Auskunft an Betroffene, internes Ablaufprotokoll nach DS ... / Wichtige Hinweise

Anhand eines Protokolls wird geprüft, ob ein Auskunftsbegehren rechtmäßig gestellt wurde, ob die Auskunft erteilt werden muss, wie und mit welchen Aussagen dies geschieht und wer dafür verantwortlich ist.

Ein Auskunftsersuchen sollte in der Regel schriftlich, auch elektronisch, und kostenlos erteilt werden. Gebühren können für zusätzliche Kopien verlangt werden (Art. 15 Abs. 3 DSGVO). Auskunft ist gemäß Art. 15 Abs. 1 DSGVO zu erteilen über

• die Verarbeitungszwecke
• die Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden
• die Empfänger oder Kategorien von Empfängern
• falls möglich die geplante Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden, oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer
• das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung der sie betreffenden personenbezogenen Daten oder auf Einschränkung der Verarbeitung durch den Verantwortlichen oder eines Widerspruchsrechts gegen diese Verarbeitung
• das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer zu nennenden Aufsichtsbehörde
• wenn die personenbezogenen Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben werden, alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten
• das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling, sowie aussagekräftige Informationen über die involvierte Logik sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen einer derartigen Verarbeitung für die betroffene Person.

Der Anfragende muss keinen Anlass und kein berechtigtes Interesse an der Auskunft geltend machen.

Bei Auskunftserteilung müssen die Rechte und Freiheiten anderer Personen beachtet werden, bspw. durch Schwärzung von Namen Dritter in den Dokumenten (Art. 15 Abs. 4 DSGVO). Aufbewahrung der Auskunftsdokumentation: Die Dokumentation des Auskunftsverfahrens soll...