Desk Sharing, Einführung und Umsetzung

Janina Wehrle

Kurzbeschreibung

Die Checkliste gibt einen Überblick darüber, welche Faktoren zu einer erfolgreichen Umsetzung von Desk Sharing im Unternehmen beitragen können und bietet zudem die Möglichkeit, die aktuelle (Ausgangs-)Situation zu evaluieren.

Desk Sharing, Checkliste

Vorbemerkung

Unter Desk Sharing versteht man das Teilen eines Büro- oder Bildschirmarbeitsplatzes mit anderen Beschäftigten ohne feste Zuordnung. Die Zahl der Büroarbeitsplätze ist geringer als die Zahl der Beschäftigten in diesem Bereich. Diese flexible Organisationsform bietet sich in Kombination mit regelmäßigen Abwesenheiten an (Arbeit im Homeoffice, Außendiensteinsätze, Urlaube) und soll Platz sparen sowie Kosten senken.

Da knapp die Hälfte der Beschäftigten einen eigenen festen Arbeitsplatz dem Desk Sharing vorziehen würde^{^[1]}, ist ein sensibler Umgang mit dem Thema sowie eine strukturierte Einführung empfehlenswert.

Um Unmut zu vermeiden, sollten folgende Aspekte unbedingt ausgeschlossen werden: Zu wenig Plätze, zu laute und fehlende Rückzugsmöglichkeiten, mangelnde Sauberkeit, (zu) langes Einstellen/ Einrichten des Arbeitsplatzes, fehlende Nähe zum Team und geringer Austausch.

Wenn Desk Sharing sinnvoll gelebt wird, kann die Organisationsform einen signifikanten Beitrag zu einem nachhaltigen, wirtschaftlichen und sparsamen Umgang mit Ressourcen leisten. Mitarbeiter schätzen – bei guter Organisation – außerdem die Wahlmöglichkeiten, welche Flexibilität und Abwechslung bieten, sowie die Förderung von Kommunikation und teamübergreifender Zusammenarbeit. Im Hinblick auf Mitarbeiterzufriedenheit, Gesundheit und Leistungsfähigkeit wurden von der DGUV einige Erfolgsfaktoren und Gestaltungsempfehlungen für Desk Sharing in den Bereichen Arbeitsorganisation, Arbeitsumgebung, Arbeitsmittel und Soziale Beziehungen ermittelt. Auf Grundlage dieser Faktoren, ermöglicht die folgende Checkliste, die Überprüfung der Arbeitsstätten und -plätze auf Eignung für Desk Sharing sowie eine strukturierte Einführung. Je mehr Punkte abgehakt werden können, desto wahrscheinlicher ist eine erfolgreiche Einführung sowie Umsetzung von Desk Sharing im Unternehmen.

[1] Befragung durch das Institut für Arbeit und Gesundheit der DGUV im Zeitraum vom 7.3.2023 bis zum 31.7.2023, abrufbar unter: https://publikationen.dguv.de/forschung/iag/themenmonitor/4920/desk-sharing-umfrage-zu-psychischer-belastung-beanspruchung-und-beanspruchungsfolgen.

Desk Sharing, Checkliste

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Arbeitsorganisation (Organisation von Desk Sharing)

[ ]	Einführung unter Beteiligung der Beschäftigten und guter Kommunikation über Pläne und Vorteile (Akzeptanz schaffen).
[ ]	Festlegung von Personengruppen, die am Desk Sharing teilnehmen – Kommunikation inkl. Begründung von Ausnahmen (z.B. Beschäftige die eine Sonderausstattung benötigen).
[ ]	Sicherstellung einer ausreichenden Anzahl von Arbeitsplätzen im angemessenen Verhältnis zu Beschäftigten und Anzahl an Homeoffice-Tagen/ Außendiensttätigkeiten.
[ ]	Ggf. Festlegung von Teamzonen sowie Poolzonen.
[ ]	Entscheidung über (einfach zu bedienendes) Buchungssystem zur Platzreservierung (empfohlen), feste Regelungen oder Zufallsprinzip.
[ ]	Entscheidung über das Festlegen von Regeln und deren Dokumentation bzgl. Ordnung, Sauberkeit, Buchung und Lautstärke (Einbindung von Mitarbeitern empfohlen). Z. B.:
	[ ]	Aufräumen vor Verlassen ("Clean-Desk")
	[ ]	Keine persönlichen Gegenstände am Arbeitsplatz erlaubt
	[ ]	Reinigung vor Verlassen
	[ ]	Regelmäßige Desinfektion von Tastatur und Maus (empfohlen)
	[ ]	Kein Essen am Arbeitsplatz
	[ ]	Keine Dauerbesetzung
	[ ]	Vorgegebene max. Zeit der Platzreservierung ohne Anwesenheit
[ ]	Kommunikation und Einhaltung der Regeln (Vorbildfunktion von Führungskräften beachten).

Arbeitsumgebung

[ ]	Prüfung auf Eignung der vorhandenen Arbeitsräume: Passende Vielfalt an Arbeitsbereichen mit ausreichender Anzahl an Arbeitsplätzen je nach Anforderungen und Bedarf.
[ ]	Sicherstellung von Rückzugsmöglichkeiten, Einzelbüros oder Ruhezonen (bei offener Bürolandschaft) sowie Besprechungsräumen.
[ ]	Prüfung eines Lärmschutzkonzepts (v. a. in Open-Space- oder Großraumbüros). Z. B.
	[ ]	Schallschluckende Elemente oder Möbel
	[ ]	(Feste) Trennwände
	[ ]	Verhaltensregeln (z.B. zum Telefonieren)
	[ ]	Besprechungsräume
[ ]	Sicherstellung von Sauberkeit und Ordnung (Festlegung von Regeln empfohlen).
[ ]	Allgemeine Empfehlungen zu Raumtemperatur (20–22 °C), regelmäßigem Lüften sowie Lichtverhältnissen; ansprechende Atmosphäre beachten.

Arbeitsmittel

[ ]	Sicherstellung einer ergonomischen Ausstattung: individuell anpassbarer Bürostuhl, höhenverstellbarer Schreibtisch, adaptierbarer Monitor (identische Ausstattung empfohlen).
[ ]	Bereitstellung einer persönlichen Tastatur, Maus und Headset oder alternativ geteilte Arbeitsmittel täglich professionell reinigen.
[ ]	Sicherstellung von funktionierender Hard- und Software und kompatibler Technik (z.B. Laptops und Dockingstationen).
[ ]	Planung von Unterweisungen zur individuellen ergonomischen Einstellung des Arbeitsplatzes – nach § 12 Abs. 1 Arb...

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