Teilweise, wie auch bei dieser Mustereinladung, wird z. B. der Jugendwart/Sportwart etc. über die Mitgliederversammlung des Hauptvereins gewählt, sodass dann lediglich nochmals die Bestätigung durch die Abteilungs-Mitgliederversammlung erfolgen muss. Teilweise gibt es in Vereinssatzungen auch durchaus den umgekehrten Fall: Ein gewählter besonderer Vertreter aus der Abteilung gehört nach der Satzung automatisch zum Kreis des erweiterten Vorstands/der Vorstandschaft, wird also über die ordentliche Jahresmitgliederversammlung des Hauptvereins nicht gewählt, sondern allenfalls dann im Rahmen der Versammlung nochmals bestätigt.
Unabhängig hiervon ist es empfehlenswert, vorhandene Abteilungsordnungen rechtzeitig vor der ordentlichen Abteilungsversammlung auf inhaltliche Aktualität nochmals zu überprüfen. Insbesondere zu der Frage, ob in einzelnen Abteilungen die dort zur Wahl vorgesehenen Vereinsämter noch besetzt werden können, ein Bedarf für die Weiterführung dieser Position überhaupt erforderlich ist. Sinnvoll ist auch ein Abgleich der Formalitäten zur Einberufung der Mitgliederversammlung mit der vorhandenen Hauptsatzung. Z. B. zu der Frage, auf welche Weise die Einladung zur Abteilungsversammlung erfolgen kann, dies mit Hinweis auf die Einladung zuletzt gegenüber dem Verein/der Abteilung mitgeteilten Anschrift des Mitglieds, die Möglichkeit der Einladung der Mitglieder durch einen ordnungsgemäßen Aushang, per E-Mail, um den Portoaufwand, den Schriftverkehr ggf. zu reduzieren.
Für jegliche Änderung der Abteilungsordnung ist hierbei zu prüfen, ob dies in die Zuständigkeit der Gesamtmitglieder des Hauptvereins über die ordentliche Mitgliederversammlung fällt, ob die Abteilungsversammlung selbst zur Änderung der Abteilungsordnung befugt ist bzw. ob vor dem In-Kraft-Treten der ...
