Microsoft 365 / Anlage 3 - Module zur Betriebsvereinbarung Microsoft 365

[1] Es folgt hier lediglich eine beispielhafte Auflistung einiger Module.

[2] Viva gliedert sich in vier einzelne Untermodule, welches als zentrales Tool des Personalmanagements alle hierbei anfallenden Aufgaben bündelt. Es ist das Ziel, ein physisches Büro hiermit überflüssig zu machen. Dies wird erreicht durch eine weitverzweigte Integration der Tools in andere Microsoft 365 Module. Die Untermodule wiederum bündeln teils neue, teils bekannte Funktionen. Viva Connections bündelt interne Kommunikationsfunktionen aus SharePoint-Intranets, Yammer-Communities, Stream-Videoinhalten und Teams-Live-Events. Es ist im Kern das Dashboard für die interne Kommunikation im Unternehmen und für weitere Unternehmensressourcen.

[3] In Viva Insights werden sogenannte "persönliche Wohlfühl-Erlebnisse" in Teams integriert und der gesamte Arbeitsprozess des Mitarbeiters gesteuert, z.B. durch "Virtual Commute". Es sollen weitere Elemente, z.B. von Workplace Analytics und MyAnalytic erfolgen.

[4] Viva Learning ist eine eigene Lernplattform, zur Bündelung von Wissensbibliotheken in unterschiedlichen medialen Formaten. Zusätzlich werden Plattformen wie LinkedIn Learning, Microsoft Learn und weitere Drittanbieter mit Inhalten eingebunden.

[5] Viva Topics ist ein selbstlernendes (KI) Wissensverwaltungsmodul, welches anhand der jeweiligen Tätigkeit des Mitarbeiters relevante Themen heraussucht und anbietet.

[6] Dieses Tool errechnet einen Produktivitätswert“ für jeden Mitarbeiter anhand von acht Parametern. Dies sind z.B. Angaben dazu, wie viele E-Mails- oder Messenger-Nachrichten täglich verschickt werden, wie oft Dateien in der Microsoft-Cloud gespeichert werden, wie oft diese Daten mit externen Personen geteilt werden; die Nutzung von langsameren konventionellen Festplatten anstelle schnellerer SSDs; die Zeitdauer der Aktivierung von Webcams während Videokonferenzen. Eine Anonymisierung dieser Daten war optional verfügbar, ist jedoch nicht voreingestellt. Es wurden in der Standardeinstellung Name, Standorte und Gruppenzugehörigkeit der einzelnen Mitarbeiter angezeigt. Nach einer Intervention deutscher Datenschützer ist gegenwärtig nur beschränkt eine individuelle Produktivitätswertberechnung möglich.

[7] Office Graph speichert die Tätigkeiten der Benutzer. Eine datenschutzrechtliche Ärgerlichkeit ist hier, dass die Datenprotokollierung in Office Graph gegenwärtig nur in Delve unsichtbar gemacht, nicht aber ausgeschaltet werden kann. Die Protokollierung läuft im Hintergrund weiter und führt im Falle einer Aktivierung auch zum Sichtbarwerden von im Zeitraum eigentlicher Deaktivität liegender Nutzeraktivitäten.

[8] Dieses Tool ist wegen sehr umstrittener Datenverarbeitung von Microsoft nur noch eingeschränkt verfügbar.