeitig informiert über

  • Termin und Ort,
  • Gesprächsinhalt,
  • notwendige Vorbereitungen?
• Sind alle nötigten Unterlagen vorbereitet und zusammengestellt?
• Stehen die notwendigen Hilfsmittel zur Verfügung (z.B. Visualisierungshilfen, Block)?
• Bestehen faire Sitzverhältnisse?
• Gibt es weitere Gesprächsteilnehmer?
• Sind diese über Zeitpunkt, Ort und Inhalt des Gesprächs informiert?
• Wer übernimmt welchen Gesprächsteil?